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1、地产公司材料设备采购管理制度材料设备采购管理制度第一条 目的全面了解供应商及其产品的特性，规范选择供应商的操作程序。对采购过程进行控制，确保采购产品符合公司要求。第二条 适用范围 适用于公司采购各类工程物资的各项控制活动。第三条 工作职责：3.1 工程管理部a) 组织对材料供应商的考察和评估工作b) 汇总编制材料设备管理控制汇总表c) 对材料设备进行选样和封样d) 编制招标文件，组织成本管理部、项目经理部进行招标活动e) 督促材料设备供应商在a-网上注册，并跟踪指导。f) 负责按照集团材料设备采购规定在a-网上进行材料设备招投标采购g) 负责材料设备采购合同签约h) 负责采购文件的保管i) 按
2、照材料样品仓库管理程序对公司本部材料设备样品间进行日常管理维护工作。j) 编制、修订、解释本制度3.2 设计部a） 确定材料设备设计标准b） 制定满足项目总进度计划的设计标准确认时间表c） 对材料设备样板进行确认3.3 成本管理部a） 确定材料设备的目标控制成本b） 参加材料设备招标工作3.4 项目经理部a) 编制材料设备进场计划b) 参加材料设备招标工作c) 负责材料设备采购合同执行d) 负责采购材料设备进场验收e) 负责供应商供货评估f) 负责材料设备现场封样仓库的日常管理第四条 操作程序：4.1 项目扩初设计阶段，设计部根据材料设备分类明细表提供材料设备设计标准确认表、材料设备设计确认计
3、划表，项目经理部提供材料设备进场计划表，工程管理部组织设计部、成本管理部对材料设备的设计标准、功能要求和目标成本讨论后汇总编制材料设备管理控制汇总表，经公司总经理层审批通过后予以实施。材料设备的设计标准、功能要求和目标成本只有在公司总经理的书面同意后才能做更改。4.2 工程管理部按照工程招投标工作管理制度、供应商评价和选择程序的有关规定，组织成本管理部、项目经理部对材料设备供应商进行考察和评估。4.3 工程管理部汇编供应商名录、合格供应商目录、试点合作供应商目录、战略供应商目录。4.4 工程管理部负责编制采购招标文件，成本管理部、项目经理部参与编制，法律室负责审核，按照材料设备采购招标文件内部
4、审核表填写审核意见，经分管总经理批准后进行招标工作。4.5 工程管理部督促投标单位发布招标文件前24小时，按招标文件规定及时交纳投标保证金。投标单位只有按规定交纳投标保证金后，方可参加投标。招标工作结束后工程管理部负责退还投标保证金。4.6 工程管理部组织开标评标工作，成本管理部、项目经理部各一人以上参与。决标后填写材料设备招投标工作流程表，报分管总经理批准。由工程管理部签发中标通知书，并报合同审批。合同报批应附合同文本、供应商资质证明、材料设备招投标工作流程表及其他相关资料。4.7 工程管理部负责甲供材料采购合同签约，项目经理部负责甲指乙供材料由项目经理部、供应商、施工总承包单位进行三方合同
5、签约。4.8 项目经理部负责采购合同实施，并根据设计（工程）变更情况对原采购合同签署补充协议。4.9 根据产品选样和封样程序规定，工程管理部组织采购产品（甲供材料）选样和封样，项目经理部组织采购产品（甲指乙供材料）选样和封样，并填写材料设备封样清单。材料设备封样清单由工程管理部、项目经理部、供应商各存一联。4.10 工程管理部组织项目经理部、供应商等相关单位对甲供材料采购合同实施合同交底，并填写材料设备合同交底单。对于三方采购合同由项目经理部组织监理、施工单位、供应商等相关单位进行交底。4.11 工程管理部负责甲供材料封样物、卡标识，并移交项目经理部保管，办理移交手续。项目经理部负责甲指乙供材
6、料封样物、卡标识,项目经理部负责现场仓贮物资管理，并按材料样品仓库管理程序实施。项目竣工，项目经理部负责将现场封样产品完集中到材料样品间，由工程管理部统一保管。4.12 项目经理部组织协调监理单位分阶段和发货前对订购产品的入厂验证和订购产品进场验证，并按进货检验和试验程序规定实施。4.13 项目经理部做好采购产品验证记录、验证标识和验证日记，按规定填写供应商供货质量、进度考核表、供应商供货评估表，由项目秘书存档。4.14 项目经理部协调与供应商之间的材料（设备）供求进度、质量验证和工作配合关系，协调供应商与监理单位、施工总承包单位等之间的合作关系。4.15 合同实施期间，项目经理部负责与设计部
7、的设计业务对接。4.16 对于甲方指定分包工程，项目经理部督促供应商严格执行工程隐蔽验收，半成品和成品验收制度，并规范办理工程验收手续，以此作为工程付款、结算的依据之一。4.17 项目经理部负责及时通报采购产品损失现象（含工程、设计变更将发生现象），并按材料设备设计变更审批表实施。4.18 项目经理部在每月25日，将材料设备采购调整计划（与材料设备采购计划格式相同）、供应商供货质量、进度考核表、材料设备采购月报表送交工程管理部备案。4.19 项目经理部负责完整收齐所有采购材料设备全套工程竣工验收资料报质监站，如：产品合格证、质量保证书、检测（试验）报告、营业执照、资质证书、产品使用说明等。4.
