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1、不问收获,但问耕耘,把最好的资料送给最好的自己!XX学院档案管理制度姓名:XXX时间:20XX年X月X日XX学院 档案管理制度 目录 第一章 档案管理总则 第二章 档案管理科工作职责 第三章 档案立卷归档流程图 第四章 档案库房管理制度 第五章 档案安全保密制度 第六章 档案利用制度 第七章 档案鉴定销毁制度 第八章 教学档案管理实施细则 第九章 毕业生档案管理办法 档案管理科 X年X月X日 第一章 档案管理总则 为规范学院档案管理工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据中华人民共和国档案法及相关法律法规,结合我院实际,特制定本办法。 一、归档范围 1、凡本单位在工作活动中直接形成的,
2、能反映本单位工作和活动的,具有一定保存价值的文字、图表、声像等各种不同形式的载体材料均属本单位档案的归档范围。(详见附件1) 2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(光盘、照片等)。声像、电子类文件材料作为纸质材料的副本,随纸质文件材料一同归档。 3、以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。 二、归档要求 1、各单位要切实加强对本单位归档工作的管理,兼职档案员要切实履行职责,做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作,保证归档文件材料完整、齐全,并按时移交,任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。 2、凡产生的文件材料涉及多个部门的
3、,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。 3、重要请示类文件材料如已答复,须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的,以册(本)为单位移交。 4、归档的文件材料应是原件,复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求整理后方可移交。 5、归档材料必须完整,各单位档案员在整理过程中要逐卷(件)检查,不缺页、漏项。 6、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间、地点、人物;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间,并刻录光盘(一式3份)。 三、归档程序 1、归档验收。档案移交时,交接双方当面检查,档案室工作人员按立卷归档要求进行验收,不符合
4、要求的请归档部门按要求整理合格后,办理移交手续。 2、移交手续。归档单位移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的“档案移交(接收)目录表”(详见附件2),目录表一式2份,交接双方签字并加盖所在单位印章后,归档单位留存1份,档案室留存1份备查。 3、归档时间。学院、各单位在每年3月中旬、10月中旬将上学期产生的文件材料归档。 四、档案管理 1.档案管理员收到档案后,先予以分类,按日期先后逐件排列。 2.档案管理员将收到的档案按时间顺序编写目录,作为档案扉页,以便查阅。 3.档案管理员每学期归档工作结束后,统计现存档案情况、数量,报主管院领导审阅。 五、档案调阅制度 1、档案资料属于学院内部限级文
5、件,未经许可不得调阅、外借、外传。 2、本院各单位因工作需要调阅档案,需办理“XX职业学院档案调(查)阅申请单”(详见附件3)。 3、借阅档案者,不得在文件上圈划、涂改或增删内容,只允许借阅本单位存档材料。 4、借阅档案期限不得超过3天,到期归还;如需再借,应办理续借手续。 5、档案管理人员,对归还的档案应详细检查,核对无误后,办理注销。如发现有损坏,丢失等情况,应立即追查,并报有关部门及时查处。 六、其他 1、根据国家法规和行业规章,档案都具有一定保管期限,超过保管期限的档案实体可予以销毁。电子档案,超过保管期限的,可予以删除。 2、档案实体销毁、电子档案删除据需由档案管理人员填写“XX职业
