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1、公文写作知识汇编第一章公文概述一、含义公文,即公务文书的简称,属于应用文。公文有广义和 狭义之分。广义的公文,是指党政机关、社会团体、企事业 单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文,是指党政 机关处理公务时所使用的公文。二、分类公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理 各级机关公务的工具,体现着组织的意志,表达着组织的主 张,显现着组织活动的行为目的。因此,公文的种类和体式 取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反 映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时,必须从 实际需要出发,根据本机关的职权范围、所处地位与发文目 的,正确使用文种。公文按其行文方向,可分为上行文
2、、下行文、平行文。 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文,如请示、报告 等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文,如决定、 指示、公告、通知、通知、通报等。平行文指同级机关或不 同隶属机关之间的行文,如函等。通知、公文纪要有时也可 作为平行文。公文按其时限要求,可分为特急公文、急办公文、常规 公文。公文内容有时限要求,需迅速传递办理的,称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种,紧急公文应随到随办,时限要求越高,传递、办理的速度也就要求越快,但要“快 中求准”。随着社会的发展,对公文的时效要求越来越高, 即使常规公文,也应随到随办,以提高办文效率。公文按其机密程度,可分为绝密公文、机密公文、
3、秘密 公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文乂称保密文件,是 指内容涉及党和国家的机密,需要控制知密范围和知密对象 的文件。文件的密级越高,传达、阅办、保管的要求也越严C根据国务院办公厅 1993年修订发布的国家行政机关 公文处理办法规定,公文种类主要包括:命令、议案、决 定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、 函、会议纪要。三、公文的行文关系行文关系,是各级党政机关、各个部门和单位之间的组 织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之 间的相互关系,一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属 关系,同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的 平行关系,不同系统的机关、部门
4、之间不相隶属关系。行文 关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。建立正确的行文关系,遵守必要的行文规则,有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理,避免行文混乱,防 止“公文旅行”,克服文牍主义,提高工作效率。一定的行 文关系,规定和约束了公文按照一定的方向运行,通称为行 文方向。行文方向是行文关系的反映。 行文方向分为上行文、 平行文和下行文。在具体行文中,根据组织关系和工作需要, 可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。遵照以下规则:按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。行文其他注意事项:主送与抄送应准确得当;一般应一 文一事;准确把握联合行文规定、
5、公布公文如不另行文,应 在公布时注明。第二章办公用文第一节通告一、通告的概念通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。二、通告的特征用于宣布一般性事项,有别于公告宣布重大事项。通告只在国内一定范围内公布,有别于公告向国内也向 国外公布。通告可以由各级机关、 人民团体、企业或事业单位发布, 有别于公告只能由地位较高机关发布。通告不写抬头,无主送单位。三、通告的种类周知类通告。主要是使受文者了解重要情况、 重要消息。因此文中不提直接的执行要求。执行类通告。主要向受文者交待需要遵守、 执行的政策、 措施以及其他行为规范,具有一定的强制力。四、通告的写作格式通告由标题、正文、发文机关和日期等部
6、分组成。标题 由发文机关、事由、文种构成。根据具体情况,也可使用发文机关加文种、 事由加文种或只写“通告”二字。正文 由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据,事项为须知和遵守的内容。 用“特通告如下” 转承连接。通告事项是面对大众的, 应简洁明了,叙述清楚, 通俗易懂,便于掌握。结尾部分可提出要求、 希望,并用“特 此通告”作结。有时也可不写,形式比较灵活。署名和日期 正文后签署发布通告的机关名称和日期。第二节通知一、通知的概念通知适用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;发布规章;传达要求下级机关办理和有关单 位需要周知或者共同执行的事项;任免或聘用干部。通知
7、大 多届下行公文。二、通知的种类印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关,批转下 级机关,转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以 及发布某些行政法规等。指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示 和安排,而根据公文内容乂不必用“命令”或“指示”时, 可使用这类通知。知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种 通知发送对象广泛,对下级、平级均可发送。事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置 工作,交待任务;同级机关及不相隶属的单位之间就某一项 具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助 办理等。任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职 务等。三、通知的
8、写作格式通知的写作形式多样、方法灵活,不同类型的通知使用 不同的写作方法。印发、批转、转发性通知的写法。标题由发文机关、被 印发、批转、转发的公文标题和文种组成,也可省去发文机 关名称。正文须把握三点:对印发、批转、转发的文件提出 意见,表明态度,如“同意”、“原则同意”、“要认真贯 彻执行”、,望遵照执行”、“参照执行”等;写明所印发、 批转、转发文件的目的和意义;提出希望和要求。最后写明 发文日期。批示性通知的写法。标题由发文机关、事由和文种组成, 也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分 组成。缘由要简洁明了,说理充分。内容要具体明确、条理 清楚、详略得当,充分体现指示性通知
