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1、办公室管理细则文件编制文件审核批 准文件编号A/1 发布日期2012-03-05版 次2012/01版1.目的加强对办公环境的管理，规范办公室人员的工作行为和工作秩序。2.范围适用于办公室全体员工。3.职责3.1办公室值日人员负责办公室公共区域的环境卫生，公共设施的使用管理及维护保养。3.2办公室工作人员负责整理个人的办公台面、文件柜中的文件及档案柜中的凭证；负责个人办公设备的使用管理及维护保养；负责办理自已职权范围内的所有事情及相关事宜。3.3各部门主管负责安排本部门工作及督导本部门员工的工作行为。3.4值日人员负责公共办公环境的维护及公共办公设施的维护保养。3.5行政部负责定期检查各部门的
2、卫生状况及办公秩序。4.细则内容4.1考勤各部门人员要遵守公司考勤管理办法按时上下班。注：考勤管理办法见附件1。4.2办公室卫生值日4.2.1各部门要严格遵守办公室卫生值日办法，确保办公环境卫生。4.2.2各部门值日人员每天下班后，打扫、整理所负责公共办公区域及卫生间，保证办公室门窗、地面、楼梯扶手及横杆干净；保持卫生间整洁、无异味、无虫类，地面无污渍、无杂物、无积水，镜面清洁无污渍，卫生间垃圾每天下班之后必须清理。4.2.3各部门值日人员每天下班后需检查上、下水道是否畅通，是否有跑、冒、滴、漏现象；检查卫生间内配备物品是否有损坏现象，一旦发现报行政部以找出责任人赔偿与及时维修。4.2.4各部
3、门值日人员对于办公室及卫生间各种卫生用具使用后及时清洗，并放回相应工具区。值日后办公室及卫生间洁净、无污渍、无杂物（如头发、纸屑等）、无异味，由行政部检查合格后方可离开。4.2.5各部门人员于每天正式上班前认真打扫各自办公地面，擦拭办公台面、办公设备表面、文件柜、档案柜等；每天清理垃圾篓。4.2.6会议室和经理室由行政部每天统一打扫，包含各花草的养护等。注：办公室卫生值日办法、卫生间管理制度见附件2、3。4.3办公室卫生规范4.3.1员工个人办公区域自行负责，所有员工都应在每天上班前、下班后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持办公桌上物品干净整齐、无废弃杂物，地面、桌面洁净无污渍，离座后需将座
4、椅推至桌下并摆正。部门经理负责本区域管理工作。4.3.2自觉保持办公场合卫生，严禁堆放杂物、随意丢弃废物、随地吐痰、倾倒污水和茶渣等。4.3.3办公室公用物品如剪刀、胶带、尺子等应摆放在整齐并放在固定工作区域，如借用后应放回原位，以免丢失或引起工作不便。4.3.4电脑键盘，屏幕保持洁净，暂时离开或下班时按相关规定将电脑设为待机或关机。4.3.5饮水机、灯具、打印机、电话、文件柜等设备摆放需整齐，保持干净整洁。4.3.6办公室内电器线走向要美观，漏出地面的网线、电线及时用防护条防护。4.3.7禁止随地吐痰，乱扔垃圾。4.3.8禁止在办公室抽烟、上班时间吃零食。4.3.9办公室内必须保持安静，不得
5、高声谈话，通电话时必须注意音量和语言，不能影响他人工作和公司整体形象。4.3.10粘贴的固定资产标签未经行政部允许不得撕掉，如无故破损、遗失追究相应保管人责任。4.3.11办公室设备如冰箱、微波炉等需按照正确使用方法进行操作。注：公司由专人负责监督并不定期检查办公室7S状况（整理、整顿、清扫、清洁、素养、安全、节约），违反情节较轻者予以警告或通报批评，情节严重或态度恶劣者将予以相应行政处罚。违反规范中任意一项，除有特殊规定外，均视情节轻重及个人态度处5元（/人/次）及以上罚款，如未找到责任人，由该区域部门经理负责。4.4办公秩序4.4.1工作期间办公室内禁止高声喧哗、手机调为静音、震动或低铃声