6、学院超期档案销毁申请单”(详见附件4),经由立卷部门领导签字、院长办公室主任审核、院长批准后方可销毁或删除。 第二章 档案管理科工作职责 一、认真贯彻执行国家档案法及各项档案工作规章制度,遵守工作纪律和学院规章制度。 二、热爱档案工作,忠于职守,热情服务,团结协作,加强职业道德修养,树立良好的职业形象。 三、做好档案的接收工作,严格履行交接手续,把好案卷质量关,确保接收档案的完整、准确,组卷、装订符合要求。接收的案卷要及时做好分类、编目工作、将案卷及时上架、做好档案的保管和保护工作,及时录入软件。 四、严格履行档案借阅制度,做好档案借阅利用工作,掌握档案利用情况、为全院教学和各项工作服务。 五
7、、做好对兼职档案员的业务指导和业务培训工作,监督、检查、指导文件材料的形成、整理、立卷、归档工作。 六、编辑档案参考资料,编制检索工具,开发档案信息资源。 七、执行保密制度,遵守保密纪律,杜绝档案泄密问题。 八、做好库房防潮、防虫、防虫霉、防火、防盗、防鼠、防光、防尘等“八防”工作,确保档案安全。 九、做好档案门类的统计、鉴定和销毁工作,到期档案要提出鉴定销毁意见。 十、完成领导交办的其他工作任务。 第三章 档案立卷归档流程图 兼职档案员将归档文件材料按档案管理相关规范和要求进行排列、组卷。 兼职档案员根据学院档案归档范围和保管期限,将平时形成的文件(含电子文件)分门别类妥善保管并填写文件封套
8、。 档案案卷移交至机要档案科,打印移交表(一式两份)。双方在移交清单上签字,各存一份。拷贝移交表及全文电子版至机要档案科。 案卷符合规范 与机要档案科联系归档业务指导 机要档案科工作人员到立卷部门进行业务指导 填写XX学院档案材料归档交接表 机要档案科工作人员提出案卷调整意见,兼职档案人员进行案卷调整。 案卷不符合规范 第四章 档案库房管理制度 档案库房是保存学院档案的重地,应有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等安全措施,以确保档案的安全,并实行档案库房的科学管理,为此,特制订本制度。 1、档案入库必须认真检查案卷质量,清点数目,并及时进行登记、上架或入库。 2、档案的存放要按
9、密级和保管期限分别保管。对珍贵档案要专门保管。 3、库房内要安置温湿度记录仪,每天两次定时测记。并根据气候及温湿度情况,及时通风,或开、关去湿机。库房温湿度应控制在温度14-24、相对湿度45%-60%之间。 4、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁和存放易燃易爆物品,定期检查消防器材,电路和电器设备,及时消除隐患。 5、在档案柜、架置放驱虫防霉药剂,建立定期检查虫、霉制度。发现虫、霉及时处理。 6、库房内采用白炽灯照明、窗户应装防光窗帘、防止强光照射。 7、经常进行清扫,保持库房内清洁无尘。 8、每学期结束前,要对案卷进行总清点。 9、严格执行档案借阅制度,每学期结束前,要催回借出档案。 10、非
10、档案室工作人员,不得随意进入库房。档案人员进出库房,要随手关好门窗、电灯。 11、每天下班前,应关闭库房的门窗,切断水、电源、确保档案安全。 第五章 档案安全保密制度 为了做好档案的安全保密工作,根据中华人民共和国保守国家秘密法和上级有关档案保密的规定,特制定本制度。 1、严格执行XX学院档案库房管理制度,非档案人员,不得进入库房和工作室。 2、严格执行有关档案接收、管理和借阅制度。认真履行登记、签字手续。 3、凡属密级档案,登记编目时,必须在登记本备注栏内盖上“机密”、“绝密”字样,对密级档案,必须单独存放在保密室,专人管理。 4、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有者;损毁、丢失学
11、校档案者;违反规定泄密档案内容、并造成不良后果者,按档案法、保密法有关条款处罚。 5、阅档在学院阅档室,未经批准,任何人员不得私自将档案携带出档案室,不得随意复印、摘抄档案。 6、借阅密级档案,必须经有关领导批准后在保密室阅读。档案人员不得私自摘抄和传播具有内部和保密性的档案内容。 7、需要销毁档案材料,必须经过鉴定,不准随意销毁档案。 8、节假日要加强档案的安全保密工作检查,并及时催回借出的档案材料。未上架入库的档案材料须放入箱柜内。 9、任何档案的处理和销毁,必须经过鉴定,并报校领导批准,按XX学院档案鉴定销毁制度进行办理。 第六章 档案利用制度 为了更好地发挥学院档案在教学、科研和各项管
