《文控中心文件管理办法》

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1、文控中心文件管理办法文控中心文件管理办法文件编号：版本/次：发 布：实 施：拟制审核批准更改记录版本/次主要修改内容或更改单号更改人更改日期发放部门口总经理口副总经理口管理者代表口资材部 口研发部 口中试部口生产部口品质部 口综合部 口销售部 口财务部1、目的：确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用 性,而且能够安全有效地被管理与使用。2、适用范围：凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书，外来资料与文件均适用。3、职责：4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作。4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。4.3管理

2、部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作。4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。5、管理规定5.1文控中心的主要职责：a. 制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。b. 负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。c. 严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。d. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。e. 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用f. 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之-Og. 每年对文件资料进行

3、一次清理，清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制。h. 资料外借需填写文件资料借阅登记表，并办理登记手续，按时归还，归还时需确认是否残缺。5.2文件材料的管理工作5.2.1文件资料材料的收集：a. 确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保 存、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。b. 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。c. 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。5.2.2文件资料的归档、建档与管理：a. 区分全宗，确定定档单位。b. 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干 层次和类别。份类除按大类外，同时

4、按部门、是否保密、保密程度来分。1） 大类分为：一级文件：QES;二级文件：QP;三级文件（规范、制度、标准）：QW; WI:作业指导书；四级文件：QR。2） 部门缩写：总经办： MR;研发部：YF;中试部：JS;资材部：ZC;品 质部：PZ;生产部：SG销售部：XS;综合部：ZH;财务部：CW。3）保密用Y表示，非密级则用 N表示。4）密级：绝密：AS;机密：CS;秘密：PS;无：OP。编码原则：口（文件资料大类）口口（部门代码）口（是否保密）口口（保密程度）口口（年份）口口口（流水号）。如综合部某份制度编码为：QWZHOP180001c. 归档前将资料分类，分组放置在待办文件夹内。d. 档

5、案排列：按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把文件、底 稿、附件请示和批复放在一起，编制档案目录和案内目录。e. 整理文件夹，使之厚度适宜，字迹难辨认的，应附抄件，以每一案 卷端正书写标题。f. 对因此公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。5.2.3文件资料的保管a. 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全；b. 公司设立专门人员地点或专用文件柜保存文件资料。c. 做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防 高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。5.3文件资料借阅、利用工作a. 因工作需要，公司内部人员需借阅文件资料，借阅时间超过

6、4小时，须填写文件资料借阅登记表，并办理登记手续方可借阅，到期归还；如需再借，应办理续借手续。b. 借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅白涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁；借阅文件资料交还时，须当面查看清楚， 如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。c. 外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。d. 公司内文件资料利用的方式有：1）提供文件资料原件；2）提供文件资料复印件。e. 出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品 信息、专题技术信息等。5.4文件资料

7、的鉴定和销毁a. 需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表，经相应核准人核准后方可销毁；部门颗部档案由部门主管核准销毁；凡属于密级的文件资料必须又总经理批准后方可销毁；一般的文件资料由管理者代表批准后方可 销毁。b. 销毁档案须两人以上人员共同完成，并填写档案销毁登记表。c. 对已失效的超过保存期、且无保存价值的档案应销毁，批准销售的公司文件资料，文控中心须认真核对，填写档案销毁登记表，将批准的档案销毁申请表和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。6、作业过程过程输入过程输出过程绩效1. 质量、环境、职业健康安全要求。2. 顾客要求（含外来文件及法 律 法 规 如RoHS/WEEE。3. 新项目

8、及各种更改。4. 各部门运作的实况。5. 持续改进的内容。1. 文件批准后的发放/回收记录。2. 外来文件评审批准后的发放/回 收记录。3. 文件制订/修改/废止申请单。4. 分类的文件管理清单。1 .文件的检索时间M、超过5分钟。2 .文件按规定时间内送达工各相关部门。7、作业程序流程目标输入作业方法描述输出信息时效/ 反馈职责100%评审1. 过程责任矩阵2. 各部门运作的实况3. 质量、环境、职业健康安全标准要求.顾客要求（含外来文件及法律法规如RoHS/WEE尊）7.1内部文件7.1.1 一、二级文件编制7.1.1.1 管理者代表组织人员 制订一级、二级文件草案，相关 区域副代表初审，