6、状态；如有来电，本人不在或不方便接听电话时，旁边同事可以帮助挂断以免影响其他同事工作。4.4.2工作时间不能接听私人电话，如有特殊情况时间不得超过3分钟，以免影响正常工作。4.4.3严禁使用电脑从事与工作无关的事情，如玩游戏、看视频、私人聊天、下载与工作无关的内容等，一经发现首次认错态度良好处以50元罚款，情节严重者发现一次直接予以辞退。4.4.4公司内部会议、聚会及正常上班时间必须佩戴与自身职务相匹配的工作牌，发现一次未正常佩戴者处以5元/次罚款，职务晋升或降级后应及时上交原有工作牌，并更换与行政级别相匹配的工作牌，如有遗失及时到行政部补办，工本费20元。4.4.5工作群内任何时间不得发布与
7、工作无关的信息等，严禁私人聊天。4.4.6工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食。4.4.7办公室内不准吸烟、喝酒、打架斗殴等，一经发现严重处理。4.4.8工作期间如需调整工作状态或外出吸烟不得超过5分钟；办公室内及21楼门口禁止吸烟，如需吸烟可到20楼或楼梯处，并将烟头投入相应垃圾筒内（禁止丢入塑料筒内，以免引起火灾）。4.4.9工作期间严禁收取个人快递，个人物品如需开箱验货，提前告知行政部，由行政部代签后，收件人于非工作时间领取。4.4.10调休条、请假条统一于非工作时间到行政部领取，经主管和经理批准并在行政部备案后方可离开。4.4.11工作时间因事需外出及时报到行政部，经备案后方
8、可离开；外出时间不得超过20分钟，超出者视为请假，如未报到行政部，将按照旷工处理。4.4.12任何人不得以个人名义私自带外人进入办公场所。4.4.13值班结束后值班人员需对门窗进行检查，保证财产安全。值班中发生事故，值班人员未作处理，致使公司发生重大问题的，由值班人员负责。4.4.14工作交流应在规定的区域内进行（如大厅、会议室），如需在个人工作区域内进行谈话时，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。4.4.15工作时间对待同事以及工作时，要保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作。4.4.16工作中不经允许不得擅自翻阅他人的文件、资料、总结、电脑等。4.4.17办公桌应保持整洁、干净，
9、保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停属于自己的设备电源，离开半小时内电脑应设置成待机状态，超过30分钟以上应设置为关机状态，同时关闭显示器。4.4.18同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、不准拉帮结派等，及时解决可能存在的矛盾和问题。4.4.19出入会议室或领导办公室，首先要敲门示意，得到允许后方可进入。4.4.20公司的电脑、传真机、电话、复印机等原则上不能用于私人用途，如有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。4.4.21各小组工作专用电话需不定时的检查是否出现关机、停机等状态（网页是否正常打开），防止影响正常工作的开展。4.4.22对公司的信息采取保密机制，不得随意向他
10、人传播。4.4.23要节约用电，饮水机待水开后随手关掉；空调有专人在指定条件内开放，其他人等无权随意开放 。注：违反以上任意一项，除有特殊规定外，均视情节轻重及个人态度处5元（/人/次）及以上罚款。4.5工作规范4.5.1办公设备的使用和管理4.5.1.1办公用品做到充分利用、节约耗材。对于报废电子文稿，属机密范畴的要用碎纸机碎掉，其他的背面还可以再用。4.5.1.2注意对办公设备的保养维护，公司发放的办公用品，包括电脑、桌椅等，员工须妥善保管；如有损坏，需及时报技术部门维修，需要更换设备由维护人员签字确认后报行政部申请；如有遗失或人为损坏，自行负责。4.5.1.3员工发现办公设施有问题时，应