9、的政策性、权威性、 原则性。要求要切实可行,便于受文单位具体操作。知照性通知的写法。这种通知使用广泛,体式多样,主 要是根据通知的内容,交代清楚知照事项。事务性通知的写法。通常由发文缘由、具体任务、执行 要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种,但写法乂与 一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开 会议的原因、目的、名称,通知对象,会议的时间、地点, 需准备的材料等任免、聘用通知的写法。一般只写决定任免、聘用的机 关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务即可。第三节报告一、报告的概念报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见 或者建议,答复上级机关的询问。报告属上行文,一般产生
10、 于事后和事情过程中。二、报告的种类综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作 综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性,写 作难度较大,要求较高。专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或 某一活动写成的报告,在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出 的报告。三、报告的写作格式综合性报告的写法标题 事由加文种,如关于 XX年上半年工作情况的报 告;报告单位、事由加文种,如东北师范大学教务处关 于XX年度工作情况的报告。正文 把握三点:开头,概括说明全文主旨,开门见山, 起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况,如依据、目 的,对整个工作的估计、
11、 评价等作概述,以点明主旨。主体, 内容要丰富充实。作为正文的核心,将工作的主要情况、主 要做法,取得的经验、效果等,分段加以表述,要以数据和 材料说话,内容力求既翔实乂概括。结尾,要具体切实。写 工作上存在的问题,提出下步工作具体意见。最后可写“请 审阅”或“特此报告”等语作结。专题报告的写法标题 由事由、文种组成,如关于招苞工作有关政策 的报告。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反 映报告专题事由,突出其专一性。正文可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见; 以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验,有的还 可略写不足之处和改进
12、措施;因工作失误向上级写的检查报 告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的 责任、处理意见及改进措施等。 结尾通常以“请审核”、“请 审示”等语作结。回复报告的写法标题与前两种报告大体相同正文 根据上级机关或领导的查询、提问,有针对性作 出报告,要突出专一性、时效性。四、报告的写作要求写综合报告应注意抓住重点,突出主要矛盾和矛盾的主 要方面。在此基础上列出若干观点,分层次阐述。说明观点 的材料要详略得当,以观点统领材料。专题报告,要一事一报,体现其专一性,切忌在同一专 题报告中反映几件各不相干的事项和问题。切忌将报告提出的建议或意见当作请示,要求上级指示 或批准。第四节通报一、通报
13、的概念通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情 况。通报届下行公文。二、通报的种类表彰性通报。主要用来表彰先进,介绍单位或个人成功 的经验、做法,以学习先进,见贤思齐,改进与推动工作。批评性通报。用来批评后进,纠正错误,打击歪风,指 出有关单位或个人存在的错误事实,提出解决办法或处理意 见。传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况;引起 人们的警觉与注意,对当前的工作起指导作用。三、通报的格式和写作要求通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如 国务院关于一份国务院文件周转情况的通报、关于人 大建议、政协提案办理情况的通报等。正文
14、表彰性通报和批评性通报一般分为三部分:主要 事实。表彰性通报要突出主要先进事迹,批评性通报要抓住 主要错误事实;分析指出事例的教育意义。表彰性通报,有 在阐述先进事迹的基础上,提炼出主要经验、意义和值得学 习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害,产 生的根源和责任,指出应吸取的主要教训等;决定要求。表 彰性和批评性的通报,应写明组织结论与予以表彰或处理的 决定,同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为 了防范和杜绝类似错误发生,批评性通报的结尾处,通常要 有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决 定要求。生效标识。在正文右下方标明发文机关名称,加盖 印章,写明发文日
15、期。情况通报有两种形式:一种只对有关事实作客观叙述; 另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提 出应米取何种对策的指导性意见。第五节请示一、请示的概念请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于:1.在实际工作中,遇到缺乏明确政策规 定的情况需要处理;2.工作中遇到需要上级批准才能办理的 事情;3.超出本部门职权之外,涉及多个部门和地区的事情, 请示上级予以指示。请示和报告既有相同之处,乂有区别。相同之处是两个 都是写给上级的上行文,公文里都有陈述意见,反映情况的 内容。区别是:第一,时间有别。请示跟报告相比,时间要 求更紧迫。请示写的情况是未解决的,属于将来时,报告写 的情况是已做过的,属于过去时;第二,内容的侧重点有别 请示着重于请示批准,报告着重于汇报工作;第三,要求有 别,请示要求上级必须回复,报告则不必,只供上级参考。三、请示的写法请示按请示目的分,可分为批准性请示和呈转性请示两 类。批准性请示 内容比较简单、具体,往往是一些较为细 小的实际事项的请求。请小被批准后,执彳丁机关范围也比较 小,常常就是请小单位自己。批准性请示一般由三部分组成:请示理由、请示内容、 请示结语。请示理由是文章的开头部分,常是导语式的,要扼要地 讲明请示的背景和根据,及概括地写出请示事项。复杂的一 般写成一段话,简