采购管理PS采购管理

《采购管理PS采购管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理PS采购管理（106页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、采购管理 PS 采购管理采购管理 PS 采购管理 第一章 系统概述第一章 系统概述 1. 产品介绍1. 产品介绍 “浪潮 ERP-PS 管理软件”的采购管理基于整个采购业务环节，能够帮助采购人员控制并完 成采购物料从采购需求采购计划比质比价订单下达到货接收发票核销的过程。可以有 效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况，从而帮助采购部门选择最 佳的供应商和订货策略，提高采购工作质量和工作效率，降低采购成本。 制造业产品的成本中主要是材料费用，如果采购成本控制不力而造成采购成本偏高的话，无 论企业再如何控制企业内部的其他成本都无济于事，所以有必要对采购业务进行严格而深入的控

2、制。 “购储分离” 、 “比质比价” 、 “最高限价”等都是进行采购管理的有效方法，这些思想都在采 购系统中得到了体现。 采购计划是控制盲目采购的重要措施，也是做好现金流量预测的有利手段。目前的企业管理 对计划的控制越来越严格，尤其是采购业务，有些企业规定所有的采购都必须要先报采购计划， 不准出现无计划的采购。 从供应链管理的角度来说，企业的供应商和客户是非常重要的资源，保持供应商的稳定对于 企业是十分重要的。对于制药和食品等企业来说，更要求加强对供应商的管理，建立稳定的原料 供应渠道，以保证采购原料的质量。企业还要在供应商中树立优良的信誉，以获得有利的付款条 件和较好的采购价格。 采购订单是

3、与供应商签订的采购合同，供应商是否按合约“按时按质按价”供货对企业的生 产有重大影响，所以要严格采购订单的管理，对于可能拖期的供应商应及时催货，以避免对生产 造成影响。 采购业务的确认和付款也是企业非常重视的业务，当供应商的物料到达企业以后，要检查相 应的采购计划、订单，确认是否是本企业采购的物料。如果是，还要经过质检、验收，才能办理 入库手续。当采购员持发票准备报销时，要根据入库单逐笔核对，如果物料尚未入库，不允许直 接报销，应提交领导审批通过后，方可报销。 采购管理与生产、库存、财务管理等均有良好的接口。系统入口从生产、库存等其他部门下 达的需求计划开始，接下来的业务单据都支持合并生成或参

4、照功能，很多信息都可以自动形成， 方便用户灵活使用，加强了业务的关联。采购物品收货后直接转至库存系统处理，并同时登记来 源计划、订单。采购发票与付款单支持多币种采购，可以根据定义直接生成会计凭证，无需财务 人员重复录入，这从很大程度上降低了企业的成本。 2. 主要功能2. 主要功能 采购管理的主要内容包括设置、供应商管理、采购业务、采购报表。 设置：录入期初单据并进行期初记账，设置采购管理的系统选项。 供应商管理：对供应商供应存货、以及供货价格、供货质量、到货情况进行管理和分析。 采购业务：采购业务的日常操作的管理，系统提供了请购、采购订货、采购到货、采购 入库、采购开票、采购结算等业务，用户

5、可以根据业务需要选用不同的业务单据和业务 流程。 采购报表：提供对采购情况的各种统计报表、账薄的查询分析，并且允许用户自定义报 表。 3. 产品接口3. 产品接口 采购管理是供应链管理及生产管理一个重要的采购环节，几乎与其他业务模块都有关联 关系， 可以与 销售管理 、 库存管理 、 应付管理 、 合同管理 、 项目管理 、 应付款管理 、 物料需求计划 、 质量管理 、 委外加工等模块联合使用。 3.1 合同管理采购管理：接口图3.1 合同管理采购管理：接口图 采购管理可以参照状态为生效态、性质为采购类、标的来源为物料的采购合同生成采购 订单。 采购订单在参照合同生成时，订单的数量、单价、金

6、额根据合同中的控制类型进行控制，具 体控制参见合同管理 。 3.2 主生产计划、需求规划采购管理：接口图3.2 主生产计划、需求规划采购管理：接口图 采购管理可以参照物生产 MRP 运算结果料需求计划通知单，将需要采购的材料生成采购 计划。 3.3 库存管理采购管理：接口图3.3 库存管理采购管理：接口图 库存管理可以参照采购管理的采购计划、采购订单和采购到货单生成采购入库单， 并将入库情况反馈到采购管理 。属于设备采购的业务，不使用采购入库业务。 采购管理可以参照库存管理的采购入库单生成采购发票。设备采购的结算发票可直 接参照采购到货单形成。 采购管理根据库存管理的采购入库单和采购管理的费用

