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1、 发表信息管理论文：基于Wiki的企业知识管理应用方法研究摘要：Wiki是一种可供多人协同创作的超文本系统,最大的特点是开放性和共享性。它在建立企业知识系统、通过“心理契约”提高员工自主学习积极性、构建学习型组织、提供知识共享和协作平台等方面有着独特的优势。文章重新解构知识管理的过程,分析Wiki在知识管理中的作用,并通过对某知识型组织中心在企业知识管理方面的需求,构建针对该中心的Wiki管理体系,通过分析,探索Wiki在企业知识管理中的方法、优势以及需注意的问题。为Wiki在企业知识管理中的应用模式提供借鉴。关键词：Wiki;企业管理;知识管理;共享;协作1背景介绍随着信息时代的发展,互联网
2、在改变人们日常生活的同时也在一步步促进产业改革,应用逐步深入到企业的管理当中。以Wiki为代表的Web2.0的出现,表明了广播性质的知识传播媒介逐渐成为一种互动的、共享的网络平台。当知识进行共创分享互换时,是知识的叠加、递增关系和量变后集体的创新,是知识领域的链式反应。然而信息的爆炸,给企业知识管理和日常管理提出了更高的考验: 1) 一方面,海量的知识无法有效的整合筛选,形成结构化的对企业有用的知识体系; 2) 而另一方面,作为主要知识载体的员工缺乏共享知识的理念和平台,资源得不到有效的利用。信息时代并没有给企业的信息沟通和管理带来显著的革命,反而一些企业因为组织结构的日益庞大,导致了严重的日
3、常管理问题:内部沟通困难,整体绩效水平普遍偏低。Wiki所倡导的协作、共享、参与的理念与企业知识和日常管理中的需求不谋而合。这项研究就是基于Wiki的协作和共享的理念在知识管理方面的优势,分析企业知识管理的需求,探索Wiki在企业知识管理等方面的应用。2文献综述2.1Wiki介绍Wiki的诞生标志了新的工作和生活方式的出现,开放、自由、迅速、合作、信任、同步1。Wiki创始人沃德坎宁安将Wiki定义为允许多个用户通过简单的标记语言来创建和连接一组网页的社会计算系统,包含一套能简易制作、修改HTML网页的系统,再加上一套记录和编排所有改变的系统,并且提供还原改变的功能。它最大的特点就是允许普通用
4、户进行网页的编辑和新建,以共同协作维护网站的方式,汲取用户的智慧,进行知识管理工作。关于Wiki应用方面的研究主要有以下几个方面:教育教学、图书馆、知识管理;企业管理、商业领域。1) Wiki强大的知识整合能力以及协同的理念让人们首先与当前的教育领域相结合。Y.liu2在计算机科学技术课程的探索中的应用就是典型的尝试,文中建立了针对计算机课程的一个协作学习的Wiki系统:Project Wiki。页面主要分为:“项目公告”主要是用于老师发布信息,“公共角”是一个知识的共享平台,用于记录一些集体智慧。MyWiki部分是用于个人信息的管理,是这个Wiki系统的主体。2) 在图书馆、知识管理领域方面
5、,文献3指出,Wiki在知识管理中的特点就是能够记录交流相关的知识,同时进行归类,有助于知识的增长。知识是在交流中取得的。3) Wiki在商业领域的应用是当前发展的一个热点问题。Majchrzak4通过调研发现Wiki适用于寻求非常规的、创造性的解决问题的方法和可靠的信息发布。企业在使用Wiki的过程中,有三个方面的收获:第一,使工作变得简单;第二,提高个人声誉;第三,改进组织流程。在工作中的具体表现为:相关信息及时传递;知识更新及时;发布信息迅速;提高知识的再利用;提高合作效率。2.2企业知识管理与Wiki随着信息时代的到来,相比于资源管理,知识的管理在企业的生存中起到更为关键的作用5。企业