11、及时上报至行政部，不得擅自接触电器等一切设备；发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部报修，以便及时解决问题。4.5.1.4办公设备如有损毁，损毁者须负全部责任，按该设备购入价进行赔付，如未发现责任人，属于个人办公设施的由个人负责，属于公共办公设施的负责该区域的部门负责人需找到值日责任人，否则部门负责人负责。4.5.2办公事项4.5.2.1建立个人工作备忘录，每天对自己的工作日程作详细安排。4.5.2.2对领导安排的事情，做完的要有结果，未做完的要向领导汇报进展情况。4.5.2.3公司例会或临时会议，会前做好准备工作，会上要做记录，会后要有纪要。4.5.2.4
12、工作中由于员工个人工作失误对公司造成的损失，如打款中出现多打、漏打、错打等错误，由员工本人负责追回，否则自行承担。4.5.2.5员工在制作财务报表、工资表、广告费用表等报表中出现错误的，每发现一处罚款5元。4.6资产管理4.6.1保证公司物资管理合理化、节约开支。 4.6.2物资采购：各部门采购物品需是办公必需品，或工作需要之物件提前以书面形式申请至行政部，公司批准后在指定时间内采购。消费性物品的购买，包括办公室的设备、文具等，除公司另有安排外，必须由行政部统一负责购买。购回的物品，由行政人员登记造册，集中保管，计划分配。4.6.3物资领用：工作专用物品在行政部领取，领取时有当事人签字。办公文
13、具的申请应于每月廿五日由各部门提出“文具用品申请单” 交行政部统一采购，次月一日发放。每部门设立“文具用品领用记录卡”一张，由管理部统一保管，于文具领用时分别登录之，并控制文具领用状况。4.6.4凡公司在外购进的各类物品，其说明资料使用后，必须马上交公司办公室统一存档保管。需要经常使用的说明书。其说明资料复印后，用其复印件，将原件交办公室保管。4.6.5公司的固定资产不得挪作私用。4.6.6管理人员违反规定，致使公物流失的，由其本人负责追回，无法追回造成公司损失的，由责任人负担经济责任。 4.6.7办公文具严禁取回家私用。4.6.8新进人员到职时由各单位提出文具申请单向行政部请领文具,并列入领
14、用卡，人员离职时，应将剩余文具及列管文具一并缴交管理部。4.6.9公共设施由行政部或指定专人负责，并安排定期的清洁保养工作。如绿植：由专人负责养护，其他人未经允许不得随意倒水、施肥、扔杂物等，一经发现视情节严重处每人每次10元及以上罚款。罚款在次月一日前上交至办公室。未按时上交者在工资中双倍扣除。4.6.10空调管理：空调的开启由行政部负责，行政部人员长时间内不在时由当时办公室内最高主管负责，节假日由值班人员管理；夏季室温在28度及以上时方可开启，温度调为20-25度（具体视当时情况而定），保持室内温度在25度左右.冬季室温在18度及以下时方可开启，温度调为24-27度（具体视当时情况而定），
15、保持室内温度在20度左右；下班最后离开的人员必须确定已关闭所有空调。4.6.11发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，应立即向办公室报修，以便及时解决问题。注：电器使用办法见附件4。4.7值班管理4.7.1全体员工均有责任保障公司正常工作秩序和财物安全。4.7.2值班条例4.7.2.1实行轮流值班制：公司依据自身情况，设立值班制度；根据季度作息时间值班时间另行决定，各小组根据每组的实际情况自行安排值班顺序。 4.7.2.2客服部每天保留不少于2名值班人员，值班期间值班人员应保障一切日常工作秩序，及时联络、处理事务。4.7.2.3值班费用按加班补助发放，值班期间产生的绩效按正常绩效发放。4.7.2.4值班人员要按规定准确填写值班日志。如接听值班电话时，应记录来电时间、客户名称、沟通内容等。4.7.3值班规定 4.7.3.1遵守值班纪律，按时交接班，有事须先请假，以便安排临时代替人员。4.7.3.2值班时应坚守岗位，不得做与工作无关的一切事情；值班期间如发现一次看与工作无关的视频及其它等，均处以100元罚款，严重者直接予以辞退。4.7.3.3值班期间做好安全工作，下班时应关好所有门窗，切断所有电源。4.7.3.4值班与正常上班一样，必须按时打卡，否则视为无效值班。4
