2021年人事、行政、前台工作职责

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1、人事、行政、前台工作职责 1、组织制定公司规章，并督促、检查制度的贯彻执行。 2、组织设计和完善公司的组织结构，做好定岗定编，合理有效配置资源。 3、组织开展岗位（工作）分析，编制职位说明书与岗位规范，建立健全岗位责任制。 4、负责人员，通过多种渠道为公司寻求合适的人才。 5、负责新进期的跟踪，晋升提薪及转正的签订并形成相应档案资料。 6、负责制定公司计划，组织人员参加培训，评估培训效果。 7、负责组织实施考核，统计考核结果。 8、负责核定各岗位的工资标准，编制年度薪资调整方案，核算每月员工的工资。 9、负责代表公司与员工签订劳动合同及其保管工作。 10、负责社会保险及商业保险的办理。 11、

2、负责建立健全员工的人事档案。 12、负责公司员工奖惩、差假、产假以及升、降、调、辞等人事调整手续办理。 13、负责员工。 14、负责协调员工关系，解决劳动纠纷。 15、负责组织企业文化建设。 16、负责公司人力资源信息的上传下达工作。 行政专员工作内容和工作职责 1、制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善， 2、文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类再按要求进行归档。 3、例会组织与纪要：按要求安排好每周、每月的例会，通知的下发，人员的

3、到会情况，会议纪要的记录和存档。 4、车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司 _员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地，送到火车站或机场。 5、卫生、纪律、基金箱等管理制度监管：保障有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和-谐的工作氛围与高效运作的工作效率。 6、部分采购工作：办公用品采购、工作采购、快餐店易耗品采购、公司易耗品采购工作。 7、外联性质的工作：宣传册、名片、手提袋、集体活动的用车、机票、火车票的咨询和联系工作，及其他需要和外部单位协调协商的工作。 8、协助快餐店的部分工作：暂住证，健康证的办理。 接待专员岗位职责: 1.服从前台接

4、待主管的领导，按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务 2.负责访客、来宾的登记、接待、引见，对无关人员应阻挡在外处理 3.熟练掌握公司概况，能够回答客人提出的一般性问题，提供常规的非保密信息 4.负责电话、邮件、信函的收转发工作，做好工作信息的记录、建档 5.负责公司文件、通知的分发，做好分发记录并保存 6.配合接待主管完成部分文件的打印、复印、文字工作 7.负责管理前台办公用品及办公设备的清洁保养 8.维护前台区域内的整洁，进行该区域内的报刊杂志、盆景植物的日常维护和保养 9.执行公司考勤制度，负责员工的外出登记，监督员工刷卡 10.对工作中出现的各种问题及时汇报，提出工作改进意见 11

5、.完成领导交办的其他或临时工作 二、工作流程： 1、客户进门起身迎接并询问来访事由； 2、登记客户来访登记薄，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初 次拜访，不得将公司领导的各种 _随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式； 3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻； 4、准备招待茶水饮料； 5、通知相关工作人员有人来访； 6、及时添加茶水添加茶水,来客告辞时起身道别； 7、客人离开后及时清理水杯及烟灰缸，桌椅、保持会客室的整洁； 8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的 _、需转告事宜并在客户来访登记簿上登记，及时通知相关人员若来访者表示下次再来，则需在客户来访登记簿注明； 9

6、、及时转告相关工作人员来访者的 _以及事由，并确保工作人员及时回复； 10、及时将用完的客户来访登记薄交由行政归档。 注意事项： 1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时会客室； 2.客户来访登记薄的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档； 3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复； 4、不得随意把公司领导及其他工作人员的 _告诉第三人。 三电话的接听和记录 工作流程： 1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语； 2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉； 3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作； 4、对方所要找的人不在时，应询问

7、对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话； 5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒； 6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。 7、将需要转达的内容及时记录在电话记录表上； 8、记录后5分钟内及时通知被传达人,并确认对方接收信息正确无误。 9、及时将用完的来电记录表交由行政主管归档。 注意事项： 1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和； 2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在来电记录表上记录来电时间、内容、信息接收人等需要转接的及时将电话转给相关工作人员； 3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息 相

8、关记录：来电记录表前台 四文件快递的收发 工作流程： 1.接收文件需请对方填写文件快递收件登记表，（送件人的时间 姓名 物品名称 快递单位名称 运单编号 收件人的姓名 _等） 2.寄件时须填写好快递单据，并留好存根，同时需填写文件快递寄件登记表（寄件人的姓名 时间 物品名称 快递单位名称 运单编号 收件人的姓名 _等） 注意事项：填写字迹需清晰，内容需详细 行政人事助理兼前台岗位职责xx-06-29 14:15 | #2楼 一、行政工作： 1、负责前台台面及公司LOGO的卫生、保证前台电脑、电话及传真机的清洁及正常使用；保持前台干净、整洁； 2、负责公司来访客人的接待；并保持办公区域（除开放办

