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1、2020采购合同管理制度1.公司采购合同的内容 公司采购合同的条款构成了采购合同的内容,应当在力求具体明确,便于执行,避免不必要纠纷的前提下,具备以下主要条款: (l)商品的品种、规格和数量 商品的品种应具体,避免使用综合品名;商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时,可附上商品品种、规格、数量明细表。 (2)商品的质量和包装 合同中应规定商品所应符合的质量标准,注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例,并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品,应写明具体条款;对商品包装的办法
2、,使用的包装材料,包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等,均应有详细规定。 (3)商品的价格和结算方式 合同中对商品的价格要作具体的规定,规定作价的办法和变价处理等,以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。 (4)交货期限、地点和发送方式 交(提)货期限(日期)要按照有关规定,并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时,应明确商品的发送方式是送货、代运,还是自提。 (5)商品验收办法 合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。 (6)违约责任 签约一方不履行合同,必将影响另一方经济活动的进行,因此违约方应负物质责任,赔偿对方遭受的
3、损失。在签订合同时,应明确规定,供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金: 不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品; 不按合同中规定的商品质量标准交货; 逾期发送商品。 购买者有逾期结算货款或提货,临时更改到货地点等,应付违约金或赔偿金。 (7)合同的变更和解除条件 合同中应规定,在什么情况下可变更或解除合同,什么情况下不可变更或解除合同,通过什么手续来变更或解除合同等。 此外,采购合同应视实际情况,增加若干具体的补充规定,使签订的合同更切实际,行之有效。 2.采购合同的签订 (l)签订采购合同的原则 合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人,是有一定的组织机构和独立支配财产,能够独立
4、从事商品流通活动或其他经济活动,享有权利和承担义务,依照法定程序成立的企业。 合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同,其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。 签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。 签订合同必须坚持等价、有偿的原则。 当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签,必须要有委托证明。 采购合同应当采用书面形式。 (2)签订采购合同的程序 签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商,取得一致意见,并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤: 订约提议。 订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议,也称要约。订约提
5、议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等,以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺,即提议人在答复期限内受自己提议的约束。 接受提议。 接受提议是指提议被对方接受,双方对合同的主要内容表示同意,经过双方签署书面契约,合同即可成立,也叫承诺。承诺不能附带任何条件,如果附带其他条件,应认为是拒绝要约,而提出新的要约。新的要约提出后,原要约人变成接受新的要约的人,而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人,就合同的内容反复协商的过程,就是要约新的要约一再要约直到承诺的过程。 填写合同文本。 履行签约手续。 报请签证机关签证,或报请公证机关公证。 有的经济合
6、同,法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同,双方可以协商决定是否签证或公证。 3.公司采购合同的管理 采购合同的管理应当做好以下几方面的工作: (l)加强对公司采购合同签订的管理 加强对采购合同签订的管理,一是要对签订合同的准备工作加强管理,在签订合同之前,应当认真研究市场需要和货源情况,掌握企业的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况,依据企业的购销任务收集各方面的信息,为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理,在签订合同时,要按照有关的合同法规规定的要求,严格审查,使签订的合同合理合法。 (2)建立合同管理机构和
7、管理制度,以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员,建立合同登记、汇报检查制度,以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况,及时发现问题,采取措施,处理违约,提出索赔,解决纠纷,保证合同的履行。同时,可以加强与合同对方的联系,密切双方的协作,以利于合同的实现。 (3)处理好合同纠纷 当企业的经济合同发生纠纷时,双方当事人可协商解决。协商不成时,企业可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁,也可以直接向法院起诉。 (4)信守合同,树立企业良好形象 合同的履行情况好坏,不仅关系到企业经营活动的顺利进行,而且也关系到企业的声誉和形象。因此,加强合同管理,有利于树立良好的企业形象。此资料由网络收集而来,如有侵权请告知上传者立即删除。资料共分享,我们负责传递知识。