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1、深圳市富通房地产集团有限公司编号： FT-JT/MS-HR-013人事档案管理制度版次 :0/A 页次 : 1/ 31.0目的 : 为规范员工人事档案管理，特制定本规定。2.0使用范围： 人事档案管理员3.0职责3.1集团人力资源部门负责管理类、 关键岗位、财务岗位员工和集团本部所有员工的人事档案收集、管理工作；3.2下属公司人力资源部门负责本公司 技术类、专业类、工勤类人员 的人事档案收集、管理工作，并协助集团收集本公司管理类、关键岗位和财务岗位员工的人事档案；3.3各级人力资源部门须指定专人管理人事档案，建立人事档案台帐，并每月及时更新，集团有权随时抽查下属公司的档案管理工作。4.0材料归
2、档4.1人事档案材料包括员工档案表、面试审批表、个人简历、身份证复印件、毕业证复印件、职称证复印件、离职证明、体检表、劳动合同、任免表、转正定级表、奖惩记录等。4.2 材料须由档案管理员收集齐备后于次月 15 日前归档并在人事档案台帐里予以更新。材料不齐的档案管理员可要求相关责任人予以补齐，否则不予归档。5.0 档案保管、存放办法5.1 各级档案管理员须建立档案台帐，并每月及时更新。该台帐内容须包括：深圳市富通房地产集团有限公司编号： FT-JT/MS-HR-013版次 :0/A页次 : 2/ 3人事档案管理制度所属公司、部门、姓名、职位、入职日期、档案内容、借阅情况、备注等。5.2人事档案须
3、统一编号，用专用档案柜保管，并按次序排放，不得随处堆放。6.0 档案转递6.1 因员工跨公司调动引起的档案转递，应由调动员工持员工调动（借调）通知书至调出公司档案管理员处办理。具体程序如下：（1）调出公司档案管理员取出员工人事档案密封后交该员工签收（2）调出公司档案管理员在档案台帐上注销（3）按约定时间将人事档案交调入公司档案管理员（4）调入公司档案管理员查收无误后存档，并在档案台帐上更新。7.0 档案借阅7.1 借阅权限：管理二类及以上员工或因公司业务须用到人事档案的，可予借阅。7.2 借阅手续：借阅人填写人事档案借阅审批表 ，经相关人力资源部门领导审批后，档案管理员借出相关人事档案，要求借
4、阅人签收，并在档案台帐上予以备注。借阅的时间最长为 7 天，到期应归还或办理延期手续。档案管理员及时归档并更新档案台帐。7.3 借阅规定：借阅人对所借阅档案须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放或借他人使用， 以免遗失或泄密。8.0离职员工档案处理深圳市富通房地产集团有限公司编号：FT-JT/MS-HR-013版次 :0/A页次 : 3/ 3人事档案管理制度档案管理员在每月 15 日前对上月离职员工人事档案进行 清理，并在档案台帐中消除记录， 离职员工档案另外归类管理备查，保存期至少二年。9.0 档案保密规定档案管理员及相关借阅人员须严格保守档案秘密，秘密外泄的，按奖惩制度追究相关人员责任。10.0本规定自 2008 年 1 月 1 日起执行 ，原相关规定同时废止 。