9、公区）的整洁； 3、负责预定公司出差人员的机票、火车票； 4、负责与物业联系，解决办公区域内的相关问题； 5、负责员工的午餐预定、收取午餐费用； 6、负责办公室卫生纸、饮用水补充订购。 7、统计办公用品的需求，月底向运营经理提供公司购买办公用品清单；并完成采购工作。依据OA申领手续发放办公用品。 8、负责公司统计各项报表的报送及开具相关发票事宜； 9、每月结算快递、办公用品、物业等各项费用交给财务。 10、完成领导布置的其他任务。 二、人事工作： 1、协助人事部经理为新入司员工办理相关手续，并按规定建立员工档案，之后发给行政人事部经理存档； 2、完善员工档案、通讯录； 3、负责办理员工离职时办

10、公用品的退还工作。 公司行政前台岗位职责xx-06-29 23:53 | #3楼 1、负责公司总机电话的转接工作，熟悉各分机号码，对未能联络上的电话，记录在案并及时转告、负责来访人员的登记、接待。绝不允许前台空置无人，如有特殊情况，找人接替。 （1）对来访人员，礼貌的了解基本情况后，请来访者到会议室稍坐，及 时联系其要找的人。 （2）对人员，请面试人员出示招聘简历，带到会议室等待，准备好 招聘信息表，并通知相关部门领导进行面试。 （3）接待公司的重要客人或者总经理的朋友等，将其带到总经理办公室， 准备好茶、热水及杯子，来宾就位后上茶（根据客人喜好准备茶、咖 啡、白水），随时关注来宾是否需要加水

11、，会客完毕后将桌子清理干 净（如有吸烟者，准备烟缸，会客完毕后将烟缸清洗干净） 2、保证行政电子设备的正常使用，包括：打卡机、传真机、复印机等，若出现故障，及时联系供应商，饮用水的订购；员工考勤休假情况的监督与管理，并协助人事进行面试通知、招聘接待及员工入、离职等手续； 3、日常办公用品、桶装水、工作餐的统计、预订、数据汇总和分摊费用； 4、打印、复印文件和管理各种表格文件，管理办公用品，管理打印机、传真机、等办公器材； 5、负责公司领导及需安排午餐客户的午餐预定； 6、办理新员工工卡、考勤的指纹预留，负责员工考勤管理、外出登记管理及统计、协助HR部门制作考勤; 7、公司进行培训、或者召开会议

12、时，须提前到会议室，做好准备工作。包括设备（电脑、投影仪、灯光等）的检查，会议座椅的摆放和清洁等；会议结束后，将会议室回归整齐。 8、其它行政一般事务，并兼职人力资源助理工作。负责每月办公用品申购汇总，办公用品采购，并对办公用品的领用、发放、出入库进行管理。 入职员工办公用品的领用及座位安排 9、负责公司新进员工办公地点、办公桌椅、门卡、电话、办公用品等前期准备工作以及离职员工的交接工作； 10、负责与大厦物业、办公设备供应商等协调联系，以维护办公室环境卫生，保障良好的办公环境和办公设施正常运转； 11、负责员工日常及差旅报销单的初审及上报工作;部门各项费用统计、结算、支付、报销；老总手机充值

13、 ；更新管-理-员工通讯地址和电话号码等 _；印名片、绿植租摆的预定及与物业的费用对账结账； 12、负责办公室行政秩序管理，包括办公设备维护、办公家具摆放、办公环境整洁、人员着装等； 13、负责组织安排公司例会、办 _或会同有关部门筹备公司其它会议及有关重要活动 14,负责董事长、总经理及本部门有关文件的打印、复印、传真收发事务;为总监级别以上员工提供文件录入、打印、复印，邮箱管理等行政秘书工作； 15，负责与其他部门的协调工作，做好信息的上传下达； 16、负责公司信件、包裹、报纸等东西的收发与转交，收件或寄发快递时，均要做好登记工作，避免快件丢失；统计当月快递发放明细，核对快递公司对账单，报

14、销相关费用。 17、负责公司员工出差/公司来访客户所需机票、火车票及宾馆预订； 行政前台工作职责xx-06-29 15:55 | #4楼 一、行政前台接待 1. 接待来访者 接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候，并水给客人倒水或饮料。 2. 接待咨询者 若有业务咨询者来访，应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。 3. 接听转接电话 前台是总机电话，接听电话时，应先说“您好，艾瑞根”，然后根据情况判断是否需要通知公司相关人员接听。 4. 接待推销人员 上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知希望他们在公司休息时间（如：午餐时间等）再来。 二、传真及信件转交 1. 转交传真 关注电子传真接收系统信息，一旦收到传真，应快速、仔细辨认接收人或接收单位，并及时以集团OA系统或其他方式转交，必要时应电话提醒查收。若接收人是总经理或其他高管，应转交其秘书，并电话提醒查收。 2. 转交信件 收到信件时，应快速、仔细辨认收件人或收件单位，并及时通知收件人前来领取。若收件人是总经理或其他高管，应尽快送至其办公室