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1、新能源公司公文管理办法精品完整版 0 XX 新能源有限公司 公文管理办法 1 目的 为规范 XX 新能源有限公司（以下简称 XX 公司）公文管理，建立符合公司特点的公文体系，使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高运转效率和公文质量，制定本办法。 2 适用范围 本办法适用于公司各部门、各分子公司。 3 规定与程序 3.1 公文处理原则 3.1.1 公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。 3.1.2 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密安全。 3.2 公文种类 3.2.1 公司的公文包括以下种类： 3.2.1.1 决定：适
2、用于对重要事项作出决策和部署，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。 3.2.1.2 通知：适用于发布公文、转发上级单位和不相隶属单位的公文、传达要求各部门、各分子公司办理和需要有关部门负责人周知或者执行的事项、任免和聘用干部。 3.2.1.3 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。 3.2.1.4 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 3.2.1.5 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。 3.2.1.6 批复：适用于答复所属分子公司请示事项。 3.2.1.7 函：适用于不相隶属单位之间或部门之间商洽工作、询问和答复问题，以及不相隶
3、属单位间的请求批准和答复审批事项等。 3.2.1.8 意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法；答复对方征求对某项工作的意见。 3.2.1.9 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 3.2.2 公司公文的形式包括以下几种： 3.2.2.1 公司党委文件； 3.2.2.2 公司行政文件（函）； 3.2.2.3 公司纪检组文件； 3.2.2.4 公司工会文件。 3.2.3 对下列事项的行文，适用党委文件： 3.2.3.1 向上级单位党委呈报请示、报告和意见； 3.2.3.2 传达贯彻党的路线、方针、政策，作出重要工作部署； 3.2.3.3 公司各部门、各分子公司的有关人事（党内职务）任免事项等
4、。 2 3.2.4 对下列事项的行文，适用公司行政文件： 3.2.4.1 向上级单位报送请示、报告和意见； 3.2.4.2 向各部门、各分子公司发布重要事项或者法定事项； 3.2.4.3 传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，作出重要工 作部署； 3.2.4.4 向各部门、各分子公司印发具有普遍指导意义的通知、通报、意见等； 3.2.4.5 奖惩有关部门及人员； 3.2.4.6 转发上级单位重要文件等； 3.2.4.7 公司各部门、各分子公司的有关人事任免事项等。 3.2.5 对下列事项的行文，适用于公司发函： 3.2.5.1 向上级单位领导同志个人呈报报告性公文； 3.2.5.2 向上级单位办
5、公室或内设机构报告交办事项的办理情况； 3.2.5.3 向不相隶属单位或部门请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题。 3.2.6 向 XX 公司和地方政府等上级纪检单位的请示或报告，转发上级纪检单位文件和规定，公司纪委布置工作，适用纪检组文件。 3.2.7 向 XX 公司和地方等上级工会组织上报的文件，转发上级工会组织文件和规定，公司工会组织布置工作等适用工会文件。 3.3 公文格式 3.3.1 公司公文格式分为两种：红头文件格式、红头函件格式。公司内部行文尽量使用简便格式/表格格式。 3.3.2 公文用纸采用国际标准 A4 型（长 297mm、宽 210mm）,左侧装订。用纸天
6、头（上白边）为 7mm1mm，订口（左白边）为 28mm1mm，版心尺寸为 156mm225mm（不含页码）；正文用3 号仿宋字体，一般每面排 22 行，每行 28 个字。 3.3.3 红头文件格式由眉首、主体、版记 3 部分构成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线以下至抄送之间的各要素统称主体；置于抄送及以下的各要素统称版记。 3.3.3.1 眉首部分由公文份数序号、密级和保密期限、紧急程 度、发文单位标志、发文字号和签发人等内容组成。 a) 公文份数序号是公文印制份数的顺序号，由 6 位阿拉伯数字组成。涉密公文应当标注份号，顶格标识在版心左上角第一行。涉密公文应当根据涉
7、密程度分别标注“绝密” “机密” “秘密”，商业秘密等级依据XX 集团公司商业秘密管理办法确定，分为核心商密及普通商密。密级用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限用阿拉伯数字 3 号黑体字编排在密级之后，国家秘密等级和保密期限之间用“”隔开。商业秘密可在秘密等级前标识权属“XX”，商业秘密等级和保密期限之间用“”隔开。公文的密级需要变更或解除的，由发文部门或保密办公室决定。 b） 紧急公文根据紧急程度可标明“特急”、“加急”。一般 4 自公文发送后一个工作日内要求回复的，可标“特急”。三个工作日内要求回复的，可标“加急”。如需标识紧急程度，用 3 号黑体字，顶格标识在版心左上角
