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1、一般行政管理规定（一）公文管理（二）印章管理（三）固定资产和低值易耗品管理（四）档案管理（五）保密（六）车辆管理（七）接待（八）行政办公类物品验收第一条一般行政管理规定（一）公文管理1、公文定义：指集团（包括集团内部各单位）与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及集团内部各单位相互传送的种类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。2、公文处理的原则：快速、准确、案例、保密。3、公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等工作。4、公文协调处理部门：集团总部总裁办公室负责集团公司公文协调处理工作；各地区公司行政人事部负责各地区公司公文协调处理工作；集团各下属
2、单位的行政部门负责本单位公文协调处理工作。5、发文：拟稿：公文的起草遵从专业化原则，由职能部门起草或由公文协调处理部门根据公司现有资源情况指定拟文部门/人员或外聘专业顾问协助。编号：公文字号格式和文种代号由XXXX集团各单位名称与规范简称及字号对照表统一规定；顺序号由各发文单位自行编号。格式：集团内部所有公文需遵从XXXX集团有限公司公文格式规定。会签：公文的会签由发文单位负责人决定会签次序；不同单位联合发文由该等单位的共同主管领导决定会签次序；制度的颁发由发文单位及制度所涉及单位的共同主管领导决定会签次序。会签文件及其附件由相应的公文协调处理部门盖骑缝章后使用公文发文表进行会签。签发权限：集
3、团各单位间知会性公文，由该单位负责人签发；各单位对内发文，由该单位第一负责人签发；人事任免通知，按人事管理权限签发；重对外文件（如对政府函件），由地区公司总经理以上领导签发；以集团公司名义发文，由集团总裁或其授权人员签发。公文签发授权应将授权证明文件送相应的公文协调处理部门备案。制度颁发必须经过会签程序，经领导签发后，由同级公文协调处理部门颁发，并送上一级单位备案。凡上报公文需经公文协调处理部门批转，不得直接送交上级领导。6、收文：登记：公文协调处理部门收到文件后，应在来文上加盖“收文专用章”，对来文进行编号、备份（外单位来文）。批转：公文协调处理部门根据来文内容、性质在公文阅办表（见附件二）
4、上提出拟办意见并确定公文紧急程度，送上级领导批示或批转其他单位承办。对需送多位领导批示的公文，一般应按领导排序由后向前传批。收文工作应在4个工作小时内完成。7、传递：有关公文需经相关单位传阅，各单位应在4个工作小时内签阅完毕并送回公文协调处理部门；对需送多位领导传阅的公文，一般应按领导排序由前向后递送。8、批示：公文批示时，对有具体办理事项的，批示人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他批示人签阅视为同意；没有具体办理事项的，签阅表示阅知。批示人不能亲自批示（如开会、外出等），由公文协调处理部门负责电话联系，并根据电话记录代为签署意见，事后，由批示人补签。“普通”公文应在8个工作小时内批示完毕
5、；“紧急”类公文应在4个工作小时内批示完毕；“加急”公文应随到随批，必要时可以集体商榷。9、承办：有关公文事项承办单位按上级公文规定或按领导批示确定；如有多个领导批示按级别最高的领导批示确定。10、跟踪催办：公文协调处理部门应对由其发出或接收的每份公文建立台帐，登记公文处理情况，并做好公文催办工作。11、归档：集团各单位应对公文按编号进行分类登记，并将公文的编号、时间、内容、处理情况等输入电脑以便查证。公文经传递或处理完毕，收发文单位需对公文及其相关文件进行存档，并把复印件送各会签单位。（二）印章管理1、刻制集团各类印章的刻制统一由集团总部行政人事中心办理。地区公司的各类印章的刻制统一由各地区
6、公司行政人事部办理。2、保管集团和各地区公司需设专人对印章进行保管；印章应存放保险柜，使用后要及时收存锁好。集团和地区公司的财务专用章原则上由集团总部财务管理中心和地区公司财务部负责保管；向银行备案的印鉴，由集团总部财务管理中心和地区公司财务部会计、出纳人员分开保管。移交给各地区下属二级公司的财务专用章，由各地区公司的财务部负责人指定二级公司的会计、出纳分开保管。3、启用集团各类印章的启用由集团总部行政人事中心发通知及印章样底至各地区公司。地区公司的各类印章的启用由各地区公司行政人事部发通知及印章样底至各下属部门/公司，同时抄送集团总部行政人事中心备案。4、审批：集团总部和各地区公司分别制定印
7、章管理权限和审批程序，经集团常务副总裁、总裁审批后严格按规定使用印章。5、盖章：印章遗失时应立即向集团常务一边唱总裁或地区总经理汇报，并依法公告作废。6、存档：对任何盖章的文件原则上均需留存1份归档。（三）固定资产和低值易耗品管理1、购置计划与预算：集团的固定资产和低值易耗品（以下或简称资产）购置实行计划预算管理。各地区公司每年11月30日前需将来年地区公司的年度固定资产和低值易耗品采购计划及预算报集团总部审核；集团行政人事中心每年将全集团的年度固定资产和低值易耗品采购计划及预算汇总报集团总部常务副总裁核准。集团年度固定资产和低值易耗品采购计划及预算经总裁办公会议讨论通过后报董事局批准。每年6
