电大期末考试 最新备考题库 2180 专科办公室管理（2021年整理）

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1、办公室管理期末复习资料 三、简答题 1文员根据单位需要向外或向内发 文，需要经过一系列程序即为发文处理过 程。请说明这一系列过程。 答：(1)拟稿。(2)核稿。是指拟稿人 员的上级负责人对初稿的审查和核实。 (3)签发。指机关领导人对文稿的最后审 定、签字发出。(4)编号。已经签发的文件， 由文秘人员统一编排发文字号。 缮印。对已经签发的文件定稿进行誊 清、复印或排版印制。 校对，指将文件的誊写稿、打印稿或清 样按定稿核对校正。 用印，是指在完成的文件上加盖机关印 章。 登记。(9)分发。指对准备发出的文件： 进行分装和发送。 2文员受上司指示，向对方要求约会 时应注意哪些要点?决定时间、地点

2、时要注 意什么? 答：(1)要获得上司的许可； (2)如果用写信的方式，在等到对方收到信 后，再打电话给对方的文秘人员以确认 (3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、 目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会 等)、所需要的时间等等； 约定好以后，一定要向上司汇报，并填 写在日程安排计划表：。还应准备约会所 需要的文件资料。 星期一早上、周末、即将下班之前、午 餐前后不要安排约会； 对方的休息日、节假日或有特殊政治和 宗教意义的日子不要安排约会； (?)公司有重大活动的那一天不宜安排约 会； (8)地点选择对方比较方便的地方，还应考 虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否 需要就餐等因素。 3来信

3、受访的范围包括哪些?受理与 处理的程序和基本要求是什么? 答： (1)受理的范围是：国家机关、主 管部门或新闻单位转来的信件；职工、群 众直接给机关、单位领导的信件。 (1 分) (2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、 邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要 信，或有过激言语的来信，要处理及时， 报告上司，还要以有效方式通告有关单位 紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、 信封在后，要一并装订。 (2 分) (3)认真阅读。把握信中的主要内容， 也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或 在信纸的空白处注明“参阅某卷宗或“可 与前信印证”等。提供领导复信所需要的 资料。 (2 分) (4)逐项登记。用钢

4、笔将写信人的姓 名、职业、单位或住址、写信时间、收发 日期、主要内容、要求、收信单位(人)以 及承办后的情况、结果和立卷存档号等详,细记载，便于统计、查找和催办。 (1 分) (5)认真处理。处理信伺：应该按照“分 级负责、归口办理”的原则，进行转办、 交办或自办。 (2 分) (6)及时复信。复信是取信于职工群众 的有效措施，增加职工群众对组织的信任。 复信可采取收信人(单位)复信，或承办人 (单位)复信两种方式进行。 (2 分) 4文员所作的口头报告的基本方法 是怎样的，有什么要求? 答： (1)不要失去报告的适当时机。 报告时机原则上最好是在完成被指示工作 之时，但有时也要在尚未完成之时

5、先作期 中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好 时间。 (2 分) (2)不要弄错报告对象及顺序。要直接 向指示工作的人(上司)报告； (2 分) (3)报告的顺序基本上是先说结论，接 着依照必要说明理由及经过，如：“结果是 这样，理由有三个，一是。” (2 分) (4) 一 定 要 简 短 、 扼 要 、 流 畅 ； (1 分 ) (5)如报告过于复杂，应事先以 5W2H 的原则检查是否有遗漏； (2 分) (6)如果觉得仅仅以口头报告对方， 对方不易明了，或者报告项目很多时，可 以制作“报告备忘录”提出来。 (1 分) 5什么是受意?受意有几种?办公室人员 应怎样运用受意方法? (1)受意是

6、文员接受和领会上司意图。 (3 分) (2)一种是直接受意，另一种是间接受 意。(3 分) (3)文员要善于领会上司意图，按上司 意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的 意图当作上司的授意，把上司的质疑、设 问误认为上司的指示。要做到：备好记录 本，记录下指示要点。注意倾听，用心判 断指示的用意。必要时可以提问，直至明 了意图为止，但不要打断谈话。如有不同 意见，可以公开提出，但要言之有理，并 要注意方式、态度。接受指示后，要不失 时机地贯彻实施。(9 分) 6公文的完全格式包括哪儿项?请写出 这些项目。 (1)版头、发文字号、印刷顺序号。(3 分) (2)密级、紧急程度。(1 分) (3)签发

