公文写作公文写作的基础知识综述

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1、公文写作公文写作的基础知识综 述 公文写作公文写作的基础知识综 述 、 . 我们打败了敌人。 我们把敌人打败了。 公文写作基础知识公文写作基础知识 一、公文的主要文种： 国务院颁布的国家行政机关公文处理办法第二章“公文种类”共确 定了“命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、方案、请 示、批复、意见、函、会议纪要”共 13 类、14 个文种。 公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是和主 送机关的行文关系。 经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。 几种常用文种的区别： （一）请示和方案 “请示”和“方案”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易

2、混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“方案”文种呈送 上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此， 在撰写“请示”和“方案”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。 一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“方案”是向 上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送 文件、物品等。 二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之 后才能实施的事项；“方案”是本单位职责范围内比较重大的工作或向 上级机关建议，须上级机关知道的事项。 三是容量不同。“请示”应一文一事；“方案”可多事一报，但不得夹 带请示的事项。 四是时间不同。“请

3、示”应事前行文；“方案”可在事前、事中、事后 行文。 五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越 级主送；“方案”能够主送几个相关的上级机关，其他上级机关也能够 抄送。 六是处理不同。 上级机关收到下级的请示后， 应及时批准、 批复 （答复） ， 是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到 下级的方案后， 主要是了解情况， 能够不答复， 下级不用等待上级答复。 七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过 1500 字；“方案” 的篇幅相对较长，但一般不超过 3000 字。 八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示” 、“特此请示，请 批示”、“请

4、审示”等；“方案”用“专此方案”、“特此方案”。 （二）请示和函 “函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答 复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、 审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有俩个方面 ： 一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相 隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“方案” ，应使用“请 求批准函”。 在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“方案” 文种，在和平行或不相隶属的机关行文时使用“请示”或“方案” ，是 欠妥的。“请示”和“请求批准函”有严格的区别，主要有： 一

5、是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。 二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级 ； “请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。 三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请 求批准某项职能事项。 四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函” 应互相尊重。 五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求 批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。 （三）方案和总结 “方案”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部

6、分拟稿人将工作总结作为公文文种行文， 如在带有工作总结性的公文标 题中用“某某单位 2007 年 XX 工作总结”等，这样的标题是不对的。其 实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“方案”文种，主 送上级机关 （可多头主送） ， 抄送有关机关。 如将上述公文标题改为 “某 某单位关于 2007 年 XX 工作情况的方案”，这样就比较规范了。 （四）意见和建议 “意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行 文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理 ； 作为平行文，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有 明确要求的，下级机关应遵照执行，无

7、明确要求的，下级机关可参照执 行。这里着重谈谈作为下行文的“意见”文种。在实际工作中，部分拟 稿人往往将“工作打算” 、“工作安排”和“工作计划”作为公文文种 行文，如：“某某单位 2008 年 XX 工作打算”或“工作安排”、“工作 计划”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作计划” 不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某 单位关于 2008 年 XX 工作的意见”。 （五）通告和通知 “通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其 主送对象是不确定的。如：“某某单位关于 XX 的通告”。 “通知”是批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关

8、的公文，传 达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项， 任免人员等的 公文文种，是平行文、下行文，主送对象是确定的。“通知”在行政机 关公文往来中使用较多，如会议通知、转发性通知等。转发性通知应注 意标题臃肿的问题。 二、公文格式 （一）发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“绵阳市财政 局文件”。 主要应注意的问题是：在没有文头纸的情况下，发文机关标识的位置问 题，平行文、下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm，上行文 发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm。 如需标识公文份数序号、 秘 密等级和保密期限以及紧急程度， 可在发文机关标识上空 2

9、 行向下依次 标识。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右 侧，上下居中排布 ； 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 （二）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空 2 行， 用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标 全称，用六角“”括入，经常出现使用“（）”或“【】”或 “”。文件序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第”字。 （三）签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居 左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字；签发人用 3 号仿宋体字，签发人后 标全角冒号， 冒

