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1、组织会议的流程和细节（原创）我们是一个会议大国，几乎每天都在大大小小的开会，但是办好会议很不容易，特别是细节问题很容易忽视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的，组织人员只是负责把会议办的圆满，这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅，让领导满意，让参会人员舒心。结合多年参加会议和组织会议的经验，整理出一些基本流程和细节，以备组织会议参考。一、制定会议方案1.明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程2.特别是要组建筹备会议人员的分工一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组会务组：要提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况材料组：起草领导讲话、会议主持词、经验交
2、流发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录音、印发领导讲话、秘书组：起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、安排会场布置、制作桌签、座次表、联系照相合影。宣传组：负责联系新闻媒体，起草会议通稿，编发会议简报，落实摄影、录像。3.会议组织必须确定一人总体把握督促各项工作的进度、到位程度以及情况发生变化时及时调整方案二、前期考察工作（一）考察酒店：现在会议一般在酒店开，必须实地考察，了解酒店的档次、接待能力和合作能力。4. 住宿条件，床位数能否满足参会有人缘和办会人员的住宿，房间必须干净整洁，设备齐全。有可上网的电脑最好，现代人已离不开电脑和网络。5.会场情况，会场大小，座位数、桌子数
3、，进出是否方便，主席台的座位数，是否有小会议室供分组讨论用。6.所需费用、财务流程，开会必须根据经费宽裕程度组织，了结酒店的收费情况很重要。另外，会议上难免有一些支出需要现金，也要了解酒店是否能够提供方便，预借现金。7.酒店服务，酒店的商务部是否能够提供打印、订票、日用品的购买等服务，以及结算办法。8.用餐情况，用餐场地距离住宿和开会地不能太远，必须大气、高雅，能够提供自助餐和桌餐，有宴请必须提供主桌、桌签、扩音设备等。9.休闲娱乐，会议期间如果要丰富代表的生活，就要安排唱歌等活动，要了解包间大小、费用，是否健康。（二）考察现场：这一点主要是针对一些带有现场性质的会议，现场要有可参观的价值和条
4、件。10.必须根据时间和路途确定现场的个数，每个现场要有自己的特点和代表性，不能千篇一律。11.现场必须做好迎接参观的准备，参观内容的呈现方式、参观的路线，迎接方式、欢送方式，讲解员，扩音设备。12.现场要提供一份情况介绍，包括简介、特色。三、会议准备（一）通知会议13.起草会议通知，要明确会议内容、时间地点、参加人员，这是常规。14.会议通知细节之处有6点：是否要求参会人员准备发言、表演等，是否接站送站、是否收取会议费、是否要求给会议提供材料、食宿和交通费用、是否安排随行人员的食宿。15.必须要求参会人员按时间报回执，包括姓名、性别、民族、单位和职务、联系方式，其他要求如是否需要住单间、是否
5、需要接站，是否订机票和火车票，是否安排旅游，如果是少数民族，饮食有没有特殊要求。16.发出会议通知，必须确保被通知人收到通知。（二）材料准备17.起草领导讲话，这是会议的核心内容，必须高度重视，提前做好，确定有几位领导讲话，侧重点如何把握。讲话起草要征求讲话人的意见，并提前交给讲话人。18.会议所发材料，经验交流的材料应该包括发言的材料和书面交流的材料。是否有近期需要传达的重要文件，是否有需要讨论文件内容，是否有赠送的资料。19.还需起草的文字材料，包括主持词、总结讲话、致词、祝酒词等。（三）会务准备20.需要准备几个事情，制作会议横幅、宣传标语、桌签。要通知新闻媒体按时到会，知道会议安排，给
6、记者提供新闻通稿。21.准备材料袋，里面至少包括会议指南或会议日程、会议材料、代表证、餐票，最好有一个目录也放在里面。22.会议报到，至少安排三个人，一个人负责登记，分房间，一个负责发资料，一个预备轮换休息。如果收费还要另安排两人。报到册一定要填写清楚，以备制作通讯录。23.需要制作五个清单，一是最好提前把房间分配好；二是提前安排用餐的座位，餐桌要编号；三是开会的座次表，以便每个人对号入座；四是讨论分组表，每个人知道自己参加哪一个组的讨论（分组表要有讨论的会议室、召集人、联络员）；五是合影照相的位置表。24.会场布置，必须要有专门人负责布置会场，包括8个细节，横幅的悬挂，主席台座位的排列及桌签
