办公常用EXCEL大全（69页PPT）PPT课件

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1、Clerk Office 2003 Training Material 文员Office 2003培训教材,Excel training manual- Intermediate Material Excel培训手册 中级班教材,使用公式 公式中的运算符 公式中的运算顺序 引用单元格 创建公式 创建公式的方法 创建简单公式 创建包含引用或名称的公式 创建包含函数的公式 使用函数 常用函数 财务函数 日期和时间函数 数学与三角函数 统计函数 函数的输入 手工输入 利用函数向导输入 求和计算 扩充的自动求和 条件求和,建立数据清单 建立数据清单的准则 使用记录单 数据排序 对数据清单进行排序 创建

2、自定义排序 数据筛选 自动筛选 高级筛选 分类汇总 分类汇总的计算方法 汇总报表和图表 插入和删除分类汇总 插入图表表示数据 复杂的数据链接 使用数据透视表 创建数据透视表 编辑数据透视表 controll toolbox usage (控件工具箱),课程大纲,使用公式,公式中的运算符 算术运算符,使用公式,公式中的运算符 2. 文本运算符 “ 2. 含有运算符和运算对象; 3. 能产生结果 公式的3个基本组成部分: 数值:包括数字和文本 单元格引用 操作符,创建公式,创建公式的方法 使用编辑栏 直接在单元格中输入 创建3种类型的公式 创建简单公式; 2. 创建包含引用或名称的公式 3. 创建

3、包含函数的公式,使用函数,函数是指预定义的内置公式,可以进行数学、文本和逻辑的运算或者查找工作表的信息。 函数是一个已经提供给用户的公式,并且有一个描述性的名称。 函数结构 函数名称：如果要查看可用函数的列表,可以单击一个单元格并按Shift+F3键； 参数：参数可以是数字、文本、逻辑值（TRUE或FALSE）、数值、错误值（如#N/A）或单元格引用。 参数工具提示：在输入函数时,会出现一个带有语法和参数的工具提示。 输入公式：“插入函数”对话框。 函数的参数 函数的参数是一个函数体中括号内的部分,逻辑值: FALSE :需要完全一致 TRUE: 相似值亦可转换,使用函数,函数的类型 1. 常

4、用函数: 常用函数指经常使用的函数,如求和或计算算术平均值等.包括SUM,AVERAGE, ISPMT,IF,HYPERLINK,COUNT,MAX,SIN, SUMIF和PMT.它们的语法和作用如下表:,使用函数,函数的类型 2. 财务函数: 财务函数用于财务的计算,它可以根据利率、贷款金额和期限计算出所要支付的金额,它们的变量紧密相互关联。 如：PMT(Rate,Nper,Pv,Fv,Type) =PMT（0.006,360,-300000) 其中,0.006是每一笔贷款项的利率,360是款项的数目,-300000是360笔款项的当前金额(在计算支付金额时,表示当前和将来金额的变量至少有一

5、个通常是负数),注: Rate 贷款利率。 Nper 该项贷款的付款总数。 Pv 现值,或一系列未来付款的当前值的累积和,也称为本金。 Fv 为未来值,或在最后一次付款后希望得到的现金余额,如果省略 fv 则假设其值为零,也就是一笔贷款的未来值为零。 Type 数字 0 或 1,用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。,使用函数,函数的类型 3. 时间和日期函数:,主要用于分析和处理日期值和时间值,包括DATE、DATEVALUE、DAY、HOUR、TIME、TODAY、WEEKDAY 和 YEAR等。,例：函数DATA 语法：DATE(year,month,day),在单元格中插入当前日期和

6、时间 插入静态的日期和时间 当前日期 选取一个单元格,并按 Ctrl+; 当前时间 选取一个单元格,并按 Ctrl+Shift+； 当前日期和时间 选取一个单元格,并按 Ctrl+;,然后按空格键,最后按 Ctrl+Shift+; 插入会更新的日期和时间 使用 TODAY 和 NOW 函数完成这一工作。,小贴士,使用函数,函数的类型 4. 数学与三角函数: 5. 统计函数: 统计函数是用来对数据区域进行统计分析。,主要用于进行各种各样的计算,包括ABS、ASIN、COMBINE、COSLOG、PI、ROUND、SIN、TAN 和TUUNC等。,例：ABS函数 语法：ABS(number),函数

7、是一种特殊的公式,因此所有的函数要以“=”开始。 使用方法如下：1.选中要输入函数的单元格 2.单击Insert菜单中的 命令,弹出如图所示的对话框：,使用函数,3.在上图的对话框中,选择函数分类下面的函数类型及 函数名下面的对应函数名。 4. 单击确定按钮,弹出如图所示的相应的调用 函数对话框：,使用函数,函数的使用 (SUM),SUM函数 函数名称：SUM 主要功能：计算所有参数数值的和。 使用格式：SUM（Number1,Number2） 参数说明：Number1、Number2代表需要计算的值,可以是具体的 数值、引用的单元格（区域）、逻辑值等。 特别提醒：如果参数为数组或引用,只有其

8、中的数字将被计算。数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值将被忽略；如果将上述公式修改为：=SUM(LARGE(D2:D63,1,2,3,4,5),则可以求出前5名成绩的和。,函数的使用 (AVERAGE),函数名称：AVERAGE 主要功能：求出所有参数的算术平均值。 使用格式：AVERAGE(number1,number2,) 参数说明：number1,number2,：需要求平均值的数值或引用单元格（区域）,参数不超过30个。 特别提醒：如果引用区域中包含“0”值单元格,则计算在内；如果引用区域中包含空白或字符单元格,则不计算在内。,函数的使用 (IF),IF函数 函数名称：IF