7、发票进行采购发票与入 库单核销、采购费用分摊。 库存管理的其它出库单、生产领料单、调拨移库单可以参照采购管理中的采购请购 单生成。并将领料情况反馈到采购管理 ，并且在采购管理中进行采购需求领用对比分析。 库存管理中的库存缺货告警可以直接形成采购管理中的采购请购单。 3.4 销售管理采购管理：接口图3.4 销售管理采购管理：接口图 采购管理中的采购请购单、采购计划、采购订单、采购到货单可参照销售订单生成相应 的采购业务单据。根据业务的需要，可以选择是按照产品采购、按照产品 BOM 材料采购。 3.5 应付款管理采购管理：接口图3.5 应付款管理采购管理：接口图 采购发票制单结转后，在应付款管理对

8、采购发票登记应付账，体现往来核算信息。 发票与付款单进行付款核销，并回写采购发票有关付款核销信息，体现采购发票的付款信息。 3.6 采购管理质量管理(采购来料检验流程）：接口图3.6 采购管理质量管理(采购来料检验流程）：接口图 采购到货单报检生成来料请验检单。 根据质检处理意见中的拒收信息，形成红采购到货单，实现到货的退货业务。 4. 操作流程4. 操作流程 5. 如何使用5. 如何使用 第二章 应用指南第二章 应用指南 为使您能够及时、顺利、准确地运用本系统，请在应用本系统之前，按以下操作流程。 建立帐套，用帐套管理模块建立包含采购管理子系统的帐套。 注册用户，以管理员 9999 身份进入

9、维护工具，在用户管理中注册操作员。 分配权限，在用户管理中为注册的操作员分配功能权限和数据权限。 系统启用，以在维护工具中注册的操作员身份进入控制台设置系统启用，将采购 管理启用。 参数设置，对采购管理的参数设置。 基础数据维护，包括物料采购员关系、采购发票类别维护、采购计划类别维护以及和您 有业务往来的所有供应商的信誉记录维护等。 货源维护，包括价格类别维护、货源清单维护。 期初数据的录入，期初数据录入主要是输入那些在系统启用之前已经发生的但还没有结 算完的采购发票。 第三章 业务应用第三章 业务应用 采购管理分为下面几个业务类型，包括普通采购、设备采购、直运采购、寄存采购。不同业 务类型其

10、业务的处理过程以及财务收支核算的过程有差异，所以对应在系统中也会有不同的业务 处理流程。 1. 普通采购1. 普通采购 普通采购业务模式支持正常的采购业务，适用于一般企业的日常采购业务处理，包括普通采 购、订单采购和项目采购。 业务流程业务流程 1. 请购部门填制采购请购单。 2. 采购部门根据采购请购单进行比价。 3. 采购部门填制采购订单。 4. 采购部门将采购订单发送给供应商，供应商进行送货。 5. 货物到达企业后，对收到的货物进行清点，参照采购订单填制采购到货单。 6. 经过仓库的质检和验收，参照采购订单或采购到货单填制采购入库单。 7. 取得供应商的发票后，采购部门填制采购发票。 8

11、. 采购部门进行采购结算。 9. 将采购入库单报财务部门的成本会计进行存货核算，将采购发票等票据报应付账会计进行 应付账款核算。 单据流程单据流程 1.请购单：可手工新增，也可由库存管理、设备管理和项目管理等模块生成采购请购单。请 购单元合并下达以后生成采购计划。 2.采购计划生成采购订单，如果是比质比价的物料，则采购计划生成价格审批单后由价格审 批单生成采购订单。 3.采购订单可以手工制作，也可以根据价格审批单生成，还可以参照销售订单、采购计划、 应付合同。如果是手工制作，则必须要将系统参数设置中的“允许手工录入采购订单”选 项打勾； 4.采购到货单可以参照采购计划生成，也可以参照采购订单生

