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1、任务2 工作日志管理,学习情境上班伊始工作,单元目标,辉鹏服饰有限公司是市里连锁服装行业中最大的一家民营企业，注册资金1000万元人民币。它坐落于最繁华的广晟花园城市广场，总经营面积二万多平方米，总资产1300万人民币。 维护和整理了周围的办公环境，一天的工作也按照常规有条不紊地完成了，思妍看看手表，离下班时间还有半个多小时，应着手制定明天的工作日志了。明天上司的工作任务有：接待布莱尔公司代表团、参加部门经理会议、进行百色俱乐部午餐会晤、招聘面试新员工。秘书个人任务有：安排“十一”值班工作、进行办公用品发放、安排修理打印机、写好个人工作总结。,本单元任务背景,任务1：请根据以上背景制定上司和秘
2、书当天的工作日志。,实训工作任务,任务2：第二天上午，思妍为上司送上茶水和工作日志，上司告知部门经理会议改在下午，另外针对目前国内外市场的中国民族服装热，公司有意向与韩国广田百货有限公司合作开发韩国服装市场，让思妍收集相关资料，尽快给他答复。请根据实际情况更改和补充日志。,任务3：“十一”快到了，根据企业的工作计划和上司活动时间表安排“十一”值班工作，并进行值班。,实训要求,1以小组为形式，每小组5-6人； 2完成任务一，每个小组成员个人必须制定一篇上司和秘书的工作日志，再在小组内进行展示、研讨，整合成一份最终成稿； 3完成任务二，小组成员研讨、协商后，分角色进行情景模拟操作。,对应上司工作任
3、务进行排序；添加秘书辅助性工作任务和个人任务，按照轻重缓急排序任务； 按照工作日志格式绘制表格。,罗列出上司当天的工作任务； 按照任务的原有约定时间排序；按照工作日志格式绘制表格；汇报上司，请批准即可。,1.制定上司 工作日志,2.制定秘书 工作日志,步骤1：制定上司和秘书的工作日志,实训步骤,上司工作日志的内容,1、上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内容） 2、内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间） 3、单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式） 4、个人的安排（看病） 5、私人的信息（亲属生日）,秘书日志内容,包含上司日志内容
4、上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）,秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁,ABCD排序法,一秘书周一要完成的工作如下，请你帮她安排下时间： 1、给某客户打电话，与对方联系上司下周四与他约会的事宜 2、复印下午部门经理会议的资料 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日 4、复印一份给客户的复信以备存，原件邮寄对方 5、拆封、分类和分发邮件 6、布置下午使用的会议室，准备茶水和咖啡 7、将财务部新发的办公经费报销规定复印备份，原件放置在传阅夹给部门同事传阅 8、为上司预定周末去天津的火车票（北京出发） 9、接待3位访客，2个电话,ABCD法则 A
5、类：重要且紧急，必须立即去做、优先做 B类：重要而不紧急 C类：紧急但不重要 D类：有时间才做，既不重要也不紧急，可以不作,有效利用时间，事半功倍 区分常规工作和非常规工作 明确自己的工作任务和职责 分清轻重缓急 合理分配精力，利用时间 使用办公辅助手段组织工作,工作日志范文,注意事项,1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅 2、保持两本工作日志的一致和准确 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息,上司工作日志,2009年9月16日星期三,秘书工作日志,2009年9月16日星期三
6、,5.更正时注意其他工作任务不宜变动太大。,4.通知相关人员；,3.相应要更正秘书工作日志；,2.及时更正上司工作日志；,1.得知当天工作任务有变动，是否涉及上司行动；,步骤2： 工作日志修正,工作日志通常两本：上司使用；自己使用,使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实 8、协
7、助和提醒上司执行日志计划,日志的变更,原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围,针对变更，秘书应注意,1、安排活动之间要留10分钟左右的时间间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 3、变更后，做好通知、说明原由，防止误解 4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改,修正后的 秘书工作日志,2008年5月17日星期三,任务3,“十一”快到了，根据企业的工作计划和上司活动时间表安排“十一”值班工作，并进行值班。,相关知识,值班类型,按时间分,常设性值班,休假日值班,临时性值班,晚间或节假日,防汛、防台
8、风,按值班内容分,综合性值班,专向性值班,设总值班室,安全值班,看录像，请问值班工作需注意什么？有哪些制度和规定？,值班工作管理制度,（1）信息处理制度 （2）岗位责任制度 （3）保密制度 （4）交接班制度,*值班表的编制（熟记）,1、值班期限和具体值班时间 2、按要求填入值班人姓名 3、值班地点 4、标明负责人或带班人姓名 5、有时须简明表明值班内容 6、标明人员缺勤的备用方案或替班人的姓名,根据任务3编制“十一”假期值班安排表,参照P24案例,练习：P29,注意事项,值班表在时间安排上不能间断，须保持连续性 完成后应与相关人员协商并报主管审定后执行,1处理来函和电话（电话记录） 2进行来人
9、登记和接待临时来访人员（外来人员登记表、接待记录） 3承办临时事项、处理突发事件 4掌握领导日程安排及外出情况 5协调及安全保卫工作 6. 做好值班报告 7. 填写值班日志,二、进行值班,做一做,值班中，接到宏远公司来电，使用我们公司的软件有十多台机子瘫痪了，请处理并做好电话记录,值班人员只负责记录和登记，不直接答复或表态,内容重要和紧急的来电，立即报告有关领导或转告相关部门,外来人员登记,外来登记表（如果一宏远公司销售部人员来访，请做好外来登记表） 登记事项：外来人员、车辆、携带物品、进出时间等,接待临时来访人员,接待记录（如果一宏远公司销售部人员来访，推销广告业务策划，请做好接待登记） 登
10、记事项：编号、来访人姓名、单位、来访时间、陈述内容和要求、值班人员姓名、拟办意见等，值班人员签名,承办临时事项,临时性会议通知 向有关单位转达领导的指示 催查领导指示落实情况 根据领导意图安排和落实接待任务,做好值班报告,值班报告 对重大情况和突发事件，拟写值班报告 把主要情况和拟办意见记录下来 对把握不准的问题要及时报告,填写值班日志,值班日志表 作用：有利于上下班工作连续性；利于上司了解、检查、考核值班工作；利于编写情况反映、工作简报、大事记提供材料,1当面交接 2交清值班记录 3在值班记录上签名,三、交接班,加强练习,情景模拟：你在“十一”期间值班，一位方圆公司的来访者来参观公司；之后，接到上司电话，须通知部门经理，假期回来后第一天上午9点召开经理紧急会议；巡查公司大楼，发现三楼行政部大门未锁，把门锁好；12：00下一位值班人员小苏来交接班。,你是辉鹏服装有限公司的总经理秘书，今天上司的工作任务有：召开股东大会，二个客户约会，一个宴会；秘书个人任务有：进行安全隐患检查，寄一封邮件，个人工作总结。请制定上司和秘书的工作日志。一个客户来电取消约会，请做好日志更改和善后工作 。,课后作业,
