会议策划与组织（古柏书苑）

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1、会议策划与组织项目一 会议概说任务一 会议含义与要素一、 会议的含义会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜，会议合在一起就是人们通过一定的形式和程序、协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要行为过程，使人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。会议必须具备以下三个条件：（1） 必须由两个以上的人参与（2） 必须有一定的议题和目标（3） 必须通过一定的程序达到目标二、 会议的要素会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、会议议程、会议人员（主办者、主持人、参加者）、会议形式、会议结果任务二 会议的功能与分类一、 会议的功能（一） 提供信息（二）

2、交流经验（三） 解决问题（四） 宣传政策（五） 沟通情感二、 会议种类（一） 按会议规模分类：大型会议、中型会议、小型会议（二） 按会议阶段分类：预备会议、正式会议（三） 按会议的手段分类：常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。任务三 会议不良现象及解决对策（有印象）一、 会议不良现象4. 为表功而开会5. 为推卸责任而开会6. 为避免尴尬而开会（一） 会议缺乏意义1. 为交际而开会2. 为惯例而开会3. 为攀比而开会（二） 会上议而不决1. 推卸责任 2.追求完美 3.习惯拖延 4.信息阻塞（三） 讲话滔滔不绝（四） 态度自由散漫（五） 会议不计成本任务四 秘书与会议一、 会务工作对秘书

3、的要求（一） 职业道德要求1.树立正确的服务观念 2.爱岗敬业，严格自律 3.严守纪律，保守机密（二） 业务素质要求1.娴熟的服务技能 2.出色的沟通能力 3.灵活的应变能力（三） 心理素质要求1. 性格开朗积极乐观，用良好心态对待会议的每一个环节和每一个参会者2. 良好的自我控制能力，能够在各种压力下迅速找到问题的解决办法3. 忍耐宽容地对待会议中的各种人和事，针对不同的人不同的要求要以一颗平和的心去理解和体谅4. 增强自我调节能力，避免复杂环境和不良情绪的干扰。项目二 会议的策划与准备任务一 会议策划与会议方案一、 会议策划会议策划是会议的总体构思，是对会议过程中各个环节所作的初步安排和打

4、算。二、会议方案会议方案，也称为会议策划方案，是会议策划的具体体现，其中应完整地提出会议的基本构想和各项准备工作的情况。（一） 会议方案的格式1. 标题：会议方案标题写成“XX会议方案”或“XX会议策划书”。2. 正文：会议名称、任务、意义、形式、日程安排、经费、准备工作等各方面情况。3. 落款或签署：会议方案最后要写明具体的策划部门或策划人员并注明成文日期。三、 会议议程、日程和程序（选择或简答）（一） 会议议程会议议程包括：会议的议事程序和列入会议的各项议题。它是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。（二） 会议日程会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看

5、作是会议的时间表，应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容，以控制会议的进程。会议日程包括主题活动和各项辅助活动，如聚餐、游览、参观等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。（三） 会议程序会议程序具体规定一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。甘特表是20世纪初由亨利甘特开发的一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上计划和实际活动完成情况。甘特表的优点是简单、明了、直观，易于编制，因此到目前为止仍然是小型会议项目中常用的工具。任务二 会议机构的组成和人员选择（理解分工）一、 成立会议机构为了保证会议的顺利进行，会务

6、人员要进行分工，及各负其责，又相互配合，共同完成会议的准备工作。小型会议：设立会务组，选派专人进行会议筹划、组织、安排、协调等工作。大中型会议：建立完善的会议组织机构，将各项工作细分到各小组，各小组在统一指挥下，分工合作，共同承担会务工作。1.秘书组 负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。2.材料组 负责会议材料的印刷、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。3.组织组 负责代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议进程的控制等。4.技术组 负责会议各种设备安装、调试、维护等工作。5.财务组 负责会议预决算工作，会议费用的筹集，会务费的收取，会议开支的支付和控制，会议账目的

7、登记等。6.宣传组 负责会议对外联络沟通、宣传报道，以及会议的摄影、录音、录像等工作。7.后勤组 负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预定工作。8.保卫组 负责会议的安全保护工作和保密工作。任务三 会议经费预算一、 经费的来源1. 主办者承担 2.与会者承担 3.社会赞助 4.转让无形资产使用权5. 上级划拨二、会议开支的项目（二）会场费用1.会场租金 2.会场设备的租赁费用 3.会场布置费用 4.其他支持费用任务四 会议选址和布置一、 会议场所的选择1.大小适中 2.设备齐全 3.保密性好 4.安全性强5.避开干扰 6.经

8、济实用 7.符合规定二、会场布置（一）会场布置的一般要求会场布置要有利于突出会议主题、烘托会议气氛、调节与会者的情绪、提高会议效率。不同的会议对会场有不同的要求：政治性会议要求严肃庄重；学术性会议要求气氛和谐宽松，易于交流；单位内部会议要求紧凑、高效；涉外会议考虑既有中国特色，又符合主宾习惯、爱好和禁忌。（二） 小型会议会场布置小型会议，一般指参加者较少，规模不大的会议。它的主要特征是全体与会者均安排座，不设立专用主席台。排座的三种具体形式：自由择座、面门设座、依景设座座次排定的方法：1. 环绕式（茶话会最流行）2. 散座式（常见于室外茶话会，目的是创造出一种宽松、舒适、惬意的会议环境）3.

