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1、公文文件交换管理系统 ANSafe manage V4.02June 222010软件使用说明书 安君科技安君科技页 1目 录公文文件交换管理系统 ANSafe manage V4.02.0一、概述 .2软件模块介绍 .2 基础数据设置 .2 发文收文 .2 系统维护 .2二、软件操作介绍 .32.1 系统登录 .32.2 基础数据设置 .32.3 发文操作管理 .72.4 短信操作： .92.5 收文管理 .102.6 系统设备组成备注： .102.6.1 主机部分 .102.6.2 外设部分： .102.6.3.软件：sqlserver、公文交换收、发端 .10安君科技页 2一、概述ANS
2、afe manage V4.02 公文文件交换管理系统是由杭州安君电子科技有限公司研制开发，本系统由收文、发文、档案信息管理三大模块系统组成，子系统之间可自由转换，实现了公文收、发与档案信息一体化处理。该系统结合具体工作实践，采用大型数据库技术基础。经数家省、市、县党委办公厅（室）秘书部门和其它机关、企事业单位十余年的正式应用，系统不断修改完善，已日趋成熟。该系统自动化程度高、数据运算准确、可靠性强，取代了现有的各类机要文件登记本，可节省大量人力物力，是一款非常科学、实用的公文管理软件，特别适用于各级党政机关公文处理部门。 系统运行环境需求： 操作系统：WINDOWS2000 及以上操作系统；
3、 数据库：SQL SERVER2000； 软件架构：C/S； 硬件支持平台：安君科技 TBOX 电子箱；诺压短信 MODEM(单口)；软件模块介绍 基础数据设置管理员类型、用户单位类型、公文类型管理、常用短句管理、机柜管理、短信处理 发文收文发文操作、发文查询、收文查询、收文预期查询 系统维护系统重建、门禁管理、修改密码、操作日志、数据库备份、数据库恢复安君科技页 3二、软件操作介绍2.1 系统登录系统初次进入用户名为：Admin, 密码:123456发文端用户界面：2.2 基础数据设置2.2.1 管理员类型：设置管理操作员的类型并分配其权限，根据上方按钮可以方便的增加删除该类型，选择该用户的
4、名称后在“设置改类型权限”打开权限设置的窗口，根据选择分配用户的权限，在分配权限的时候注意不要把数据重建等重要权限不要附加给普通操作员；如图：安君科技页 42.2.2 用户单位类型：设置用户单位类型，如“市直属单位” 、 “企事业单位” ；2.2.3 公文类型管理：设置公文的类型；在公文类型处可选择公文是否及时短信通知，如果选择短信及时通知那么在发文后立即通知取件单位；2.2.4 常用短信语句设置：设置常用的短信内容与格式，比如：“您有一件紧急公文，请在接到通知后速来收文” ， “您有预期公文未取，请速来办理收文”等等。常用语句输入后每次使用调出即可。2.2.5 机柜管理：设置机柜 IP 地址
5、分配，本系统控制每个控制板的最大输出路为 60 路，当超过 60 门电柜时应相应增加控制板即可，每块控制板上设置相应的 IP 地址，请注意不要有冲突。将对应的柜门分配至控制板的输出端口，配置好后在该单位出可以手工远程开门测试门号是否正确；如IP:192.168.1.10 控制板（160 号柜门） ，IP:192.168.1.11 控制板（61120 号柜门）安君科技页 5选中其中的某个机柜鼠标右键选择“机柜操作”打开机柜的控制界面，可以实现下载数据（单片机内备份的开门记录） 、远程开门动作。如图：2.2.6 管理员列表：增加、修改、删除管理员；（仅限 admin 超级用户使用）2.2.7 用户
6、单位管理：增加、修改用户单位操作，增加用户单位里需配置用户所使用的柜门号，不能有冲突。用户单位的手机号为短信通知唯一的号码，请务必不要填错，否则短信无法发送。安君科技页 62.2.8 用户人员管理：增加、修改用户人员操作，增加用户人员信息时可使用 2 代身份证读取信息，系统联机 2 代身份证阅读器，将 2 代身份证放入读卡器上，听见“滴”的一声，用户信息输入完成。,登录口令为收文端验证时所需要的密码，该密码用户可以再收文端自助修改。操作如图:在用户界面处点击 进行用户指纹信息登记：选择用户进入指纹登记界面。选择需要登记的人员信息进入登记画面，每个用户可以最多登记 10 枚指纹信息，指纹比较好的
7、人员只需登记一枚指纹即可，其中显示红色的指头表明已经登记过信息，蓝色的是即将登记的指纹，首次登记指纹信息需 3 次核对过程，登记时候需平缓的在指纹扫描仪处按下指纹，如下：安君科技页 72.3 发文操作管理2.3.1 发文待机：在菜单中点击发文，进入此界面。发文人员在指纹仪上按下指纹后，系统自动进行身份验证，验证成功后显示该人员单位、个人信息后，进入发文主界面。安君科技页 8选择添加文档进行公文的添加，添加时输入编号、公文号、公文类型、点击“文档图像”进行公文拍摄留档，拍摄留档分“预览-扫描-应用”几个步骤完成：拍摄留档后进行发送单位目标的选择，最后选择保存后完成发文工作，如图：安君科技页 92
8、.3.2 公文类型及预期查询：点击基础数据中的“公文密级类型类型设置”点击对话框左上角“增加”按钮，添加需要的文件机密类型以及预期时间，确认后保存安君科技页 10系统会根据设定的预期天数发出收文提醒，并且可以手动取消提醒在发文收文界面点击“收文预期查询” ，可检索到所有预期文件，也可按照收文单位检索预期文件2.3.3 发文查询：可根据单位、人员、时间等查询发文信息：如图：安君科技页 112.3.4 收文查询：查询收文的时间、人员等信息；2.3.5 收文预期查询：查询预期没有收文的单位内容等。进入菜单可查询预期未取的单位信息、明细，进行短信关联短信操作后可给相关单位短信自动提醒；2.4 短信操作
9、：可查询已发送信息，根据定义短息短句群发信息；单独点对点发送信息、未发送信息查询等。图略；2.5 收文管理收文的软件工作都在电子公文柜上操作全部为自动处理，无需操作员。收文人员在电子柜上的指纹仪上按下指纹后，系统自动比对身份信息，核对信息正确后自动打开相对应的柜门，视频自动捕捉一张操作人员的画面，并且自动打印出收文的文件件数与清单，再实际的进行核对。完成收文工作。流程如下：2.6 系统设备组成备注：2.6.1 主机部分机柜、收文触摸屏主机、发文主机安君科技页 122.6.2 外设部分：指纹扫描仪*1高拍仪*1身份证阅读器*1短息猫*1 短信猫的加密狗*12.6.3.软件：sqlserver、公文交换收、发端软件安装注意事项：Sqlserver 安装时的登录方式注意选用两种登陆方式；数据库创建的方式可采用附加数据库方式，初始创建时候请选用脚本创建方式；身份证阅读器安装时，请将授权文件发在 c 盘的根目录底下；杭州安君电子科技有限公司0571-87176901,87176902,87176905http:/201005-01安装到服务器主机上安装在发文主机上安君科技页 13版权所有请勿抄袭