12、理工作中的作用,提高档案利用率,保证档案的安全和保密,特制定本制度。 1、本校各二级单位因工作需要可利用学院各类档案,利用密级档案需经院领导批准。 2、本校师生员工持本人有效证件可利用开放档案,利用非开放档案,需经领导批准。 3、外单位组织持单位介绍信,办理有关手续,可利用开放档案;学院校友等个人持有效证件,办理有关手续,可利用开放档案。档案一律不外借。 4、利用档案可通过办公自动化系统进行,也可直接到档案室。必须按要求申请、填写登记表,注明利用目的和要求。如确因工作需要必须借出者,档案借出时间一般不得超过一星期,过期尚需继续使用者,应办理续借手续。 5、档案室人员应及时催还借出的档案,同时检
13、查归还的档案是否完整。 6、利用者必须确保档案的安全、保密和完整,不得转借、涂改、污损、撕页、增删和遗失,如发现上述情况,将依据档案法有关规定严肃处理。 第七章 档案鉴定销毁制度 档案鉴定是档案管理的一项重要工作,做好档案鉴定工作能够保证档案室藏的优化,保证向利用者提供优质服务。为了使档案鉴定工作正常进行,特制定本制度。 1、档案鉴定销毁工作由学院综合档案室负责组织,综合档案室应在调查研究基础上制订档案鉴定计划。各大类档案每35年进行一次档案价值鉴定,并相应修改归档范围和保管期限。 2、对已满保管期限的档案要及时组织鉴定,编制销毁档案清册,由学院鉴定小组负责鉴定的具体工作。 3、档案鉴定小组由
14、分管院长、保密委员会、审计处、档案内容所涉及的业务部门负责鉴定的具体工作。 4、档案鉴定小组采用逐卷逐件审查的直接鉴定法,以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础,按照分工,进行个人初鉴,集体审查,对到期的档案提出鉴定销毁意见。对保管期限已满,经鉴定尚需保留的档案,要填写延长保管期限的鉴定,并重新确定新的保管期限。 5、确定销毁的档案,要逐卷逐件编制档案销毁清册,一式两份,并撰写鉴定报告,鉴定小组成员均须在鉴定销毁意见上签字,然后上报主管院领导审批。 6、凡经主管院领导审批同意销毁的档案,在档案剔除后,要在账上注明“已销毁”,并标明清单的编号和销毁时间。 7、销毁档案时,由综合档案室和审计处共
15、同派员送造纸厂进行现场监销,并在销毁清册上签字。销毁记录及有关文件材料存档(放入全宗卷)备查。 8、鉴定工作结束后,档案部门应及时做好档案整理、检索工具调整等善后处理工作。 第八章 教学档案管理实施细则 为了进一步加强本、专科教学档案的管理,充分发挥教学档案在学校教学活动、教学管理、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案管理工作标准化、规范化、科学化和现代化,结合我院实际,特制定本办法。 一、教学档案管理的基本原则 1凡在教学管理和教学实践等教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。 2教学档案是教学管理的重要组成部分,是
16、衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一,应实行“三纳入”、“四同步”,作为考核教学质量和管理水平的标准之一。“三纳入”即纳入教学计划、规划;纳入教学管理制度之中;纳入各级管理人员岗位职责中。四同步是:下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步;评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、检收档案材料同步;上级评审材料、教师晋升与档案部门出具归档证明同步。 3教学档案工作实行统一领导、分级管理,教务处和各学院(部)要明确分管档案工作的负责人,配备相应的专职或兼职的档案管理人员,统一管理本部门的教学档案,并按学校规定做好本部门教学材料的收集、立卷工作,定期向学校档案室移交。 4归档的教学材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用,遵循其自然