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1、公司财务档案管理制度方案 财务档案作为企业经济活动的和财务走向的一个反应和真实记录，是一个单位企业的经济状况的重要体现所在，财务档案的工作就显得尤为重要。下面爱汇的公司财务档案管理方案，供你参考。 第一条 为进一步加强会计档案管理, 保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查 阅、严防毁损、散失和泄密，根据公司法企业财务管制度及会计档案管理办 、 法等法律、法规的要求，结合我司实际情况，特制定本管理办法。 第二条 公司各级财务部门应严格履行财务职责， 负责本公司的会计档案管理办法 的具体实施。 第三条 本办法适用范围：集团所属公司应遵照本管理办法执行。 第四条 财务主管必须加强对会计档案管理工作的
2、领导，建立会计档案的立卷、归 档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严 防毁损、散失和泄密。 第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财务政策、管 理制度等专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要材料和证据，具体包括： (一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 (二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计 账簿。 (三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文 字说明，其他财务报告。 (四)其他类：财务预算及分析材料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计政 策、管
3、理制度、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案清册、会计档案保管 清册、会计档案销毁清册等。 第六条 会计档案的装订和保管 1、每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责立卷，装订成册，凭证用 绵纸封口并盖章，编制会计档案保管清册。 2、会计档案的装订。 会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他 资料的装订，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全，便于查阅。 3、会计档案的保管。 会计档案由财务主管指定专人保管，出纳人员不得兼管会计 档案。 会计档案由财务会计部门保管1年，期满后应由财务部门编造清册移交本公司档 案部门保管。 第七条 档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装
4、，个别需要拆封重 新的应会同财务部门和经办人共同拆封，以分清责任。 第八条 会计档案的借阅1/3 1、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出。 如有特殊需要须经上级主管单 位或单位领导、会计机构负责人(会计主管人员)批准。 2、公司外部单位借阅会计档案时，应持有该单位正式介绍信，经被借阅单位会计 主管人员和单位 _批准后，方可办理借阅手续。 本单位内部人员借阅会计档案时， 应经本人所在单位财务主管或单位 _批准后，方可办理借阅手续。 公司总部部门因 工作需要须借阅各分子公司会计档案时， 应经公司财务总监和被借阅单位财务主管批准 后，方可办理借阅手续。 以上所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，
5、将借阅人姓名、 单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。 格式如下： 查阅会计档案登记备查本 借 出 日 借 阅 部 借阅/复制 核 准 凭证本数编 凭 证 起 讫 归 还 日 备 期 门 人 人 号 号 期 注3、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽 换、携带外出或复制原件。 如有特殊情况，须经本单位领导和财务主管批准后方能携带 外出或复制原件。 4、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 5、所有内外部会计档案借阅，一律须被借阅单位财务部档案管理员全程陪同，借 阅地点仅限本单位档案室或财务部门。 第九条 会计档案的保管期限严
6、格按照会计档案管理办法执行。 相关会计档案 保管期限如下： 序号 一. 1. 2. 3. 二. 4. 5. 档案名称 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 会计账簿类 总账 明细账 保管期限 15 年 15 年 15 年 15 年 15 年 备注 涉及外事的会计凭证为永久保存包括日记账2/3 6. 7. 8. 三. 9. 10. 四. 11. 12. 13. 14. 15. 16 17日记账 固定资产卡片 辅助账簿 财务报告类 月、季度财务报告 年度财务报告(决算) 其他类 会计移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对账单 会计政策 管理制度 第十条 会计档案的
7、销毁15 年 15 年 3年 永久 15 年 永久 永久 15 年 15 年 10 年 10 年现金和银行存款日记账保管 25 年 固定资产报废清理后保管 5 年 包括各级主管部门汇总财务报告 包括文字分析 包括文字分析1、会计档案保管期限满，需要销毁时，应由本单位档案部门提出销毁意见，会同 财务部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册，经本单位领导审查，报请集团 总裁、董事长批准后销毁。 但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立 卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。 2、销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对;各单位销毁会 计档案时应由档案管理部门和财会部
8、门共同派员监销，上级主管部门派员监销。 3、会计档案销毁后，经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁 日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归 入档案备查。 第十一条 奖惩办法 对会计档案保管较好，有突出贡献者，予以奖励。 对违反会计档案管理者，视情轻 重，予以行政处罚，情节较严重者由司法机关追究刑事责任。 第十二条 本管理办法未涉及到的其他事项按有关规定执行， 本办法解释权归公司 财务部门。 第一章 总则 第一条 为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管 理制度，保证财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损
9、、散失和泄密，使 其规范化、系统化，特制定本制度。 第二条 财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档 案管理、年度报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档 案管理、档案管理。 其中每部分需依据具体情况进行详细分类。 第二章 会计档案管理 第三条 会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录 和反映公司经济业务的重要史料。 具体包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。 2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 3.财务报告类：月度、季度、年度财务
10、报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它 财务报告。 4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、 其它应保存的会计核算专业资料。 第四条 每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责立卷、装订成册、编制会 计档案保管清册，档案依据分类，分别保存，凭证按月保存，次年初将本年账簿存档。 第五条 应指定专人负责会计档案的保管工作，档案柜由专人负责分类，档案柜钥匙由 专人负责保管。 第六条 保存的会计档案不得外借。 如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以 提供查阅或者复制，并办理登记手续。 查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂 画，不
11、得拆封、抽换会计档案。 第七条 财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部 门、日期、查阅内容、归还日期等。 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 类。 第九条 会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。 第十条 对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。 1/ 4 第十一条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管 期限、已保管期限、销毁时间等内容。 2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁册上签
12、署意见。 3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。 4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计 档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。 第十二条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。 应独立抽出立卷，保管到结 清债权债务为止。 第十三条 计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光 盘进行备份保管。 第十四条 公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有 关的会计档案。 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出，移交
13、业务相关 方保存，并按规定办法交接手续。 第十五条 公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。 第十六条 公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 第十七条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由 交接双方的财务负责人负责监交。 交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移 交清册上签名或盖章。 第三章 年度会计报告及审计资料管理 第十八条 年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、 类别分别由专人保管。 第十九条 年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。 如公司内部单
14、位或股东等需要查阅或复制， 第二十条 年度报告及审计资料原则上不予外借。 需经公司借阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并 由接收人签字或盖章。 第四章 资金类档案管理 第二十一条 资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、 资金台账、融资台账、信息等方面。 第二十二条 资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。 2/ 4 第二十三条 融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件归 档。 第二十四条 资金类档案的管理应执行公司保密制度。 第五章 预算档案管理 第二十五条 预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算调整方案，预算执 行情况等，涉及收入、成本、费用及资本性支出等方面。 第二十六条 预算档案按年度分类保管。 年度预算应永久保存。 日常往来财务文件、 第六章 日常往来财务文件、决议档案管理 第二十七条 日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。 其中内部往 来财务文件包括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告” 、 “内部通知”“股东会决议”“董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国 、 、 内外往来文件。 第二十八条 日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件 等等;外部往来财务文件应依据往
