商务谈判文件模板2017.2.23-完整版

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1、【商务谈判文件模板】 XXXX 公司 项目 商务谈判文件 采购人：XXXX 公司 年月日 目录 一、商务谈判邀请函 页- 页 二、商务谈判须知 页- 页 三、项目内容及要求 页- 页 四、响应文件格式 页- 页 第一章商务谈判邀请函 商务谈判邀请函 致： * 公司 我公司拟对项目采取商务谈判方式进行确定合同金额及主要条款， 现诚邀贵公司前来参加，并将具体事宜告知如下： 一、招标编号及名称 1、招标编号： 2、项目名称： 二、项目内容及要求 工程建设项目简要要列明工程量、工期等内容。 物资采购项目简要列明物资需求清单、技术要求、供货期等内容。 服务项目简要列明服务范围、服务周期等内容。 四、谈判

2、时间、地点 1、谈判时间：年月日时分 2、谈判地点：XXXX公司 506 会议室。 五、谈判文件获取 如贵公司确定参加本项目谈判，请于年 月 日 17：00 时前到 XX 室领取谈判文件。 六、本次谈判联系事项： 联 系 人： 联系电话： 联系邮箱： XXXX公司 年月日 第二章商务谈判须知 商务谈判须知前附表 条款号条款名称详细内容 1.1 采购人 XXXX公司 地址： XXXX路 XX号 联系人： 电话： 传真： 1.2 项目名称 1.3 谈判范围 1.4 计划工期 / 供货期 / 服务期 1.5 质量要求 1.6 响应文件的真实性 要求 （ 1）谈判申请人递交的响应文件（包括有关资料、澄

3、清） 应真实可信，不存在虚假（包括隐瞒）。有弄虚作假行为， 在评审阶段发现的，不能通过强制性评审。 （ 2）合同签订后发现的，采购人有权无条件解除合同，谈 判申请人 五年内 不得参与采购人投标及谈判活动。 2.2 谈判申请人提出问 题的截止时间 距响应文件递交截止时间2 日前 2.3 采购人书面澄清修 改的时间 距响应文件递交截止时间1 日前 3.3 响应文件有效期90 个日历天（自响应文件递交截止之日算起） 3.4.1 响应文件格式 （ 1）不得对响应文件格式中的内容进行删减或修改，以空 格（下划线）标示由谈判申请人填写的内容，确实没有需 要填写的，应在空格中用“/ ”标示。但商务谈判文件中

4、另 有规定的从其规定。 （ 2）谈判申请人在响应文件中填写或自行增加的内容，不 得与商务谈判文件的强制性审查标准和禁止性规定相抵 触。 3.4.3 签字或盖章要求 （ 1）所有要求签字的地方都应用不褪色的墨水或签字笔由 本人亲笔手写签字 （包括姓和名） ，不得用盖章 （如签名章、 签字章等）代替，也不得由他代签。 （ 2）所有要求盖章的地方都应加盖谈判申请单位（法定名 称）章（鲜章） ，不得使用专用印章（如经济合同章、投标 专用章等）或下属单位印章代替。 （ 3）要求法定代表人或其委托代理人签字的地方，法定代 表人亲自参加谈判而不委托代理人进行谈判的，由法定代 表人签字；法定代表人授权委托代理

5、人谈判的，由委托代 理人签字。 条款号条款名称详细内容 3.4.4 响应文件份数正本壹份，副本贰份，电子版本一份（U盘） 。 3.4.5 装订要求 （ 1）响应文件的正本和副本一律用A4 复印纸（图、表及 证件可以除外）编制和复制。 （ 2）响应文件应严格按照第四章“响应文件格式”中的目 录次序装订；若同一册的内容较多，可装订成若干分册， 并在封面标明次序及册数。 （ 3）响应文件中的证明、证件及附件等的复制件应集中紧 附在相应正文内容后面，并尽量与前面正文部分的顺序相 对应。 （ 4）修改的响应文件的装订也应按本要求办理。 3.5 响应文件递交地址 3.6 响应文件递交截止 时间 4 商务谈

6、判 由采购人依法组建谈判小组根据商务谈判文件、响应文件 以及项目需求与谈判申请人进行谈判。 1 总则 1.1 采购人：见商务谈判须知前附表。 1.2 项目名称：见商务谈判须知前附表。 1.3 谈判范围：见商务谈判须知前附表。 1.4 计划工期 / 供货期 / 服务期：见商务谈判须知前附表。 1.5 质量要求：见商务谈判须知前附表。 1.6 响应文件真实性要求 1.6.1 谈判申请人应当对所提供的业绩真实性负责。有弄虚作假行为，在评审阶段发 现的，不能通过强制性评审；中标人确定后发现的，由采购人取消其中标资格，五年内 不得 参与采购人招投标、谈判活动，构成犯罪的，依法追究法律责任。 1.6.2