7、人姓名。(1 分)(4)公文标题。(1 分)(5)主送机关(1 分) (6)正文、附件。 (2 分)(7)发文机关、成文日期、机关印章。 (3 分)(8)注释、阅读(发送)范围。(1 分) (9)主题词。(1 分)(10)抄送单位、印发说 明(1 分) 7.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使 用有哪些规定? (1 )单 位 印章、套印章;(2分) (2 )钢 印 、领导人签名章、其他印章;(2 分,1,3 )刻 制 公章有两种情况:一种是由上级 主管机关刻制颁发;(2分) (4 )另 一 种由法人代表申请，经主管部 门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻 制;(2分) (5 )公 章 一般由指定

8、的文秘人员统一使 用，其他印章也应专人专用;(2分) (6 )加 盖 公章，是哪一级的公章，须经 哪一级的负责人批准，并审核签名;(1分) (7 )将 盖 用文件名称、编号、日期、签 发人、领用人、盖章人等项详细登记;(1分) (8 )加 盖 印章必须做到用力均匀，使印 章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒;(1分) (9 )凡 以 单位名义发出的公文、信函等 都必须加盖单位公章方能有效。(2 分) 8.按照 2000 年国务院行政机关公文处理 办法的规定，国务院规定的行政公文共 有儿类几种? (1 )命 令 (令);(1分)(2 )决 定 ;(1分) 3 )公 告 ;通告;（2分)(4 )通 知

9、 ;通 报;(2分)(5 )议 案 ;2分)(6 )报 告 ;(1 分)（7) 请 示 ;(1分)(8) 批 复 ;意 见;(2分)(9 )函 ; (1分)(10 ) 会 议纪要。 (2分) 9什么是文员的挡驾方法?主要的挡 驾法有哪几种?般应怎样做? 对于上司不必要接见的来访者，不必 要参加的邀请性活动，不想接听的电话， 由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把 真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉 地达到阻挡或拒绝的目的即可。(4 分) 电话挡驾。上司不愿接的电话，文员 要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将 内容记下，转告上司。上司不能接的电话， 要另约时间，或将内容转告。(2 分) 来访挡驾

10、。先问清来由，判断有无必 要引见给上司，或先作请示。(2 分) 会议、活动挡驾。对无必要的会议 和活动文员要替上司委婉地谢绝。(2 分) 10提高会议效率可以有哪些做法? 遵循法律法规(1 分)合理确定会议目标(1 分)确定必要的与会者(1 分) 减少会议数 量(1 分)缩小会议规模(1 分) 简化会议程序(1 分)缩短会议时间(2 分) 控制会议经费(1 分)分析会议成本(1 分) 简要说明会议纪要的概念，会议纪 要有什么作用?形式是怎样的? 答案： 会议纪要是用来记载、传达会 议情况和议定事项的一种正式公文。它是 在会议记录的基础上概括、提炼而成，择 要反映会议的精神和情况。(2 分) 会

11、议纪要具有沟通情况、交流经验、统 一认识、指导工作的作用。(2 分) 可以用于向上级汇报会议情况；也可 以分发给平级或下属单位，以传达会议精 神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、 执行。(2 分) 有两种形式： 议决性会议纪要。是与会者经过商 议，对某些问题作出一致决定，需要共同,2,遵守、执行 时写下的文字依据。(2 分) (2)周知性会议纪要。用于传达会议 情况，传播信息、交流经验而作的纪实性 文件。(2 分) 文员进言是指什么?进言具有什么作用 ? 应注意什么? (1)进言是指文员主动对上司提出意 见、建议、批评或规劝；(3 分) (2)参谋作用；补缺作用；增进关系作 用；(3 分)

