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1、世茂第一太平物业记录控制工作程序1范围本程序依据 GB/T19001- 2000idtISO9001:2000 标准中 4.2.4 条款和公司质量手册相关条款编制。适用于公司与质量管理体系 活动有关的各项记录，包括对服务供方相关的记录及培训、审核 和评审等记录。2目的规范质量记录控制和管理的要求，确保提供符合要求和质量 管理体系有效运行的依据。适用于全公司与质量管理体系有关的记录，包括来自供方提 供的记录。3职责3.1行政人事部负责记录的归口管理，负责对各部门的体系记录的控制进行指导。3.2各职能部门负责对本部门当年一般记录的保存。3.3各管理中心（处）负责对管理中心（处）当年一般记录进 行保
2、存。4程序4.1记录的确定、收集、分类4.1.1各部门所需的记录表格，由部门主管领导记录名称、内容、作用进行审定，记录由各部门文件管理员负责收集，并分类 保存。4.1.2公司所有与质量管理体系有关的记录分为体系记录（指管理评审、体系审核）和一般记录。4.2记录的编码规定4.2.1品质管理部根据质量管理体系运行需要，对质量体系记录表式统一标识编号。4.2.2记录编码内容由部门代号、服务分类代码、顺序号、状态号等内容组成。记录编码按文件控制程序中的规定执行。4.3记录的填写、保管4.3.1填写记录时应字迹清晰，内容完整，填写人、审核人、 批准人应履行签字手续，不应随意涂改或用铅笔填写，如需修改，
3、应盖更改章或签字。4.3.2需归档的记录，应由行政人事部（文档室）统一保管， 并按要求装订成卷。4.3.3保管记录时，应编制作业文件表格清单，保管方式 应便于存放、检索，公司各职能部门形成的一般记录应于次年年 初交行政人事部（文档室）保管，各管理中心（处）形成的一般 记录由各管理中心（处）按行政人事部要求进行属地保管，并将 保管记录清单造册交行政人事部。4.3.4记录的保管期限员工资料的保管期限为长期（永久）合同评审记录的保管期限为合同有效期后三年；管理评审记录、体系审核记录、不符合、纠正和预防措施报 告、供方评价资料的保管期限为三年；员工培训记录表的保管期限为一年；监控中心形成的录像资料（记
4、录），保存（管）期为一个月；行政人事部根据公司或法规要求对记录的保存期限另有规定时，应发文通知；其他记录的保管期限为一年；保管期限计算从记录形成次年开始起算。4.3.5各职能部门形成的一般记录，当年记录应由主办职能部 门指定专人保管，于次年年初移交行政人事部（文档室）。4.3.6各管理中心（处）形成的一般记录，由各管理中心（处） 指定专人收集、保管、存档。4.4记录的保护、贮存4.4.1记录的贮存方式为袋装、 盒装或磁盘存储，并设专人保 管，以便存取和检索。4.4.2应提供记录贮存的适宜环境，防止记录损坏、变质和丢 失。4.5记录的检索4.5.1查阅本部门与本职工作有关的一般记录应向文件管理
5、人员说明情况，并进行查阅登记。4.5.2因工作需要，需查阅质量管理体系记录时， 应先经所在 部门经理批准后方可查阅。4.5.3外单位人员前来查阅记录时，应携带所在单位介绍信， 经行政人事部报管理者代表批准后，方可查阅。4.5.4在合同商定期间，相关记录可提供给顾客或其他代表查 阅，但应经管理者代表批准后，方可查阅。4.6失效及过期记录的处理4.6.1对已过保存期，失效的一般记录由各保管部门负责及时 销毁，但需编制销毁文件清单由行政人事部（文档室）留存 归档。4.6.2质量管理体系记录由行政人事部负责销毁处理。销毁时要求编制清单，存档保管。4.7记录的管理4.7.1各部门、管理中心（处）负责填写文件表格清单，将所确定的记录表格一并报行政人事部备案。4.7.2记录表格需更改时，各部门应相应更改文件表格清单， 经审批人签字确认后，从生效之日起使用新表格，并将更改后的 表格清单及新表格交一份到行政人
