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1、论秘书人员的修养和文档管理学生姓名： 指导教师： 目 录摘 要1关键词1前言21. 秘书人员的修养21.1 秘书修养在秘书日常工作中的作用21.2 秘书养成良好修养的途径31.2.1 气质修养31.2.2 心理修养31.2.3 品德修养41.2.4才学修养51.3 秘书养成良好修养的方法62. 秘书的文档管理72.1 以“件”取代“卷”的优点72.1.1 文书整理分类标准更客观72.1.2文书整理工作更符合规律82.1.3 文书整理工作更简易确定82.1.4 文书整理手段更加现代化82.2 以“案盒”取代“案卷”的优点82.2.1简省了装订手续82.2.2 统一了文档工作82.2.3 方便了查
2、找借阅93. 结论9参考文献10致谢11摘 要：信息时代对秘书的素质有较高的要求，良好的修养在很大程度上决定秘书的成功与否。结合秘书工作的性质与特点，对秘书的行为进行观察与研究，分析秘书作为辅助角色不可或缺的修养成分。同时，指明秘书培养良好修养的目标与方向，探寻提高秘书修养的方法与途径，肯定秘书修养在秘书工作中的重要作用。改革开放以来，特别是加入世贸组织以后，我国的秘书文档工作逐渐与国际接轨。在科技技术日新月异的今天，运用先进的管理手段进行文档管理对秘书人员来说具有重大的意义。关键词：秘书，气质，修养，文档管理前言职业修养同人们的职业密切相关,是人们在社会活动中需要遵守的行为规范,个体行为的总
3、和构成了自身的职业修养。因此,职业修养具有自身的职业特征。秘书是负责掌管文档、安排事务并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。秘书工作非常繁琐,秘书人员是秘书工作的主体,能否做好秘书工作,在很大程度上取决于秘书人员所具备的职业修养。秘书人员要培养和提高自身的职业修养,提高自身综合素质,这样才有助于提高机关或部门的工作质量和工作效率,树立机关或部门的良好形象,密切党同人民群众的联系。1. 秘书人员的修养“修养”一词原意包括修身养性、反省自新、陶冶品行和涵养道德。马克思主义赋予“修养”新的含义，就是要进行自我教育、自我改造。这种教育和改造离不开群众的社会实践，离不开在实践中个人的主观努力。“修养
4、”这个词，从广义看是指人们政治、道德、学术以至技艺等方面进行的勤奋学习和涵养锻炼的功夫，以及经过长期努力达到的一种能力或思想品质；从狭义看，“修养”通常是指思想品德修养。思想品德修养是以人的政治态度、思想意识和道德品质为基本内容的。 修养的本质如同人的性格，最终还是归结到道德情操这个问题上。1.1 秘书修养在秘书日常工作中的作用(1)良好的修养使秘书在处理人际关系中如鱼得水人际交往是秘书工作的一个重要内容，有修养的秘书善于与人打交道，懂得人情世故，尊重他人，彬彬有礼，得到对方的认可与好感，得到对方的配合，有利于交际事宜的顺利完成。(2)良好的修养能有效地提高工作效率。有良好修养的秘书，对待工作
5、的态度就总是认真的、谨慎的，严格按照领导意图办事，及时完成领导下达的任务，适当场合为领导出谋献策，有效地保证工作质量，提高工作效率。(3)良好的修养使秘书有助于进行准确的角色定位秘书是领导的参谋，有修养的秘书就能恰如其分地把握好自己的角色。秘书无决策权，无权威性，更不可擅自主张，不可过分表现，偏离处于从属性角色的位置，给工作带来不良影响。1.2 秘书养成良好修养的途径1.2.1 气质修养现代心理学一般认为，气质是不依活动目的和内容为转移的典型的、稳定的心理活动的动力特征。譬如，情绪的强弱，意志力的大小，注意转移的难易，心理活动的倾向等表现。根据心理学理论。气质一旦形成就呈稳定的状态，表现为如何