10、号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 经常出现的错误是， 左右空格不对，使用字体不对。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第 1 行，其他签发人姓名从 第 2 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。 （四）公文标题 红色反线下空 2 行，用 2 号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回 行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。经常出现分行没有注意 词意完整，比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查工作的通知”在 “专项”处分行，正确的分行应在“资金”后；使用字体字号错误，有 的没有用 2 号字，有的没有用小标宋字；行距不对，有的距离过大，有 的过小。 （五）主送机关 标题下空

11、 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一 个主送机关名称后标全角冒号。 如主送机关名称过多而使公文首页不能 显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上， 标识方法同抄送。 （六）公文正文 主送机关名称下 l 行，每自然段左空 2 字，回行顶格。数字、年份不能 回行。经常出现自然段开始少空或多空。 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为 “1.” ，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、” 以后就是“1.”，乱加标点符号，比如“(一)” “(1)”后面加“、” 或“1.”园点标为“、”。 公文中的计量单位应当使用国

12、家法定计量单位。 常见问题是长度单位 KM 用成“公里”，重量单位 KG 用成“公斤”。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数字。 1定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有倏色彩的词语中作 为语素的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平 八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火 急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会 等。 2中国历史纪年、干支纪年、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如 ： 万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五

13、中秋节、正月初五等。有时 为了表达得更加明白，能够在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如： 藏历阳森龙年八月二十六日（1964 年 10 月 1 日）。 3含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数 字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的 数字用间隔号“”隔开，且处加引号。如 ： “一?二八”事迹（1 月 28 曰）、“一二?九运动”（12 月 9 曰）等。涉及其他月份时，不用间隔 号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如五四运动、五一国际劳动 节、十一国庆节、“九一三”事件等。 4相邻的俩个数字且列连用表示概数的，须使用汉字数字。连用的俩 个数字之间不能

14、用顿号隔开，如 ： 三四天、五六米、七八个、十五六岁、 五六万套、三四百里、四十五六岁等。 5用“几”“多”“余”“左右”“上下”“约”等表示约数时，使 用汉字数字。如：几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约 五十人等。如果文中出现一组最有统计意义和比较意义的数字，用 “多”“约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也能够 使用阿拉伯数字。如：该省从机动财政中拿出近 2000 万元，调拨钢材 3000 多吨、水泥 30000 多吨、柴油 1400 多吨，用于农田水利基本建设。 6公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如， 公元前 9 世纪、公元前 221 年、

15、20 世纪 80 年代、公元 1949 年 10 月 1 曰、15 时 20 分 45 秒等。年份一般不用简写，如 ： 2005 年，不应写成 05 年。 7统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须 使用阿拉伯数字。例如，34568、-23.5、1:500、56%、1/8 等。 8物理量量值必须使用阿拉伯数字。如 300kg、15cm、350C 等。非物 理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如 235 元，11 个月、100 名。 9部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例 如：38915 部队、总 3211 号、国办发20058 号文件、T37/T38 次快

16、 车、HP3000 型电子计算机、90 号汽油、维生素 B1 等。 10引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应和所扰版本一致外，一 般要使用阿拉伯数字。例如：列宁：新生的中国，见列宁全集 中文 2 版，第 22 卷，208 页，北京，人民出版社，1990。 11表示数字的范围也有写法的讲究。例如：“3 万8 万”，不能写 成“38 万”；5%15%，不能写成“515%”。 （七）附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 号仿字体字标识“附 件” ，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件 ： 1”)； 附件名称后不加标点符号。附件应和公文正文一起装订， 且在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的 序号和名称前后标识应一致。如附件和公文正文不能一起装订，应在附 件左上角第l行顶格标识公文的发文字号且在其后标识附件(或带序号)。 （八）成文日期 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”，不能写为“0”。 （九）公文生效标识 公文生效标识是证明公文效力的表现形式。 它包括发文机关印章或签署 人姓名。