9、主要功能：根据对指定条件的逻辑判断的真假结果,返回相对应的内容。 使用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) 参数说明：Logical代表逻辑判断表达式；Value_if_true表示当判断条件为逻辑“真（TRUE）”时的显示内容,如果忽略返回“TRUE”；Value_if_false表示当判断条件为逻辑“假（FALSE）”时的显示内容,如果忽略返回“FALSE”。 说明: 函数 IF 可以嵌套七层,用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。 在计算参数 value_if_true 和 val

10、ue_if_false 后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。 如果函数 IF 的参数包含数组，则在执行 IF 语句时，数组中的每一个元素都将计算。,函数的使用 (COUNTIF 单击常用工具栏中的 Auto sum按钮,则下一单元格中将出现计算的结果。,数据的自动计算与排序,如果要自动求平均值,就可按下面的操作进行： 选中要进行计算的区域 在状态栏中单击鼠标右键,弹出如图所示的快捷键菜单。 单击Average命令,则在状态栏中就会出现求均值的结果。,数据的自动计算与排序(续1),数据的自动计算与排序(续2),B. 数据的排序 排序是根据某一指定的数据的顺序重新对行的位置进行调整,操作步

11、骤如下： 1）单击某一字段名。 2）单击工具栏的 升序按钮或 降序按钮,则整个数据库该列被排序。 3）单击Data菜单中的sort命令,弹出sort对话框如图所示。,4) 在sort by下面的编缉框中,选出需排序的关键字,单击Ascending或Descending单选框,再次单击OK按钮,即可完成排序。 如果排序的是文本区域,那么它们的排序就是按第一个字的拼音字母的升序或降序来排列。,数据的自动计算与排序(续3),数据的筛选,自动筛选 高级筛选 第一步: 建立条件区域; 第一行条件区域输入列标签。 说明: 请确保在条件区域与数据清单之间至少留了一个空白行,不能连接。 其他行条件区域输入筛选

12、条件。 说明: 1.单列上具有多个条件: 如果对于某一列具有两个或多个筛选条件，那么可直接在各行中从上到下依次键入各个条件; 2.多列上具有单个条件 若要在两列或多列中查找满足单个条件的数据，请在条件区域的同一行中输入所有条件; 3.某一列或另一列上具有单个条件 若要找到满足一列条件或另一列条件的数据，请在条件区域的不同行中输入条件; 未完 下页续,数据的筛选,高级筛选 第一步: 建立条件区域; 输入筛选条件: 4.两列上具有两组条件之一 若要找到满足两组条件（每一组条件都包含针对多列的条件）之一的数据行，请在各行中键入条件 5.一列有两组以上条件 若要找到满足两组以上条件的行，请用相同的列标

13、包括多列。 条件：所指定的限制查询或筛选的结果集中包含哪些记录的条件。,数据的筛选,第二步：选定需要筛选的数据清单中任一单元格； 第三步：选择菜单”Data / Filter / Advanced Filter” 第四步：在“条件区域”编辑框中，输入条件区域的引用，并包括条件标志。 第五步：若要更改筛选数据的方式，可更改条件区域中的值，并再次筛选数据。 注：如果需要将筛选结果放到另一位置，请选择”Copy to another Location”,数据的筛选,通配符 以下通配符可作为筛选以及查找和替换内容时的比较条件:,分类汇总的概述 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法. Data/

14、Subtotal,分类汇总,确保要进行分类汇总的数据为下列格式：第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。 单击要分类汇总的列中的单元格。在上面的示例中，应单击“运动”列（列 B）中的单元格。 单击“升序排序” 或“降序排序”。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。在上面示例中，应单击“运动”列。 在“汇总方式”框中，单击所需的用于计算分类汇总的汇总函数。 在“选定汇总项”框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列的复选框。在上面的示例中，应选中“销售”列。,分类汇总,要分类汇总的列 分类汇总,步骤:,如果想在每个

15、分类汇总后有一个自动分页符，请选中“每组数据分页”复选框。 如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，而不是在行的下方，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。 单击“确定”。 注释 可再次使用“分类汇总”命令来添加多个具有不同汇总函数的分类汇总。若要防止覆盖已存在的分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。,分类汇总,要分类汇总的列 分类汇总,删除分类汇总 删除分类汇总时，Microsoft Excel 也删除分级显示以及随分类汇总一起插入列表中的所有分页符。 在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 单击“全部删除”。,分类汇总,删除分类汇总 删

16、除分类汇总时，Microsoft Excel 也删除分级显示以及随分类汇总一起插入列表中的所有分页符。 在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 单击“全部删除”。,分类汇总,1.选中所需要的数据:如图,数据透视表的使用,数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据。,源数据 第三季度高尔夫汇总的源值 数据透视表 C2 和 C8 中源值的汇总,数据透视表的使用(续1),何时应使用数据透视表 如果要分析相关的汇总值，尤其是在要合计较大的列表并对每个数字进行多种比较时，可以使用数据透视表。在上面所述报表中，用户可以很清楚地看到单元格 F3 中第三季度高尔夫销售额是如何通过其他运动或季度的销售额或总销售额计算出来的。由于数据透视表是交互式的，因此，您可以更改数据的视图以查看更多明细数据或计算不同的汇总额，如计数或平均值。 数据是如何组织的 在数据透视表中，源数据中的每列