word教程—编辑长文档

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1、 编辑长文档重点与难点在Word 2002中使用样式创建主控文档和子文档并用它们进行工作在文档中使用交叉引用用书签来标记文档中的一个项目或一个位置添加和修改题注使用大纲视图组织和查看文档使用Word 2002的自动编写摘要功能在文档中创建索引和目录Word 2002中文版增强了编辑和管理长文档的功能，这些新功能使Word 2002 中文版更加符合用户需要，能更好地提高工作效率。6.1 样 式在一篇文档排版时往往需要对正文和每一级标题设置不同的字体、字号、行距、缩进、对齐等格式。如果用纯手工设置将导致大量的重复劳动，虽然在第四章中我们学习了使用复制字符格式和段落格式的方法可以部分地避免这个问题，

2、但是效率还是比较低，但Word提供的样式和模板很好地解决了这个问题。样式就是指一组已经命名的字符格式或段落格式。通过使用样式就可以批处理地给文本设定格式。使用样式与直接设定格式相比有如下几个优点：l 使用样式可以提高效率，一个样式可以包括一组格式。l 使用样式可以保证格式的一致性，指定为同一样式的文本即具有完全相同的格式。l 使用样式可以方便修改，修改了样式就可以指定为这一样式的所有文本都作出修改。样式可以分为字符样式和段落样式。字符样式指用样式名称来标识字符格式的组合，字符样式只作用于段落中选定的字符，如果我们要突出段落中的部分字符，那么可以定义和使用字符样式。段落样式指用某一个样式名称保存

3、的一套字符格式，一旦创建了某个段落样式，就可以为文档中的一个或几个段落应用该样式。单击【格式】工具栏中【样式】列表框右边向下的箭头，出现如图6.1所示的样式下拉列表。这里用一个加粗、带下划线的字母标识的是一个字符样式；用段落标记符号标识的是一个段落样式。图6.1 样式下拉列表样式还可以分为内置样式和自定义样式。其中内置样式是Word中自带的通用的样式。自定义样式则是用户根据自己定义的特殊的样式。样式包罗了一系列的格式特征，包括：字体、段落格式、制表位、语言、边框和底纹、项目符号和编号等。6.1.1 使用【样式和格式】任务窗格Word新增的【样式和格式】任务窗格提供了可以更方便地使用样式的用户界

4、面。选择【格式】菜单中的【样式和格式】命令，或单击【格式】工具栏中的【样式和格式】按钮（如图6.2）。使用【样式和格式】任务窗格可以完成对于样式的查看、新建、修改、删除等操作。其中各区域功能如下：l 【所选文字的格式】区内列出了当前选定的文字的样式。l 【全选】按钮可以选中所有与当前选定内容格式相同的文本。l 【新样式】按钮可以新建自定义样式，具体使用方法将在6.2节中介绍。l 【请选择要应用的格式】区内显示一系列的样式，其中高亮显示的为当前选中文字的样式，使用每一条样式右端的三角按钮可以选择全选、修改、删除、更新等操作。l 【显示】可以定制【请选择要应用的格式】区内显示的内容。图6.2 【样

5、式和格式】任务窗格6.1.2 使用内置样式Word内部定义了多种标准样式，如：标题1至标题9、正文、页眉、页脚、索引等。对于特定的对象Word会自动应用内置样式，例如：使用页眉或页脚时，Word自动应用“页眉”样式于输入的文本中。使用【样式和格式】任务窗格的【显示】下拉框，选择【所有样式】，在【请选择要应用的格式】区内可以看到所有的Word内置样式。内置样式可以应用于任何模板和文档中，使用方法为：（1）若使用段落样式，将光标置于段落的任意位置。若使用字符样式，选定所有要应用样式的文本。（2）在【样式和格式】任务窗格中【请选择要应用的格式】区内找到所需样式，在该条目上单击鼠标左键，完成操作。也可