6、知识管理是指企业利用现代信息技术,调动人力资源学习潜能,发挥集体优势,形成组织的智商、集体的智慧,利用组织的知识和价值创造财富,提高企业核心竞争力和提升经济效益的过程。研究表明组织智商的高低与组织绩效的优劣直接呈现正相关的关系6。人们期待人工智能和专家系统的产生能够精确的有效的促进企业知识管理,但是实际上企业知识管理并没有达到预期效果7。计算机产生的结构化知识甚至不到32%8。根据美国知名知识管理咨询机构Delphi Group调查显示,42%的知识属于存在于员工脑海中的隐性知识,交流、分享是获取这些知识的一个重要手段。然而“在实践中人们发现,个人往往倾向于获取他人的知识,却不愿向他人提供自己
7、所拥有的知识,这种现象,事实上造成了知识共享的障碍”9。所以知识管理面临两个重要的问题:1)信息和人的管理,如何促进员工的主动学习,构建学习型组织;2)将存在于员工脑海中的知识显性化,形成组织的知识。也就是知识的共享和知识结构化问题。企业知识管理和项目管理、日常管理以及人力资源管理是分不开的。解决前面提到的两个问题,要调动员工的积极性,营造氛围和共同的目标理想。而“心理契约”是个人将有所奉献与组织欲望有所获取之间,以及组织将针对个人期望收获而有所提供的一种配合10。在员工与组织的相互关系中,除了正式的雇用契约规定的内容之外,还存在着非正式的、未公开说明的相互期望,它们同样是决定员工行为的重要因
8、素,这就是心理契约。知识性员工需要“心理契约”来进行有效的激励11。知识管理的一个难点是共享,在硬件上需要一个共享的平台。Wiki在知识管理方面,有如下的独特的优势:集体参与的决策,知识提供者和共享者能得到心理上的回报12。人人参与管理、编辑的主人翁意识,能够促进构建“心理契约”。中国人含蓄的特点,在一定程度上阻碍了隐性知识的发掘13,在知识管理中,除了按照基本的知识管理流程来进行企业知识管理系统的构建外,最重要的是对人的资源的管理,能够搭建有效的管理平台(比如Wiki),采用合适的模式(构建心理契约)才能达到知识管理的最优效果。3应用方案3.1需求调研为了解Wiki在企业中的应用前景,了解企
9、业对于Wiki系统的需求,我们以某研究中心为例,做应用方案的调研、设计、应用及评估。该研究中心的用户分为两类:普通学生、教师。需求如下:该中心具有典型的企业管理性质,应该具备的基本功能有:3.2某中心Wiki推广实施针对前面所做的需求调研,我们对Wiki进行了推广和应用:中心采用的Wiki的系统是Moin-Moin系统,主要是考虑到系统对于权限管理要求以及齐全的功能、支持多种接口的特点。项目功能模块设计如图2所示。中心项目首页清晰展示了中心科研项目的概括,按照项目进度将其分为四大类并进行相关定义。与此同时,还提供项目推进所需的软件硬件支持,包括常用管理资源和服务器页面链接。以项目“数字平面内容
10、支持技术平台”为例。页面包括的内容有: 1) 项目简介; 2) 项目计划书; 3) 团队成员; 4) 进度监控与更改; 5) 团队沟通记录; 6) 项目验收及成果汇总; 7) 项目所需常用信息。将这些丰富的内容整合后呈现出来的就是完整的知识管理的内容。这些知识管理和项目紧密的结合,具有典型的企业知识管理的特点。4应用分析4.1某中心知识管理内容从管理角度讲,中心是一个企业性质的组织,所以知识管理有典型的项目和管理性质。对象往往属于知识、技术性人才。中心是如何进行知识管理的?首先,信息的共享,包括:阅读资料、论文,自己的研究进展。第二,通过共享形成“心理契约”,共享最多的、进步最大的员工是企业心
11、理契约中对员工的一个隐形的期望和要求。第三,有效的知识整合,通过“最近共享信息”、“最多点击率”等方式,进行知识的筛选和吸收,迅速转换为一种集体的知识。4.2中心软件应用优点中心使用的MoinMoin是一款企业用Wiki软件,某中心用来管理知识和项目具有良好的效果。主要有以下几个方面的优势: 1) 站点结构清晰。很多Wiki网站有个比较大的弊病是结构不清晰,该中心采用标签的方式,让用户对整个Wiki的网站有一个整体的认识。方便用户进行操作。另外,每页内部都有一个页面的目录,便于用户查找相关的信息。在中心Wiki中的共享体现在大家对整体工作情况,以及每个人的工作进度、工作内容的把握。2)方便管理