9、企管科通知召 开文件评审会议。文件草案管理者 代表、 品质部.制订文件人员体系文件编制.1 .生产工序需管制的重点2.工作特性需要3 .作业指导书4.标准、规范7.1.2三级文件编制各部门根据生产工序需管制的 重点或工作特性需要，由技术员 制定作业指导文件和检验规 范、标准等，部门经理批准即可 生效；如牵涉到跨部门运作， 则需更高一层领导批准。作业指导 文件、规范、标准技 术员、经 理.制定文件人员.各作业流程须管制的重点7.1.3四级文件编制各部门根据本部门的工作特点，作业流程以及需管制的重点，自 行设计表格，经企管科审核并备 份存档。表格表 单之格 式企管科.各部门主管流程目标输入作业方法

10、描述输出信息时效/ 反馈职责文件识别管制.审核、批准权 责7.1.4文件审核、批准权责、的文 核准系 审批体件品质 部文件 会审 经过 后24H内要 批准审核、 批准人 员文件等级/代码审核批准保存年限一级/QES管理者 代表总经理5年二级 /QP副管理者代表管理者代表3年三级/QW/WI部门组长级及 以上人 员部门主管3年四级/QR品质部根据记录清单.1. 文件草案；2. 各与会人员意见；7.1.4.1 一、二级文件由制订者将文件草案分发给各与会人员，并由制订者宣读、讲解，征求各方意见。各相关评审人员将评审意见反馈给制订者。若3/4与会人员经过，则该份文件可定稿。文件会审管理者代表、文件编制

11、人员文件草案完成后 5天内会审文件文件评审人员.1. 审议经过之文件2. 文控统一文件编号，格式3. 打印文件.7.1.4.2经会审已经过之文件，交由文控统一编号，统一格式，统一字号字体 打印，经制定、审核、批准者签名即 可发行，若审议未经过之文件，修改后再审议，直至经过为止。1.文件审核、批准文件编制人员.管理者代表、各主管负责人流程目标输入作业方法描述输出信息时效/ 反馈职责7.1.5文件的识别管制7.1.5.1本公司体系文件分四级，并以不同代码识别，如下表：文件识别管制1 .管理体 系文件要求2 .公司过 程流程图文件等级文件类别代码一级手册QES二级程序文件QP三级作业标注、规范等WI

12、、QW四级表格、 表 单、记录QR备注：一级文件/二级文件的代码依据体系 整合编制进行更改，三级文件/四级文件的代码保持不变。7.1.5.2文件编号规定、管理手册的编号由 7码构成，格式如下：口一一1 .文件等级代 码各部门管理者代表文件识别管制0重复,0错误1 .部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次。1 2 3 4 5 6 7 编码说明：第1、2码,代表*,缩写为：HVy第3、4、5码是针对质量、环境、职 业健康安全三个体系的代码，如Q表示ISO9001、E 表示 ISO140001、S 表示 OHSAS18001第 6、7码，表示文件序号（流水号），如01、02、03例：HW- Q

13、ES-01。 、程序文件的编号由6码构成，格式如下：口一一口口1 2 3 4 5 6编码说明：第1、2码，代表*，缩写为：HW第3、4码是程序文件的代码缩写： QR第5、6码，表示文件序号（流水号），如 01、02、03例：HW-QP-01。 、三级文件的编号由6码构成，格式如下：口一一口口1 2 3 4 5 6编码说明：第1、2码，代表*，缩写为：HW第3、4码是三级文件的代码缩写：QW或 WI;第5、6码，表示文件序号（流水 号），如 01、02、03例：HW-QW-01 或 HW-WI-01;作业指导文件：WI,其它三级文件：QW.1 .文件、记录的编号方法，版本版次的识别管理者代表、各文件持有人各相关部门负责人流程目标输入作业方法描述输出信息时效/ 反馈职责