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1、10沟通、参与和协商控制程序版次/修改码xx/0 沟通.参与和协商控制程序 文件编号 YBG-TCX10-xx 沟通.参与和协商控制程序1.目的 为使员工参与质量.环境.职业健康安全事务的协商与管理，确保内外部信息得到及时有效的沟通，制定本程序。2. 范围 本程序适用于本公司各岗位人员和各职能部门之间的沟通，与外部相关方的协商和信息沟通的管理。3. 职责3.1 公司工会负责选派员工代表参与（或组织员工参与）职业健康安全和环境信息的沟通与协商管理工作。3.2 办公室代表公司对外发布职业健康安全和环境信息，负责组织公司内部职业健康安全和环境方面的沟通，收集.整理和处理相关信息，负责受理顾客的投诉。
2、3.3 经营部负责组织与顾客的沟通。3.4 项目中心.设计部门.项目负责人或项目经理负责工程项目实施过程中与顾客及相关方的沟通。3.5 技术质量部负责管理体系运行及工程质量信息的传递与沟通。4. 程序4.1 外部沟通4.1.1与顾客的沟通1)沟通方式 与顾客沟通是贯彻以顾客为关注焦点原则的重要环节。沟通方式采用洽谈.回访.信函.会议和宣传等方式。经营部每周或隔周组织公司生产例会，沟通顾客意见。2)承接任务前的沟通 在项目要求评审过程中，需顾客进一步明示要求或需与顾客协商时，由项目中心及设计部门负责与顾客进行沟通。3)项目实施过程中的沟通 工程实施过程中，项目负责人或项目经理应根据需要将项目进展
3、情况及发生变化的情况反馈给顾客，负责协调内部相关部门与顾客的关系。4)项目竣工验收及交付后的沟通 项目中心和设计部门组织工程回访并将顾客的信息反馈至技术质量部，由技术质量部汇总分析并组织处理。5)办公室负责受理顾客投诉。4.1.2 与外部其他相关方的沟通1)办公室.项目中心和设计部门通过来往文件和电话.邮件及口头交谈等多种形式与外部其他相关方（包括相关的政府机构.上级主管部门.行业协会.所在社区及社区公众.供方等）进行信息沟通和协商。2)沟通内容主要包括： a)获取有关质量.职业健康安全.环境的法律法规及其他要求；b)获取相关方反馈的意见和建议；c)获取主管部门有关质量.职业健康安全和环境监督
4、检查结果；d)获取国家和地方有关预防自然灾害和流行性传染病的信息。3)办公室接受来自政府.行业主管部门.顾客的抱怨和投诉以及其他环境关注的问题，作为信息接受部门及时填写，向公司相关领导汇报后，根据领导的指示将信息及时传递给公司相关主管责任部门处理，负责跟踪处理情况，并将处理结果告知相关方。主管责任部门负责的归档。4)建设工程总承包项目及岩土工程勘察项目，项目经理或项目负责人负责组织合同执行中与顾客及其他相关方的信息沟通，项目中心作为信息接受部门将收到的外部信息填写于。如果该信息与公司相关部门有关，可将该表单及时传递给公司相关主管责任部门处理，负责跟踪处理情况，并将处理结果通报相关方。项目中心或
5、主管责任部门负责的归档。5)生产活动产生的环境因素.环境影响和职业健康安全风险，为外界所关注或影响到相关方时，项目经理或项目负责人应与外界进行信息沟通。4.2 内部沟通4.2.1内部各岗位和各部门之间的沟通1)公司内各岗位和各部门之间通过工作例会.简报.通知.局域网.电话.传真.邮件和口头交流等形式，进行有关质量.职业健康安全和环境管理体系有效性的信息交流。2)内部沟通内容包括： a)体系运行情况：如方针.目标指标的制定和实施情况；环境因素和危险源的识别和评价结果；b)绩效监测情况：如质量.环境.健康安全的例行检查结果；内审和外审的结果；管理评审的决定；有关法律.法规.标准的执行情况；事故事件
6、调查.处理情况等；c)其他信息交流：如公司会议精神和领导指示的传达.下级的请示和报告，员工的意见和建议等；d)工程质量信息：设计依据和基础资料的使用问题；技术标准规范的执行问题；内外协作配合问题；勘察项目和总包项目质量问题等。3)内部沟通方式包括： a)公司领导班子例会，中层干部会，工作总结会，生产例会，总工办公会，质量分析会等，必要时相关部门编制和传递会议纪要；b)公司网站.公司刊物.公告和宣传栏等形式沟通信息；c)信息中心组织更新本公司互联网主页.局域网共享等网络资源信息；d)技术质量部将有关管理体系运行信息通过各种渠道.方式向公司相关部门传递，确保信息得到沟通，并负责内部沟通信息的综合分
7、析和处理。e )各部门就工程质量问题填写信息反馈单，由本部门领导批准后，送交技术质量部。技术质量部对反馈的工程质量信息进行登记和综合分析，对各部门的处理建议进行确认后，在信息反馈单中提出处理意见，对重大问题组织研究解决，对共性问题制定纠正措施和预防措施，报管理者代表审批。技术质量部负责验证措施实施情况，负责的归档。4.3 员工的参与和协商 员工参与是管理体系有效运行的基本保证，各有关部门在组织下列活动时，应有员工参与进行协商：1)管理方针和目标的制定.修订和评审；2)管理体系文件，特别是健康安全文件的制定.修订和评审；3)环境因素和危险源的识别及控制措施的确定，适当参与事件调查；4)对影响他们职业健康安全的任何变更进行协商；5)对职业健康安全事务发表意见。公司工会应将员工参与和协商的具体安排（如协商会议通知.讨论事项等）形成文件，并通报员工或员工代表。5. 记录 信息反馈单 TCX10-016. 程序文件框图 信息反馈单 表TCX10-01 编号： 信息来源 时间 信 息 内 容 及 处 理 建 议 信息接受部门负责人： 日期： 处 理 措 施 及 实 施 部 门 主管责任部门负责人： 日期： 处 理 结 果 措施实施部门负责人： 日期： 验 证 主管责任部门负责人： 日期：6 第 6 页 共 6 页