8、20 项目经理部负责做好各类采购材料（设备）付款台帐，付款台帐记录应包含合同类别、合同单位、产品名称、合同总价、工程量、增减工程量、增减帐目、各阶段付款金额和日期、结算金额、付款报批日期、支票金额、支票编号、支票（现金）收发日期、支票（现金）签收人、签收日期等。4.21 项目经理部负责整理审核“货物验收清单”、发票和其他单据，并按 项目付款审批表申请甲供材料（设备）付款，“付款审批表”主办人意见栏里必须由总监理工程师审核意见。项目经理部主办工程师负责付款审批手续准确、及时、完整、规范。4.22 工程竣工后，项目经理部负责就供应商相关产品售后服务内容及文件资料向物业管理部门交底，由物业管理部门与
9、供应商对口联系维修业务。如发生困难或遇阻力时，由项目经理部协助办理。4.23 工程管理部组织相关部门总结与经验教训评估。建立经验教训档案库。第五条 附 则5.1 所有物资采购部门及其人员必须遵守职员手册有关规定，维护公司利益。同时在物资采购工作中，必须本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。如有违者，一经查出严肃处理。第六条 相关文件6.1 材料样品仓库管理程序*01216.2 供应商评价和选择程序*01226.3 产品选样和封样程序*01236.4 进货检验和试验程序*0124第七条 相关表单7.1 材料设备分类明细表SHVK-EMD-CL-0017.2 材料设备设计标准确认表SHVK-E
10、MD-CL-0027.3 材料设备设计确认计划表SHVK-EMD-CL-0037.4 材料设备管理控制汇总表SHVK-EMD-CL-0047.5 材料设备采购计划SHVK-EMD-CL-0057.6 材料设备采购招标文件内部审核表SHVK-EMD-CL-0067.7 材料设备招投标工作流程表SHVK-EMD-CL-0077.8 材料设备封样清单SHVK-EMD-CL-0087.9 甲供材料设备合同交底单SHVK-EMD-CL-0097.10 供应商供货质量、进度考核表SHVK-EMD-L-0107.11 供应商供货评估表SHVK-EMD-L-0117.12 供应商名录SHVK-EMD-L-01
11、27.13 供应商考察报告SHVK-EMD-L-0137.14 材料设备采购月报表SHV SHVK-EMD-L-0147.15 材料设备设计变更审批表SHVK-EMD-CL-0157.16 材料标签SHVK-EMD-CL-0167.17 材料设备供应商信息表SHVK-EMD-CL-0177.18 材料设备样品清单SHVK-EMD-CL-018材料样品仓库管理程序第一条 目的采用实样、图片、产品目录等形式，展示、积累有关的建材产品，为设计的选型定样提供素材，同时也为有关材料的选用提供依据。第二条 收集范围公司开发楼盘所涉及的甲供材料、甲指乙供材料及乙供材料。第三条 收集方式3.1 一直沿袭的产品
12、（例如踏步砖、庭院灯、草坪灯、埋地灯、开关插座、住户配电箱等），由厂家提供产品的实样或小样。3.2 设计上易根据项目的不同而调整的产品，请有关厂家提供已在上海万科项目中使用过产品的实样、小样以及相关产品。3.3 多了解与万科开发的楼盘相同档次以及更高档次的楼盘的材料信息，有针对性地提供与万科开发的楼盘类似项目材料的实样、图片和产品目录，提供设计参考。3.4 充分利用外部资源，联系拥有丰富展品的材料供应商或专业建材大卖场，请相关的设计人员前往其展示厅选材，选好样再由供应商再提供样品。3.5 长期合作的厂家根据设计的意图临时提供材料样品。通过后三种方式确定下来的材料样品应在确定后的一周内补充进前面
13、两种类型，相应电子记录应及时跟上。材料工程师定期去各个材料厂家、建材市场以及与万科同档次的楼盘，有针对性的为设计提供各种适合公司特色样品的图片和产品的彩页目录。第四条 项目部自身的材料样品仓库春申、优诗美地、宝山、浦东项目等项目部材料样品仓库，以各项目已确定封样的产品为主（应包括有关的乙供材料和甲指乙供材料），一方面方便材料进场验收，另一方面可以完整展示该项目所使用的建筑材料，方便现场设计师的选样。由工程管理部为其提供甲供材料样品，项目部负责材料一块的工程师为其提供甲指乙供及乙供材料样品（详见表1），样品及有关文字资料的保管时间应持续到项目最后一期住户入住后半年。第五条 有关人员职责工程管理部
14、材料主办人员负责以下工作：收集符合要求的材料样品、收集材料设备供应商信息表（附件1）、为样品编号并贴材料标签（附件2）、相关资料输入专用电脑、为项目部样品仓库提供封样材料和有关技术资料，项目秘书负责定期检查；项目部的材料工程师负责提供甲指乙供材料及乙供材料的样品及有关资料（材料样品供应商信息表及其附件），项目部样品仓库的日常维护工作。第六条 有关电子资料的分类归档在放置固定展品的材料样品仓库内配置专用电脑一台，在其桌面设置材料信息文件夹，其下再设三层目录，第一层为七种材料大类，第二层为各种材料细类，第三层为各项目部，材料主办工程师将有关材料样品放入该材料样品仓库时，应将对应产品的供应商信息表、样品清单放在对应的文件夹下，文件名应该为（厂家）（产品细类）信息表以及（厂家）（产品细类）样品清单（附件3）。项目秘书负责不定期检查，并将每种产品所关心的信息集中起来。项目部建议参照执行。第七条 分类和编号的原则将所展示的材料分为七大类，每一大类下有细类（根据实际情况调整），每一细类再依据品牌的不同再划分一次类别。材料分类表材料大类材料细类厂家品牌使用的项目及位置规格编号负责提供样品的部门A装饰材料墙地砖QDZ工程管理部（实样）木地板MDB工程管理部（实样）石材SC工程管理部（实样）门M工程管理部（实样）窗C工程管理部（实样）玻璃制品BL工程管理部（实样）塑料制