6、与他人交往，如何流露喜悦与悲伤，如何学习与工作，甚至是如何休息，如何走路，都涂上了个人独特的气质色彩。俗话说“江山易改，本性难移”，指的就是人的气质具有稳定不易改变的特点。但是，气质也有可塑性，并非一成不变，在后天的生活环境的潜移默化下，仍然会有某种程度的缓慢变化。每种气质，各有所长，也各有所短，因此秘书应善于掌握自己的气质特点，逐步适应办公室工作的要求，以利于秘书工作的开展。1.2.2 心理修养要做好秘书工作，秘书人员的心理素质至关重要。首先，要注重性格的修养。秘书在注重气质修养的同时，也要不忘自身各方面性格的铸造。注重以下几方面的性格对于秘书气质修养。(1)坚韧的意志。现代秘书处于办公室的
7、复杂环境，困难多，诱惑也多，因此必须具有坚强的意志力，才能胜任秘书岗位。再者，鉴于秘书可以参加各种会议，起草或保管各种机密文件，又身处领导身边工作，对领导决策、领导行踪最熟悉，有些人必然会从秘书嘴里“探势头”、“捞八卦”，因此，秘书必须以坚强的意志力抵抗各种诱惑，不能讲的，绝对不透露一丝一毫。另外，秘书的工作中应始终贯穿着坚韧的意志，才不至于做事虎头蛇尾，中途放弃，令人难以满意。(2)稳定的情绪。秘书整天为领导，为单位处理繁琐的事务，工作永无止境，疲惫不堪尚且欲罢不能。而且，秘书在满足上级要求的同时，还得顾及与同事的相处以及群众的上访，往往不能兼顾，两头为难。凡此种种，容易引起秘书情绪上的起伏
8、。秘书不能“闹情绪”。(3)宽容的胸怀。秘书是领导形象的补充，甚至可以说是领导的分身，因此有责任以宽容的胸怀为领导分忧排难。比如，工作中受了客户的气，不可当场大发脾气，让领导下不了台。又如，与同事之间要竞而不妒，不应处处“监督”以抓其痛脚。为了协调工作的需要，秘书对下要容，对上要忍；容则能合众，忍则能抗压。其次，要克服秘书的心理障碍。良好的心理素质是秘书人员所具备的基本生存条件。(1)秘书的自卑心理。自卑是秘书人员常见的心理障碍。由于秘书处于从属地位，受上级的支配，与领导的一言九鼎形成鲜明对比；再加上秘书工作辛苦，繁，杂，细，却仍常受到批评责怪；秘书还常因工资有限而囊中羞涩，这一切，便容易使一
9、些秘书滋生自卑的心理，工作上压抑，缺乏热情。为此，秘书应确实认识秘书的职业特点，并非地位卑微，担当被支配的角色，只是社会劳动分工的不同，地位上实质是人人平等的。有了这种认知，秘书才能从根本上铲除低人一等的心理，为气质修养的提高打好心理基础。(2)秘书的高傲心理。这是相对于自卑心理的秘书而言的。一些秘书恃“权”而傲，认为自己是领导的化身，于是以官自居，工作越位，擅自做主，甚至以权谋私，居高临下，欺压群众。然而，这种心理是在领导的背后秘密地进行的，一旦被揭发，前功尽弃。因此，秘书要时刻自我警惕，阻止这种心理的滋生、蔓延，彻底扬弃这种不正的职业心理。(3)秘书的盲从心理。秘书受领导支配，工作上处于被
10、动状态，于是，久而久之，养成了随风就俗的习惯，对领导一味的赞同、遵从，使自己的意向朝着对方的意向靠拢，毫无主见。这种秘书需要明白，秘书还是领导的参谋，必要时辅助决策，过于呆板的秘书是没有建设性意见的，要摈弃这种盲从心理，勇于大胆建议，创造性地工作。1.2.3 品德修养除了具备良好的心理基础，秘书还必须注重良好的品德修养。一是正气。保持正气，就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务，要尊重领导，只可以向领导献策，不要妄想改变领导意图。但是，服从不等于盲从，要有原则地协助、服务领导。领导出现错误，在适当场合时，要直言敢谏，阐明自己的观点，为领导拾遗补漏。诸如现代很