6、以使用【格式】工具栏的【样式】下拉框，在其中选择所需样式，并单击选择。6.1.3 查看样式要查看文档中的段落使用的样式，可以采用两种方法。一是使用【样式和格式】任务窗格，另一种是使用【样式区】，下面分别介绍。使用【样式和格式】任务窗格的方法很方便，打开【样式和格式】任务窗格后，将光标置于需要查看样式的段落中任何位置，在【所选文字的格式】区中显示的就是当前文本的样式。使用【样式区】可以同时查看所有段落的样式。使用方法是：（1）选择【工具】菜单中的【选项】命令，弹出【选项】对话框（如图6.3）。（2）其中选择【视图】选项卡，并在【样式区宽度】栏内输入宽度大小，例如：5厘米。（3）选择【视图】菜单中

7、的【普通】命令切换到普通视图，或选择【大纲】命令切换到大纲视图。（4）在Word的文本编辑区左侧会出现样式区，其中标注了所有段落采用的样式（如图6.4）。图6.3 【选项】对话框图6.4 【样本区】示例在编辑文档时除了可以使用Word内置的样式外，还可以灵活地自定义自己的样式，甚至可以把自己定义的样式加入到模板中，在其它文档中应用。自定义样式可以更好地保持文档格式的一致性，即使是使用内置的样式，但通过给它们更改一个好记的样式名，也可以使以后的操作更方便、快捷。6.1.4 新建样式用【样式和格式】任务窗格可以很方便地新建自定义样式。单击【样式和格式】任务窗格中的【新样式】按钮，弹出【新建样式】对

8、话框（如图6.5）。图6.5 【新建样式】对话框（1）在【名称】栏中输入新样式的样式名。（2）在【样式类型】栏中选择样式的适用范围是段落或字符。（3）在【样式基于】栏中选择一个基准样式，默认的基准样式是“正文”，如果当前选择了一个段落或是一部分文本则基准样式的默认值为当前选择的样式。基准样式的格式为自定义样式的默认格式，可以对它们进行更改即为自定义，对于没有重新设置的格式以基准样式的格式处理。（4）【后续段落样式】栏中可以设定一个使用此自定义样式的当前段落的后续段落的样式，例如：对于自定义的“图-居中”这个样式可以将它的后续段落样式设为“图-居中”，在插入一幅图片并将它的样式设为“图-居中”后

9、按“Enter”，下一个段落自动采用“图-居中”样式。如果选中了【添加到模板】复选框，新样式将会被添加到当前使用的模板中，以后基于这个模板建立的新文档都可以使用这个样式。（5）如果选中了【自动更新】复选框，如果对于使用这个样式的文档做手工格式修改，Word将自动将样式更新，并还会修改当前文档中所有使用这一样式的文本格式。单击【格式】按钮，弹出子菜单（如图6.6），在其中设置新样式的“字体”、“段落”、“制表位”、“边框”、“语言”、“图文框”、“编号”等格式，并可以使用【快捷键】命令为新样式定制快捷键。（6）【格式】区内的工具栏按钮也可以快速完成部分上述操作。（7）设置完成后单击【确定】按钮，

10、完成新样式的建立。在【样式和格式】任务窗格的【请选择要应用的格式】栏中可以看到并使用新建样式。图6.6 【格式】子菜单另一种新建样式的方法是使用工具栏中的【样式】框，选定文本并设置其格式后，在【样式】框中输入新样式名，按“Enter”后，新样式即建立。6.1.5 修改样式对于内置样式和自定义样式都可以进行修改，修改样式后，Word会自动使文档中使用原有这一样式的文本格式都进行相应的改变。使用修改样式的方法为：（1）打开【样式和格式】任务窗格。（2）在【请选择要应用的格式】区内找到要进行修改的样式名，如果该样式不在列表内，可能是还没有使用过的内置样式，可以选择【显示】下拉框中的【所有样式】并在其

11、中寻找。（3）单击该样式名右端的三角按钮，并在弹出的菜单中选择【修改】，弹出【修改样式】对话框（如图6.7）。（4）【修改样式】对话框的使用方法和5.2.1中介绍的【新建样式】对话框的使用方法基本类似，请参照前文。图6.7 【修改样式】对话框注意：对于Word的内置样式，修改时请慎重，因为可能某内置样式被修改后，所有以它做基准样式的样式都会改变。例如：修改了【正文】样式的字体后，所有基于正文的样式的字体都改变了。6.1.6 删除样式对于用户自定义的样式可以删除。删除的方法为：（1）打开【样式和格式】任务窗格。（2）在【请选择要应用的格式】区内找到要进行修改的样式名，如果该样式不在列表内，可能使