12、(3)适事、适时、适地、适度。(4 分) 13文员所作的完整的会议记录应该 包括哪些事项? (1)会议名称；(1 分) (2)会议记录人的姓名、盖章；(1 分) (3)时间(开始时间、结束时间)；(1 分)(4)会议地点；(1 分) (5)议题；(1 分)(6)主持人、主席；(1 分) (7)出席者名单；(1 分) (8)会议的经过情形及结论；(1 分) (9)相关的资料；(1 分) (10)下次会议预定日期。(1 分) 文员在处理上司指派的工作时， 首先 要仔细制定计划， 简要说明制定计划时应 注意的几个要点。 (1) 充分了解即将开始的工作内容;(3分) (2) 思考以什么方法进行效率会最

13、佳;(3 分) (3) 上司分派两项以上工作日才， 必须为 工作排定优先顺序。(3 分) 文员利用提示系统提醒上司的工作， 有哪些提示系统? 具体做法是怎样的? 有电子提示系统和人工提示系统( 2分) 电子提示系统的做法:在电脑中设置日程 表、报警系统、一周计划以及其他提示事 项，文员应该随着情况的变化不断编排和 修改输入的信息。( 3分) 人工提示系统的做法: 设置基本办公日程表、固定活动日期一览 表( 1分) 使用提示性备忘录。分) 准备约会表( 1分) 准备特殊提示卡( 1分) 准备交往提示文件( 1 分) 办 公 室人员为了说服对方接受自己 的看法应该怎么做，要领有哪些? 清 楚 地知

14、道在所说服的事项中，最 想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对 目的、效果、重要性、关联性等，抓住重 点;(2分) 说 服 时，要尽量具体客观，使对方 产生了解的动机;(2分) (3) 偶 而 也需要引用某些权威人士、专 家的意见，或者用图表、资料、经验谈等 等;(2分) 要 具 体了解对方的立场和意向，先 注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观 的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的 地方，努力加以说服;(2分) 主 动 发问，了解对方的想法，对方,有关信息的种类和数量，以及背景如何等 等(明确了解对方的情况);(2分) (6) 以 诚 恳的态度为对方着想而发言， 不要使用令对方反感的言词;(2分

15、) (7 )让 对 方打开心扉，使对方对自己的 看法产生兴趣(让对方认同自己); (8) 不 可 伤害对方的自尊心。 16.办公室事务管理的服务性特征表现? 请简要说明。 一是为上司服务;二是为组织服务;三 是为公众服务. 四、设计题 文员应该为上司的商务旅行作许多准 备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪 些项目?履行哪些职责? 答：(1)准备旅行计划和旅馆信息。旅 行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞 机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的 日期及时间、座位情况、旅馆情况。 (2)制定约会计划。约会计划表包括： 城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明 城市名和国家名)，日期和时间，与上司约

16、会者的姓名、公司和地址，电话号码。 (3)为商务洽谈收集资料。 (4)决定旅行用品。把上司作商务旅行 时需要带的用品列出清单。 (5)考虑行李问题。通过航空公司出版 的旅行计划手册或旅行社代办人信息。为 每件：行李准备识别标签。 (6)安排差旅费。 (7)建立旅行旅馆信息资料库。随 时与旅行社联系，建立最新信息充实自己 的资料库。 (8)办理旅行保险，如意外伤害保险 等。 某公司成立三周年，准备举行大 型宴会，办公室人员应该如何做好准备， 要做哪些工作? 答： (1)客人的选择。确定名单，再 请上司核定。 (2)确定时间。如果是涉外宴请，宴请 时间应该按照国际惯例，征询客人的意见， 要避免选择对方的重大节假日。 会场的选择。要考虑宴会的性质，客人 的数目，以及预算费用等，考虑宴会的形 式与气氛。交通是否方便、场地大小是否 合适、菜式、有无停车场。(2分) 拟 订 菜单。应符合对方的饮食习惯， 从宾客的身份、宴请层次、目的等方面去 考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。 (1分) 寄 发请 柬。宴请需要发请柬，请柬 上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴 请的目的、方式、时间、地点，以及着