12、成，如果系统参数设置中设置 为允许手工录入到货单，也支持手工录入。当货物是免检时，采购到货单可以被采购入库 单参照；当货物是全检或抽检时，则到货单需要先进行采购检验，质检通过以后才能生成 采购入库单。 5.采购入库单：可手工新增，也可参照采购订单、到货单生成。采购订单审核以后，既可以 经过到货然后入库，也可以直接入库。 6.采购发票：可手工新增，也可参照采购订单、采购入库单生成。建议同一业务只参照一种 单据，避免重复参照。 7.采购入库单登记库存帐后与采购发票进行核销， 系统回自动将与发票的核销结果回添到采 购入库单上。当在采购过程中发生了费用时，可以通过采购费用分摊功能进地采购费用发 票的分

13、摊，最终确定采购的入库成本。 8.采购发票结转后生成应付单。采购付款单可以根据应付单生成。最后采购发票与付款单登 记帐本，形成应付帐簿。 业务应用业务应用 根据货物及其采购发票的到达先后顺序可分为： 1.单货同行：当货物及其采购发票同时到达企业时，要检验发票与货物是否一致。检验单货 一致后，可以先填制采购发票，再填制采购入库单，及时进行采购入库单与发票核销。也 可以先填制采购入库单，再参照入库单生成发票，系统默认为自动核销。 2.货到单未到暂估入库：当货物先到，而采购发票未到达企业时，企业可根据实际入库数量 填制采购入库单，做暂估入库；待取得发票后，再冲销暂估入库单，做正常入库。 3.单到货未

14、到。当采购发票先到，而货物未到企业时： 可以不输入发票做压单处理，等货到时再填制入库单、发票。 也可以输入发票做在途货物处理。如果想要及时掌握在途货物情况，那么就应及时输入 发票。 2. 寄存采购2. 寄存采购 寄存采购是一种新的采购模式。该模式的主要特点是，企业替供应商保管其提供的物料，先 使用物料，然后根据实际使用定期汇总、挂账，最后根据挂账数与供应商进行结算、开票以及后 续的财务支付。 寄存采购的实际业务流程与普通采购相似，也有采购需求、计划、订货、到货、入库、开票、 结算等环节。不同之处主要是体现在结算上，即先使用后结算。 业务流程业务流程 1. 请购部门填制采购请购单（寄存），采购部

15、门根据采购请购单合并下达生成采购计划（寄 存）；也可以是生产系统中 MRP 运算后生成的材料采购计划。 2.采购部门根据采购计划制定采购订单（寄存），并把采购订单（寄存）交付与供应商。 供应商根据采购订单（寄存）制定发货计划并发货，到货后采购部门填制采购到货单（寄 存）；也可以直接办理入库手续。 3.仓库部门办理入库手续，填制采购入库单（寄存），寄存物料进入库存保存。 4.企业根据需要，从仓库领用寄存物料。寄存领用可以是生产部门领用原材料，也可以是 销售部门的销售出库，还可以是盘点、调拨的其它出入库。 5.在月末或者定期对使用的寄存物料进行汇总结算，并送给供应商确认；结算后，系统自 动生成采购

16、发票和采购入库单。 6.采购部门按照采购发票进行付款业务。 7.财务部门根据寄存物料的出入库单据进行存货核算，并将采购发票，付款单等票据登记 应付帐款。 单据流程一单据流程一 1.填制请购单：将单据类型选择为寄存采购。请购单合并下达以后生成采购计划（寄存）。 2.采购计划生成采购订单（寄存），如果是比质比价，则采购计划生成价格审批单后由价格 审批单生成采购订单（寄存）。 3.采购订单可以手工制作，也可以根据价格审批单生成，还可以参照销售订单、采购计划、 应付合同。如果是手工制作，则必须要将系统参数设置中的“允许手工录入采购订单”选 项打勾； 4.采购到货单可以参照采购计划生成，也可以参照采购订单生成，手工如果系统参数设置中 设置为允许手工录入到货单，也支持手工录入，同样，手工录入的到货单也需要将单据类 型选择为寄存到货。 5.到货单质检通过后可以生成采购入库单，分录中特殊库存为寄存库存，属于采购购入寄存 仓库，登记寄存仓库的数量。 单据流程二单据流程二 1.库存管理中销售出库、期初交易、生产领料或寄存转正常时会生成交易记录。 2.在寄存结算中通过物料结算功能进行结算，结算后