12、还没有使用过的内置样式，可以选择【显示】下拉框中的【所有样式】并在其中寻找。（3）单击该样式名右端的三角按钮，在弹出的菜单中选择【删除】，并在弹出的对话框中确认删除即可。注意：删除某样式后，文档中所有使用这一样式的文本都会恢复成默认的【正文】样式。6.1.7 设置【样式和格式】任务窗格中的显示在【样式和格式】任务窗格中改变【显示】框中的选项可以改变【请选择要应用的格式】区的显示内容。l 选择【有效格式】选项，列表中显示当前所有有效的格式。l 选择【使用中的格式】，列表中显示所有当前文档中用到的格式。l 选择【有效样式】选项，列表中显示当前所有有效的样式，【有效样式】与【有效格式】是有区别的，例

13、如：有可能【正文+首行缩进】是一种格式，但不是一种样式。l 选择【所有样式】选项，列表中显示所有内置和自定义的样式。l 选择【自定义】选项，弹出【格式设置】对话框（如图.8）。可以使用它自定义可见的显示内容。在【类别】栏中选择要改变显示的样式种类；在【可见样式】栏中对各复选框选择可见的样式；在【其他格式】区内选择其他格式是否可见。单击【确定】按钮，完成操作。图6.8 【格式设置】对话框6.1.8 复制样式在文档中新建了样式后可以方便地把它复制到其它不同模板的文档中，方法如下：（1）打开【样式和格式】任务窗格。（2）选择【显示】框中的【自定义】命令，在弹出的【格式设置】对话框中，单击【样式】按钮

14、。弹出【样式】对话框（如图.9）,在【样式】对话框中也可以新建、删除或修改样式，使用方法与前面介绍过的类似，这里不再赘述。（3）这里介绍使用【管理器】对话框复制样式的方法，在【样式】对话框中单击【管理器】按钮。弹出【管理器】对话框（如图.10）。在其中的左侧列表框中列出的是当前文档所使用的样式列表。在右侧的列表框中列出的是当前文档模板的样式列表。（4）在左侧的列表框中选定任意项后，单击【复制】按钮，可将之复制到右侧列表中，即复制到模板中。反之，也可从模板中任意项复制到文档。（5）若要在其他模板或文档间复制，可以单击【关闭文件】按钮，点击后变为【打开文件】按钮，即可打开所需的文档和模板进行复制操

15、作。（6）最后，单击【关闭】按钮完成操作。图6.9 【样式】对话框图6.10 【管理器】对话框技巧：最简便的复制样式的方法是把含有所需样式的文本直接拷贝到目标文档中，则该文本的样式就被自动添加到目标文档中。6.2 使用大纲视图一般的长文档结构比较复杂，各级标题交错，不容易清楚地显示出文档的结构。使用大纲视图显示文档可以以提纲的形式使各级标题和正文分级别显示，还可以只显示部分级别高的标题。这样，文档结构一目了然，给编辑和浏览长文档提供了便利的方法。可以先在大纲视图中编辑好文档框架再填入内容，这种方法对于编辑长文档很有效。6.2.1 显示大纲视图进入到大纲视图显示状态的方法和前面多次讲过的进入其他视图的方式类似，选择【视图】菜单中的【大纲】命令，文档界面即切换到大纲状态。也可以使用编辑窗口下方水平滚动条旁的视图按钮进入大纲视图。水平滚动条左边四个按钮分别是【普通视图】、【Web版式视图】、【页面视图】和【大纲视图】，单击它们可以快速在各种视图状态之间切换。进入大纲视图后弹出【大纲】工具栏（如图6.11所示）。使用此工具栏可以设置大纲中的标题和内容的显示级别、修改标题级别、展开和折叠标题、进行主控文档和子文档的操作以及目录操作等。图6.11 【大纲】工具栏6.2.2 大纲中的标题