8、第三行。 c) 发文单位标识由“XX 新能源有限公司”加“文件”组成。发文单位标识上边缘至版心边缘为 35mm。发文单位标识使用小标宋字体，按照标识的字数设置合适的字号，用红色反线标识。联合行文时主办单位名称在前，“文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排布。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 d) 发文字号由发文代字、年份和发文顺序号组成。发文单位标识下空 2 行，红色反线之上 4mm 处，用 3 号仿宋体标识，平行文居中排布，上行文居左空 1 字标注，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“”扩入，序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字，即“XXX
9、X 新能源XXXX年 号”。联合行文使用主办单位的发文字号。发文字号由综合管理部标注。 e) 上报的公文需要标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字。“签发 人”三字用 3 号仿宋体，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体标识签发人姓名，联合行文应当标注各个联合行文单位签发人的姓名，每排 2-3 人。 3.3.3.2 公文主体由标题、主送单位、正文、附件说明、成文 日期、发文机关署名、印章、附注等内容组成。 a) 公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。标注在红色反线下空 2 行，2 号方正小标宋简体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词
10、意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号，出现缩略语以及具有特定含义的词语时用双引号。 b) 主送单位应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。位于标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体标识，回行时仍顶格，同级主送单位之间用顿号隔开，不同级之间用逗号隔开，最后一个主送单位名称后标识全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应在首页标识规范统称，并将主送机关名称移至版记，标注方法见“抄送”部分。 c) 公文正文。公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文种结构层
11、次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。其中第一层标题使用黑体字，第二层标题使用楷体字，第三层和第四层标题使用仿宋体字标注。当公文结构层次只有两层时，第二层序号可使用“（一）”或“1.”。 d) 附件。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用三号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数码（如“附件：1.”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首 6 字对齐。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第 1 页顶格标识“附件”，有序号时标识序号。附件的序号和名称前后标识应一致。 e) 成文日期即领导签发日期，任免文件以党委会通过日
12、期为准，联合发文以最后签发单位签发日期为准。成文日期原则上在正文下空四行处，右空四字编排。如有附件，在附件下空行。成文日期用阿拉伯数字标识，要标全年、月、日。 f) 印章。单一行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应
13、当上距正文（或附件）一行之内。 g) 加盖签发人名章时，在正文或附件说明下空二行右空四字加盖签发人名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；签发人职务应当标注全称。 h) 附注。上报的公文如有附注，用三号仿宋体，居左空二字加圆括号标识在成文日期下一行。 3.3.3.3 公文版记部分置于公文偶数页最后一页，由抄送单位、印发单位和印发日期组成。版记中的分割线与版心同宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间分隔线用细线。首条
14、分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 a) 公文如有抄送，左右各空一字编排，用四号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号后加抄送单位的全称、规范化简称。回行时与冒号后的抄送单位对齐，在最后一个抄送单位后标句号。公文如无抄送，应删除该要素。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排办法同抄送机关。既有主送又有抄送时，应将主送置 于抄送之上一行，中间不加分割线。 b) 印发单位和印发日期位于抄送单位之下，左空一字标注印发单位，同行右空一字表示印发日期，用四号仿宋体字。印发日期用阿拉伯数码标识。 c) 红头文件页码用 4 号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和版记页均不标识页码。公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。3.4 行文规则 3.4.1 行文应当遵循
