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1、勿XIS众美附件6石家庄区域公司工程档案管理办法一、目的为使我公司工程档案完整、准确、安全并能有效利用，充分发挥工程档案在今后工 程管理、工程维护中的作用，根据国家有关文件规定和集团档案管理制度，结合公司实 际情况，特制定本办法。二、适用范围本办法适用丁石家庄区域公司及各工程项目部门。三、术语3.1工程档案指公司各建设项目从提出、调研、可行性研究、立项审批、评估、勘 察、设计、招投标、施工、检测、监理到竣工备案全过程中直接形成的具有保存价值的 文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料。3.2工程项目部门指公司所有在建工程的项目部门。3.3建设工程文件指在工程建设过程中
2、形成的各种形式的信息记录，包括工程准备 阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。3.4竣工档案指各参建单位将在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的工 程文件、图纸，并按规范整理成案卷。3.5施工文件指施工单位在工程施工过程中形成的文件，也可简称施工资料四、职责与权限4.1公司行政部是工程档案工作的归口管理部门，其主要职责是：1）负责按统一标准对工程档案的收集、整理、组卷等档案业务工作进行指导和监 督。2）负责检查、验收、管理公司在建项目的档案实体。3）负责在工程立项后对项目部工程档案员进行工程档案交底工作。4）负责各分支机构、一线业务单位工程档案业务指导工
3、作。5）负责工程档案的提供利用工作。4.2工程管理部、规划设计部及各工程项目部应高度重视工程档案管理工作，协同公 司行政部（以下简称集团档案室）做好此项工作。其主要职责是：1）规划设计部负责组织协调设计单位编制工程竣工档案，根据建设工程文件的 归档范围及保管期限表（详见下文附录B）移交设计单位应归档文件，同时负责本部 门业务范围内与工程相关的文件归档工作。2）各工程项目部负责组织施工、监理等参建单位编制工程竣工档案，并且保证所 有参建单位的工程文件及竣工图全部归档，无一疏漏。3）各工程项目部负责监督检查施工过程中的施工文件收集、整理、立卷工作，确 认施工文件及竣工图纸完整准确（确认施工文件不得
4、有缺项、确认竣工图纸与工程竣工 后现状一致）。4）各工程项目部负责本部门所届项目的前期基建文件、项目管理文件、竣工验收等文件的收集、整理、立卷及移交档案室的工作。5）各工程项目部督促监理单位负责监督检查各参建单位的工程竣工档案编制工作， 对施工文件及时签署审核、鉴定意见，并负责本公司监理文件的收集、整理、归档。五、工程档案管理及归档范围5.1项目立项批准后，项目部应设专人、专岗负责项目文件积累、整理、审查工作， 对各参建单位施工文件深入现场实行跟踪管理。5.2各项目部要求各参建的单位必须配备专职资料员，明确资料员的职责，检查施工 进度和质量的同时，对项目施工文件的收集、整理、审定工作进行检查；
5、项目竣工验收 时与竣工档案验收同步进行。5.3工程档案工作要与建设项目进度同步，各项目部工程资料员应在施工单位进场时， 向施工单位明确提出竣工档案编制的要求，确定未来的竣工档案编制的形式、套数及质 量要求。要求施工单位做到工程文件存档与工程进度同步，不能滞后补做也不能超前做 好。5.4工程项目部应与公司档案室密切配合，档案室管理人员应当参加施工项目交底会、 参加项目工程质量和进度检查、参加工程项目档案验收检查。5.5项目部应把工程档案工作纳入工程建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导 和工作人员岗位职责。将工程档案管理要求列入监理管理职责中，明确各方对工程档案 工作的责任。5.6工程档案管理
6、应纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程管理，具体 如下:1）项目在签订设计、施工、监理等合同（协议）时，应根据建设项目归档文件范 围，明确乙方单位应提交甲方单位工程档案（包括电子文件）的内容、版本、套数、费 用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件的整理、归档的责任。2）项目结算时，成本部门须到档案室签署意见。档案部门根据合同（协议）对乙 方提交工程档案进行检查、验收，合格后签署同意付款意见，财务部门再履行付款手续。5.7工程档案归档范围5.7.1工程档案归档范围主要有五部分： A类基建文件、B类监理文件、C类施工 文件、D类竣工图 E类各类设备操作说明书及使用说明。5.7.2基
7、建文件：基建文件是建设单位从立项申请并依法进行项目申报、审批、开 工、竣工及备案全过程所形成的全部文件。按其性质可分为：立项决策、建设用地、勘 察设计、招投标及合同、开工、商务、竣工验收、备案及其它管理文件。基建文件包括：a立项决策文件：项目建议书（代可行性研究报告）及其批复、有关立项的会议纪 要及相关批示、项目评估研究文件及专家建议。b建设用地文件包括：征占用地的批准文件、国有土地使用证、国有土地出让合同、 规划意见书、建设用地许可证等。c开工文件：建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、工程开工分别由规划、 环保、消防、节能、节水、人防、卫生防疫、交通、园林、市政、通讯、质量监督、供 电、