8、月份集团总部及各地区公司可根据实际业务需要按原审批程序对年度固定资产和低值易耗品采购计划及预算进行一次中期调整。2、采购集团总部各部门的资产采购统一由行政人事中心负责；各地区公司的资产采购由各地区公司行政人事部安排。预算内（外）资产采购应填写预算内（外）资产采购审价表，经审核部审价确认方可采购。10万元或以上的资产采购需报集团招投标中心招标，并按集团与中标单位所签的合同向中标单位购买。资产的购置，必须取得正式发票，并要列明品种、规格、单价、数量，不能只填上总金额。3、验收集团总部使用的资产：由集团行政人事中心资产管理员会同使用人进行验收，前者在发票上签字以示已作登记。地区公司各部门使用的资产：
9、由地区公司行政人事部的资产管理员会同资产使用人进行验收，资产管理员在发票上签字以示已作登记。地区公司下属公司使用的资产：由下属公司资产管理员会同资产使用人验收并在发票上签字以示以做登记，之后应交由地区公司行政人事部资产管理员签字，以示已作二级登记。验收需查明物品的品种、规格、质量是否合乎要求，数量是否足够，实物与发票是否一致。如有签订合同的，按合同规定作为验收标准；无签订合同的，则以购销双方确认的样板作为验收标准。验收抽检率不少于总数的10%，产品合格率需达到98%以上。4、报销：验收签字或发票不符合要求的财务均不得给予报销。5、造册：各级资产管理员需对资产进行统一分类编号，并设置资产管理台帐
10、和按使用单位建立资产管理明细表；下级资产管理台帐需报上一级备案。6、领用：资产领用时应填写资产领用签收表一式二份，由资产管理员签名确认。其中一份由资产管理员将相关内容输入资产管理台帐及使用部门的资产明细帐后存档；另一份转财务入帐。7、帐务：集团总部和各地区公司各部门使用的资产，由集团财务部按其分配办法将发票转入有关项目公司入帐，资产管理员按其分配办法登记入册备案；各下属公司使用的资产，按所属公司入帐；由公司购置但在公司以外使用的资产（如手机），经办人视为使用人，按上述规定入帐。8、调配各地区公司的资产由行政人事部在各部门和下属公司之间统筹调剂余缺。根据资源合理充分利用原则，集团总部必要时可以在
11、各地区公司之间统筹调剂余缺。各单位闲置未用的资产，应列明品名、规格、型号、原值、完好程度等情况即时书面报告上一级资产管理部门以便统筹调剂余缺。9、清查每年7月集团总部和各地区公司资产管理部门应对资产状况进行抽样检查，检查前其下属单位应先进行自查；每年1月集团总部和各地区公司资产管理部门应会同财务部门对上一年度的资产状况进行清查，进行帐实核对及使用情况的登记。各地区公司的清查结果须在1月15日前报集团总部；集团总部在1月30日前向董事局报告年度资产状况。10、维修资产保修卡由资产管理员负责保管。为确保各项资产的正常使用，使用部门要经常对资产进行检查维护，发现损坏，需报资产管理员安排维修。11、报
12、废资产丧失使用效能需要报废的，需报资产管理员安排检验；确实丧失使用效能的，由资产管理员登记后报财务部核实并作帐务处理。资产未达折旧年限而报废的，需报行政管理部门审批并根据公司有关规定处理。12、本规定所述固定资产不包括公司的主营产品商品房；低值易耗品不包括营销部门宣传用的印刷品，但包括行政办公用的印刷品。（四）档案管理1、管理部门：集团各地区公司在行政人事部设立档案室；集团总部在行政人事中心指定专人负责档案工作；各下属公司在行政部门指定专人负责档案工作。2、归档范围：包括但不限于下列具有保存价值的各种载体形式的文件材料（简称文件）；管理文件：集团各单位在经营活动中具有重要依据的各类文件，包括各
13、类公文。立项文件：包括可行性报告、合作合同、章程等文件及政府部门关于项目立项的各种批复文件等。证照文件：经营活动台产生的各类证、照文件等。资信文件：验资、审计、评估、权属等报告文件等。合同文件：经营活动中产生的各类合同文件等。征地建设文件规划报建文件竣工验收文件技术设备文件：设备技术资料等。声像信息类：集团具有重要价值的照片、录音、录像、电子文件等。3、收集归档凡属归档范围的文件，经办人员应在办理完毕一个工作日内将原件及时归档，不得私自留存。工程项目文件在各阶段形成过程中，有关人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集整理，不遗漏，不丢失，保证全套资料能够真实、完整齐全地向档案管理部门移交归档
14、。4、档案分类编号档案管理部门应根据归档范围对归档文件进行分类整理，编目归档，保证档案利用工作的顺利进行。档案分类编号方法应尽量考虑计算机管理的要求，并尽量与政府和公共机构的编目方法接轨。集团管理信息系统建立时所有编目方法需遵从系统的要求。5、档案保存档案室须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作，保持档案完好无缺；一旦出现险情，须立即向地区公司行政主管领导报告。禁止无关人员进入档案室；非档案管理人员无故不许在档案室逗留。资料档案发生损毁丢失时，根据给公司所造成的损失大小按公司奖惩规定对责任人进行处罚。6、档案借阅借阅任何文件资料，必须办理书面审批及借阅登记手续，归还存档时，经检查无误方可办理注销手续。借阅非机密性文件（包括复印件），须经各单位负责人批准；借出原件，须报地区公司副总经理以上人员审批。办理银行贷款按揭所需的项目报建文件，办理产权所需项目资料，未经地区公司行政人事部负责人批准不得借出。