12、。中心网站可以便捷的进行一些日常事务的管理,比如,可以利用网站进行请假,节省了双方会面的时间,组内成员可以通过简单的编辑,将自己的请假内容编辑到相关页面中,系统自动生成请假的表格;另外可以有效的进行任务管理。负责人向组内成员分配周任务,组内成员登录到自己的页面后检查到自己的任务,在周末提供相应的周报告,同时可以通过其他辅助设施,比如Email进行文档共享。3) 快捷沟通。快捷高效是Wiki的一个特点,中心的Wiki也不例外,通过和邮件系统的搭接,站内的每一次修改都会以邮件的方式通知相关人员。通过网站和邮件的双重提醒,保证信息沟通的快速高效。4) 有效的权限控制。MoinMoin具有高效的权限控
13、制功能,这是针对企业中部门繁多,人员复杂的现状的必要设计。在中心的Wiki系统中,我们可以深刻的体会到这一点,部分页面设置成“只读页面”,用于向用户提供一些信息,不需要参与互动,而在部分需要用户提供信息的页面则设计针对不同用户的可编辑页面,用户根据自己的情况添加、修改相应的信息。5Wiki在企业日常及知识管理中的应用总结5.1wiki应用中的优缺点分析结合在中心的应用情况,以及Wiki在其他企业中的应用资料,在企业的应用中,主要有以下几个方面的优点: 1) 知识共享与管理。企业的发展离不开知识的创新,Wiki通过最重要的知识共享理念,能够有效的汇聚集体的智慧,方便将零星的知识点集成庞大的知识体
14、系,有利于企业的创新,营造良好的学习、创新氛围。Wiki的这种自组织性和共享性,有效地解决了在第一章中提到的前两个问题。2) 信息传送的及时性,便于日常管理。Wiki能够通过共有的页面以及和其他信息系统(比如邮件系统)的搭接,有效地解决企业沟通问题。能够及时地传达各个方面的问题,避免信息失真现象,能够使企业有效的进行日常管理。3) 另外,Wiki操作简单,限制较少。通过简单的培训就能上手使用,很多专业的软件不能够在企业中得到推广的一个重要原因就是太多的限制和约束,使用起来不是很方便,而Wiki操作较为自由,能够发挥员工的主观能动性。4) 有效调动员工积极性。Wiki共享的理念赋予员工主人翁的感
15、觉,促进员工使用知识和学习知识的积极性。同时,我们也必须认识到Wiki在企业知识管理中的应用存在一定的缺点或问题,这些问题亟待解决,否则将达不到应有的效果。1) 知识的共享性。Wiki更强调的是一种集体智慧的体现,而忽略的个人的价值,所以在企业中应用的时候,一定要注意个人知识产权的保护,促进个人价值的体现。2) 界面人因设计。在Wiki中存在一个重要的问题是界面问题。很多Wiki引擎不支持较好的界面设计。3)安全性。在使用Wiki的过程中,用户被赋予了更多的权力,这就使得Wiki用户的一些操作可能会造成灾难性的后果,所以一定要保证用户的权限设置、界面人因设置、版本的管理,及时在误操作后能够迅速
16、地回到原来的版本中,以免造成损失。5.2Wiki应用整体策略在企业中进行Wiki的应用需要经过以下几个步骤:在企业的应用中。一般要经过详细的需求调研,基于需求选择合适的Wiki系统,并建立原型,进行系统的搭建,最后进行系统的评测和推广使用。同时还要注意以下两点:需求调研要全面,让员工参与到各个阶段当中。6结语总的来说,Wiki在企业知识管理等企业管理中的应用是非常广阔的。应用Wiki也是未来企业进行管理的趋势之一,很好地解决了企业在知识管理中缺乏系统的结构化的管理信息的工具以及缺乏督促员工自主学习和共享知识的平台的两大问题,并解决了在日常管理中的信息沟通的问题。Wiki已经越来越多的走进人们的视野,得到人们的关注,其所推崇的平等、共享等理念契合了时代发展的主题和需求,Wiki必将在未来的管理软件市