8、供气、供水、公安等有关职能部门的审查意见及批准文件。d验收备案文件：消防、环保、人防、节能、档案、规划验收、竣工备案表等政府 部门形成的验收文件。e勘察设计类文件：（1）工程地质勘察报告、土壤氢浓度检测报告、沉降观测报告、 高层建筑物风洞实验报告、建筑用地钉桩通知单、验线合格文件、设计计算书、施工图 设计文件审查通知书、设计方案审定意见、方案效果图。（2）设计合同、设计任务书、项目设计总结或说明。（3）专家的设计建议、项目评估文件、公司内部关于设计决策方 面的重要会议纪要、与合作设计方往来的文件及重要的会议纪要。（4）工程设计条件通 知单、委托设计任务书f商务文件：（1）工程投资估算、实施版目
9、标成本、工程结算书、工程量计算书、与 成本相关的各类呈批件。（2）涉及造价的重要会议纪要、各类工程合同。g招标采购文件：参照招标采购管理办法（1）招标计划（2）招标立项（3）招标 公告（4）供应商推荐/汇总表（5）供应商资格初审表（6）供应商资格审查评分表（7） 供应商入围审批表（8）标书发放登记表（9）回标登记表（10）开标记录表（11）谈 判纪要（12）技术标评标报告（13）商务标评标报告（14）定标会会议纪要（15）定 标报告（16）中标通知书。h工程管理文件：（1）与各施工方往来工程联系函、各类会议纪要、工程各阶段照片、 工程竣工总结。（2）建设单位项目管理人员名册（后附人员资质）监理
10、单位项目管理人 员名册（后附人员资质）设计单位项目管理人员名册（后附人员资质）2）B类监理文件、C类施工文件、D类竣工图、E各类操作手册及说明书详见附件 建设工程文件分类、归档范围及保管期限表5.8外埠各分支机构以附录B分类表为基础并结合地方规范，制订本地的工程档案归 档分类表。六、工程档案分类及档案号编制规则6.1众美地产集团工程档案归档内容可划分为8类：1 -前期基建文件及竣工验收文 件；2勘察设计阶段；3工程设计阶段；4监理文件；5一施工技术文件；6竣工 图；7工程管理（与各施工单位往来文件及项目部管理文件）；8 一招投标文件。6.2档号编制规则大类代号一一项目代号一一分类号一一案卷流水
11、号E/Fxxx x xxx 案卷流水号分类号 项目代号 大类代号档号中的左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上下位代码用-”短横相隔。大类代号（如附件1所示为E或F类，即工程技术类或招投标类）E/F;项目代号（见 附录A）;分类号：（见6.1所述）1-8类。6.3公司工程档案以卷为单位编写保管单位号，即卷号，每个工程项目的案卷均从001 开始编制案卷顺序号。6.4工程档案案卷应依排列顺序逐卷填写案卷标识符号，即档案号的内容。在每一案卷左上方为档号位置。七、工程档案验收及归档工作在工程项目正式验收之前两个月，项目部资料员首先做好以下几项工作：1）组织所有施工单位的项目负责人及项目资料员召开档案
12、预验收会议，明确编制 工程竣工文件及竣工图纸的套数及编制形式、编制的质量、档案的装具等事宜。石家庄 区域公司规定竣工文件及竣工图纸各编制 3套。2）总包方负责汇总各分包单位编制的施工文件，编写项目概况，内容包括工程位 置、规模、建设项目包括的专业系统以及目前工程档案整理情况。3）各分包单位负责其分包范围内全部施工过程文件的收集和整理工作，基本完成 工程档案的分类、组卷、编目等整理工作。4）确定各专业的工程文件组卷形式以及立卷原则，如，机电、给排水与采暖、空 调专业的物资资料报验不需要拆分组卷；消防水专业与给排水专业如果两个单位施工可 以共同编制一套竣工图等。5）施工单位要特别注意设计变更、工程
13、洽商与竣工图纸必须一一对应，互相符合。6）建筑竣工图必须加盖竣工图章、设计单位出图专用意、注册建筑（结构）设计 师意。7） 明确档案案卷封面名称，案卷题名要准确（见附录C）。8） 要求档案所有盒内首页为案卷封面 （见附录C）,其次为卷内目录（见附录D）, 最后一页为卷内备考表（见附录E）。八、工程档案的归档及移交8.1各项目在取得档案预验收合格证后的三个月之内，竣工六个月之内各施工单位、监理单位将工程竣工档案向建设方项目部移交。建设方收到竣工档案后，要注意检查以下几点：1）项目部要组织人员或是委托监理公司对竣工档案内容进行检查，检查的主要内 容：设计变更是否与竣工图相符，检查各专业施工记录文件
14、是否缺项，如发现不合格项 及时退回施工单位重新修改。2）项目部资料员审查工程档案立卷分类、 档案题名、案卷目录、贞次、有无错误， 变更洽商图纸的份数是否完整，更改的图纸和变更是否符合规范要求。 文件字迹是否活 晰、签字手续有无漏项。3）各专业设备说明书、操作手册、安装手册、维护手册必须齐全完整，必须有移 交目录，以备物业管理需要。4）要特别得注意小专业的档案是否归档。比如：擦窗机、柴油发电机、网架、白 叶窗、锅炉房、热力站、变配电站、电梯、室外绿化、夜景照明、小市政、停车场等工 程项目。5）施工单位移交纸质竣工档案必须与卷内电子目录一同移交。6）档案装具是否合格，公司要求一律采用城建档案馆的档案盒，案卷封面、封底 必须为100克以上的复印纸。8.2除监理文件和施工文件外，项目部资料员还应负责基建文件整理立卷和移交工作。（基建文件归档范围详见本制度5.7.2所述）8.3在确认工程档案收集齐全完整并符合案卷整理要求后，项目部资料员填写城市 建设档案移交目录（见附录F）,移交公司档案室。各分支机构、一线业务单位项目完 工后，移交各分支机构或一线业务单位档案室。九、附则