11、多领导阶层的腐败现象都祸起萧墙于秘书，领导以权谋私，秘书却包庇，甚至狼狈为奸；群众要走后门，也会瞄准秘书这一关卡。这时，秘书必须以凛然的正气抵抗住一切不正之风，在秘书这个岗位上把好关。另外，秘书总是围绕着领导工作，在领导面前，对一个人的评价，一言一行都会影响其地位的升降，甚至前途命运，因此，秘书的嘴巴必须谨慎，不能因为对某人偏见而“公报私仇”。那么，如何修养正气？秘书必须涂漆防腐，时刻提高警惕，不贪不谋，慎独隐微。二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明，交际轻浮，夸夸其谈，是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐，需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责，才能出色地完成任务。另外，秘书为领
12、导服务，也是为人民服务的公仆，因此，秘书的工作对象一方面是领导，另一方面是群众，在尊重领导的同时，还必须尊重群众。不可以身居“要职”而借上级的权威骄横跋扈，欺压群众，要与群众建立友善的关系，这样对秘书工作的开展才会大有裨益。秘书要秉着朴实的品德修养，对上对下，与人为善，建立良好的人际关系。三是甘当无名英雄。秘书工作的性质同时也决定了秘书默默无闻的地位，永远只能充当“幕后角色”，绝少抛头露面，更不可能到前台唱主角。秘书撰写各种文件，可是签名落款的是领导；苦思冥想出生动的演讲稿，可是上台的是领导；精心策划出精彩的晚会，可是表彰的红册上永远没有秘书的名字。就是说，秘书的成果往往是以领导或集体的面目出
13、现，自己只能默默奉献。这就要秘书要有甘当无名英雄的精神，同时，要从容地从事秘书工作，就要控制自己的表现欲，削弱权利欲，不与领导争风头，越位工作，弄虚作假。1.2.4才学修养学问可以改变修养。良好修养的秘书，不仅要具备以上的气质、心理、品德、等修养，还要有真才实学良好的文化底蕴及扎实的能力，才足以使秘书的参谋角色名副其实，与秘书的形象相得益彰，趋于完善。文化底蕴，是一个人深层次的文化修养，学识的总和，文化营养的贮藏量。它深藏于每一个人的内心世界，虽不会一下子外露给别人，而别人却能在你的行为中感受到它。它多少决定着一个人的胸怀、视野、气度和智慧，决定着他的思维方式和行为方式。秘书代表组织的形象，其
14、行为对领导、对组织造成不可低估的影响。秘书的工作涉及面广，哪个行业的知识都要懂一些，平日里广泛涉猎，博闻强记，在熟悉专业知识的同时，还需掌握例如科学、地理、文学、数理、法律、财政等方面的常识。一个秘书，要是领导吩咐撰写一份报告，可是想半天仍然毫无头绪，严重影响领导工作的效率；与外宾应酬，却时常思维闭塞，欲言无语。凡此种种，无不是秘书的能力体现，需要秘书有深厚的文化底蕴!同时，秘书的观察力、思维力、想象力、审美力、组织协调能力等也很重要。秘书才有可能跟着领导的思路转，洞察领导的意图，综合分析归纳各种材料，将零散的、未成型的意图清晰化，充分体现领导思想的闪光点；才有可能准确地判断是非，防止误入歧途
15、；才有可能发挥统帅的作用，搞好对内对外的大小活动。1.3 秘书养成良好修养的方法秘书如何加强自身的修养，才能淋漓尽致地发挥秘书的职能作用呢？首先，秘书要善于自我剖析，勇于正视性格缺陷，将自身性格导向完美。鉴于秘书工作的从属性和服务性的特点，秘书性格必须收敛，掌握火候。秘书要剖析自己性格中的缺陷，及时改正或克服，而不能听之任之。其次，秘书要为自己寻找一个典范，自觉地加以模仿。秘书日常生活中应留心观察具有良好修养的人，去其糟粕，取其精华。学习他们待人接物的方法，人际交往的技巧，辅助参谋的尺度等等。久而久之，秘书便会在潜移默化中加强自身的修养。最后，秘书要广泛阅读。读书可以使自己眼界开阔，心胸开阔，内涵丰富。古代文人士大夫们在仕途不如意，情绪低沉时，往往喜读庄子的逍遥游和屈原的离骚，以消解不良情绪，调节心理平衡，秘书应该从中得到一些有益的启示，通过广泛的阅读来形成一种文化背景，消解工作中遇到的各类难题。另外，阅读可丰富秘书的知识面，在参谋角色上如鱼得水、得心应手。2. 秘书的文档管理改革开放以来，特别是加入世贸组织以后，我国的秘书文档工作逐渐与国际接轨。2002年12月6日，国家档案局发布档案文件整理