7、的摆放，会场桌签的摆放，发言席的位置，音响要调试好，会场装饰用的花盆、花篮。要准备两支录音笔，做好领导讲话录音。是否准备投影提前考虑并调试好，服务员按时到位。25.安排领导房间，领导住的房间要提前去看，环境是否安静，是否有沙发（给领导汇报工作的地方），要摆放鲜花、水果、洗漱用品，会议日程，领导活动安排表。26.用餐准备，去餐厅的引路牌，餐厅桌子的摆放和编号，音响要提前调试。如果自助餐，特别是早饭，不能让领导去挤，要安排包间及陪领导吃饭的人。四、开会会场的气氛对领导的情绪影响很大，也是检验会议组织是否有序的重要环节，必须达到领导满意的目的。27.会前安排，会务人员要督促参会人员按时提前到会场，如
8、果有座次就可对号入座，否则要尽量让参会人员靠前坐，显得会场有气氛，（开会不愿坐到前面去，这是中国人的毛病），没到的参会人员要及时把他的牌子撤掉，不能让空在那里。要提前要求参会人员关闭手机、不要来回走动。28.要准备领导会前休息室，休息室要有服务人员，会场准备好要邀请领导上主席台就做。29.领导的讲话要提前备一份，以备领导忘记。年龄大的领导讲话最好用大号字印。30.把录音笔放在主席台桌子上，打开。31.必须要有人招呼领导的司机，否则他们不满意会传给领导。必须有人招呼记者。会议开始后会务工作的一大半就完成了，可以享受自己劳动的成果了，但是要坐在会场认真听会。五、后勤保障32.安排合影必须提前摆好座
9、次，以免到时互相推让。最好准备专业的合影梯台架，一般楼前的台阶上效果不好。33. 餐厅要有人专门负责，提前上好凉菜，准备好餐桌编号，准备好音响。34. 用餐的敬酒活动要文明、和谐，限制喝酒，避免有人喝多了，这时吝惜一点也无所谓。35.如果有唱歌的娱乐活动，要安排一两个专业一点的节目，最好有一个主持人，以免混乱局面。36.安排代表离会，尽量不要拖延退房时间。六、会后工作37.整理领导讲话，要印发。38.编发会议的简报，通报会议情况。39.制作会议的展板，展示开会的情况。 每次会议内容不同，可能组织形式不同，但是大同小异，而且这些细节也是一个开放的系统，需要不断补充和完善，希望大家能提供更多的细节
10、。项目计划书模板一、 项目的简要介绍 二、 项目的内容 1、立项依据： 根据国内外现状、存在的问题以及发展趋势进行阐述。 2、项目意义： 就其对产业的进步、经济建设和社会发展的推动作用方面进行论述。 3、项目的内容及目标： 就项目的内容和目标进行阐述。 4、项目可行性分析： 对项目进行可行性方面的分析，包括项目已有的单位、实力情况、现有条件、工作基础以及优势。 就存在的问题以及解决办法等进行分析。 5、需求预测及分析 市场定位及市场分析 用户分析 市场环境及前景 6、完成项目采用的方法。 就完成项目需要采用的方法进行阐述。 三、 项目发起人、股东方、管理和技术支持 1、项目发起方的背景： 就项
11、目发起方的情况进行说明。 2、项目发起方的业务，包括近三年的财务报表： 项目发起方的业务情况 项目发起方近三年的财务报表 3、项目发起方的主要股东和管理人员的简历。 四、 市场和销售安排 1、市场的基本情况： 该产品的主要用途 本地、国内和出口市场的目前容量、增长率，价格变化等。 2、该项目的生产能力、生产成本，单位销售价格、主要销售对象，和预计市场份额： 生产能力及生产成本 单位销售价格、主要销售对象 预计计划份额 3、产品的客户情况，销售渠道的安排： 客户情况 就客户的情况进行说明。 销售渠道 介绍销售渠道的安排情况。 4、目前市场竞争情况： 其他现有生产厂家 列举出其他生产厂家的情况，以
12、及最具有威胁性的地方。 计划新上的类似项目，替代产品的情况 列举出这些厂家的类似项目，替代产品的具体情况，指出其对现在项目的潜在威胁。 5、类似产品进口的关税和管制情况： 6、影响产品市场的主要因素：就能够影响产品市场的因素进行详细的分析。 五、 技术可行性、人员、原材料供应和环境 1、项目计划采用的生产工艺： 2、与其他公司合作的安排： 3、项目的人员培训和关键技术的保证： 人员培训 就人员培训进行阐述。 关键技术的保证 就关键技术的保证方面作出阐述。 4、当地的劳动力和基础设施状况：就通讯、交通、水源、能源和电力供应等方面进行详细说明。 5、生产成本和费用的分类数据： 6、原材料供应的来源
13、、价格、质量： 7、计划生产设施与原材料供应、市场、基础设施的关系： 8、计划生产设施与规划与现有同类生产设施的比较： 9、生产设施的环境因素和应对措施。 六、 投资预算、融资计划和效益分析 1、项目投资和资金安排： 2、项目的资金结构： 就股东的股本投入情况、股东贷款情况以及银行融资数额进行阐述。 3、希望国际金融公司与银团的参与方式，股本、贷款或两者兼有： 4、项目的财务预测： 就生产、销售、资本和负债、利润、资金流动、效益的回报进行预测。 5、影响效益的主要因素。 七、 政府支持、管理和审批 1、当地政府的产业政策和投资方向对项目的影响： 2、当地政府对该项目可以提供的鼓励措施和支持： 3、该项目对当地经济的贡献： 4、该项目需经过的审批手续和时间。 八、 项目准备和进展的时间表 1、进行项目分解： 就项目的实际情况将项目分解成几个比较小的模块。 2、里程碑事件： 列出该项目可能经过的几个里程碑情况。 3、时间安排： 就项目的具体时间安排进行分配。 4、经费安排： 就项目的每个周期以及分解情况进行经费的分配。 5、人员安排： 在各个项目模块以及时间段的人员安排情况。