9、圆桌式（一是适合较少人座，放一张大型椭圆会议桌；二是与会者人数较多时，安放数张圆桌自由就坐）4. 主席式（正式的会议）（三） 大型会议会场布置1. 主席台排座第一，主席团坐席。目前国内排定主席团位次的基本规则有：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三十左侧高于右侧。第二，主持人坐席，按其身份高低安排，位于主席台的左侧，双方共同主持的会议采取交叉间隔排列的方法。第三，发言人坐席，一般位于主席台后排，按职务高低安排。以上座位安排一般适用于国内正式的会议，而商务会议、涉外会议中则通行以右为尊。任务五 会议文件准备一、会议通知会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等

10、所使用的应用文。二、 会议通知的写作要点（一） 标题：（发文机关）+事由+文种（二） 正文：1.主送机关 2.前言 3.主体 4.结尾（三） 落款发文机关、日期（四） 会议回执项目三 会中组织与服务任务一 会议接待一、制定会议接待方案（一）接待对象（二）接待方针： 1.热情诚恳 2.细致周到 3.照章办事 4.讲究礼仪（三）接待规格（四）接待内容和程序（五）接待日程（六）接待部门（人员）职责（七）接待费用二、参会人员的迎接（一）确定迎接规格（二）竖立/悬挂接待标志（三）掌握抵达情况（四）热情介绍，主动握手（五）陪同乘车（六）设立接待处（七）接待人员与会议总指挥部（或相关负责人）保持信息通畅三、

11、贵宾接待（特殊人员接待）（一）安排专人接待（二）组织欢迎队伍（三）安排献花（四）贵宾室的管理与服务（五）准备新闻采访（六）赠送礼品任务二 会议现场服务与管理1、 会议签到的方式（1） 簿式签到（2） 证卡签到（3） 会务工作人员代为签到（4） 座次表签到（5） 计算机签到2、 发放会议文件（1） 会前发放（2） 会中发放（3） 凭票自由领取3、 安排开幕式（1） 开幕式的形式1.以致辞为主 2.以文艺演出为主（二）开幕式的时间1.会议正式开始的前一天晚上 2.会议正式开始的第一天上午 3.由东道国来决定（三）开幕式的地点开幕式地点的选择取决于参加开幕式的人数。中小型会议开幕式的会场较容易解决；

12、大型会议开幕式主要考虑两个因素：一是开幕式会场的容纳量；二是如果是室外举行的开幕式，既要考虑现场秩序的维持，还要考虑天气的变化，这就要求会务组制订应急预案。（四） 开幕式的程序人员就位、嘉宾签到、入主席台、介绍嘉宾、东道主致辞，外来代表致辞、开始4、 做好会议记录会议记录是记录原始情况和具体内容的文字材料，是会后研究工作、总结经验或编写会议纪要的重要依据，它具有原始性和客观性。（1） 会议记录的要求1. 如实记录 2.归纳总结 3.内容完整（2） 会议记录的基本结构1.标题 会议名称记录2.基本情况 时间、地点、主持者、出席者、缺席者、列席者、记录者3.主体 议题发言记录议题的记录要求会务人员

13、在开会之前了解，以便会前记录。发言记录要求详细，其方式可用文字记录和配备录音记录两种，记录的内容主要包括主持人的引导语、领导的报告、参会人员的发言、会议结语以及现场情况（争吵、鼓掌等）等。4. 记录者签字任务三 会议食宿服务1、 会议餐饮服务（以案例为分析）（1） 会议用餐地点、用餐方式的安排1. 会议用餐地点的选择（1）餐饮场所的大小（2）餐饮场所的环境（3）厨房（4）路径2.对用餐时间、用餐方式的安排（1）主要的会议用餐方式 围餐式、自助式、半自助式、分餐式、餐券购餐式；（2）会议用餐方式的选择 早餐：会议早餐一般是自助式。午餐：安排为简单的工作餐式或自助式、半自助式比较适宜。正式晚餐：围

14、餐式。（二）每餐菜单的确定和酒水的安排1.确定每餐的菜单（1）菜肴的道数与分量（2）花色品种多样化（3）具有地方特色（4）具有时令特征（5）照顾参会人员的特殊用餐要求2.会议餐饮的酒水安排 会议餐饮统一安排酒水时应注意时间与场合，一般早餐和午餐不提供酒类，只提供饮料；晚上可为参会人员适当提供各种酒类。酒类的安排以有利于身体健康的啤酒、葡萄酒、中低度白酒为主。（3） 会议餐饮服务的其他注意事项1.提前一两天向会议供餐机构告知用餐人数2.辨认进餐者身份3.注意与会议供餐机构的随时沟通与协调4.做好引导工作5.考虑到不能按时用餐的参会人员（四）会间茶歇的安排与服务1.会间茶歇的安排（1）安排茶歇的适宜时间 茶歇一般一天只需安排两次（2）茶歇的地点选择 主要取决于参会人员的数量（3）茶歇的茶点安排 一般有中式和西式两种2.会间茶歇的服务 课本80页任务四 会议后勤保障服务一、会议的安全保卫（一）制订会议安全保卫工作方案（二）维持会议场所秩序（三）保护参会人员人身安全（四）保护参会人员的财产安全（五）其他方面的安全注意事项二、会中突发事件的处理（一）会议安全策划1.成立会议应急管理小组2.制订会议突发事件应急预案（二）各种会议突发事件的应对策略1.自然灾害2.恐怖袭击3.突发公共卫生事件4.示威抗议5.火灾6.其他紧急事件任务五 会议游览和联谊服务 （