7、弄虚作假行为是指： （1）利用伪造、变造的证书、证明材料、印鉴参加投标的； （2）伪造或者虚报业绩的； （3）伪造项目负责人或主要专职技术人员简历、养老保险证明，或者中选后不按响应 文件承诺配备项目负责人或者主要专职技术人员的（不可抗力除外）； （4）提交虚假的信用状况信息； （5）隐瞒谈判文件要求提供的信息，或者提供虚假、引人误解的其他信息的； （6）法律法规规章规定的其他弄虚作假行为。 1.7 费用承担 谈判申请人准备和参加谈判活动发生的费用自理。 1.8 保密 参与谈判活动的各方应对商务谈判文件和响应文件中的商业和技术等秘密保密，违者应 对由此造成的后果承担法律责任。 1.9 语言文字

8、除专用术语外的语言均使用中文。必要时专用术语应附有中文注释。 1.10 计量单位 所有计量均采用中华人民共和国法定计量单位。 1.11 其他 1.11.1 无论谈判是否成功，响应文件恕不返还。 1.11.2 响应文件将是合同的组成部分。 1.11.3 本商务谈判文件的解释权归采购人所有。 2 商务谈判文件 2.1商务谈判文件组成 本商务谈判文件由以下内容组成： (1 ）商务谈判邀请函; (2 ）商务谈判须知； (3 ）项目内容及要求； (4 ）响应文件格式； (5 ）谈判申请人须知前附表规定的其他材料。 根据本章相关条款要求对商务谈判文件所作的澄清、修改，构成商务谈判文件的组成部 分。 2.2

9、商务谈判文件澄清 2.2.1谈判申请人应仔细阅读和检查商务谈判文件的全部内容。如发现缺页或附件不全， 应及时向采购人提出，以便补齐。 如有疑问， 应在商务谈判须知前附表规定的时间前以书面 形式（包括信函、传真等可以有形地表现所载内容的形式，下同），要求采购人对商务谈判 文件予以澄清。 2.2.2商务谈判文件的澄清将在商务谈判须知前附表规定的时间以书面形式发给谈判 申请人。 2.2.3谈判申请人收到澄清后，应及时以书面形式通知采购人，确认收到该澄清。 2.3商务谈判文件修改 2.3.1在谈判须知前附表规定时间内，采购人可以书面形式修改商务谈判文件，并通知 商务谈判申请人。 2.3.2商务谈判申请

10、人收到修改内容后，应及时以书面形式通知采购人，确认收到修改。 2.3.3商务谈判时， 采购人在谈判现场可对商务谈判文件做进一步的澄清、说明和修改， 澄清、说明和修改可在谈判报告内进行明确。 3 响应文件 3.1响应文件组成 响应文件应包括下列内容： (l ）报价函及分项报价明细表； (2 ）法定代表人身份证明或附有法定代表人身份证明的授权委托书； (3 ）资格业绩资料； (4 ）对项目内容及要求响应； (5 ）其他材料。 3.2谈判报价 谈判申请人在报价时应充分考虑项目在实施期间的各种市场风险、政策性调整风险等均 应计入报价，已经签字确认，采购人将不再作任何调整，并按报价函格式填写报价。 3.

11、3响应文件有效期 3.3.1在商务谈判须知前附表规定的响应文件有效期内，谈判申请人不得要求撤销或修 改其响应文件。 3.3.2 出现特殊情况需要延长有效期的，采购人以书面形式通知延长有效期。 3.4响应文件编制 3.4.1 响应文件应按第四章“响应文件格式”进行编写，如有必要，可以增加附页，作 为响应文件的组成部分。其中，项目内容及要求响应在满足商务谈判文件实质性要求的基础 上，可以提出比商务谈判文件要求更有利于采购人的承诺。 3.4.2 响应文件应当对商务谈判文件有关工期/ 供货期 / 服务期、 响应文件有效期、 质量 要求、技术标准和要求、谈判范围、合同等实质性内容作出响应。 3.4.3

12、响应文件应用不褪色的材料书写或打印，并由谈判申请人的法定代表人或其委托 代理人签字或盖单位章。委托代理人签字的，响应文件应附法定代表人签署的授权委托书。 响应文件应尽量避免涂改、行间插字或删除。如果出现上述情况，改动之处应加盖单位章或 由谈判申请人的法定代表人或其授权的代理人签字确认。签字或盖章的具体要求见商务谈判 须知前附表。 3.4.4 响应文件正本一份，副本份数见投标人须知前附表，电子版本一份（U 盘） 。正 本和副本的封面上应清楚地标记“正本”或“副本”的字样，电子版本内容应和正本文件内 容应一致， U 盘内电子版本文件名称为公司名称+响应文件名称。当副本和正本不一致时， 以正本为准。

13、 3.4.5 响应文件的正本与副本应分别装订成册，并编制目录， 具体装订要求见投标人须 知前附表规定。 3.5响应文件递交时间：见商务谈判须知前附表。 3.6响应文件递交地点：见商务谈判须知前附表。 4 谈判程序 4.1商务谈判小组 由采购人组建商务谈判小组，谈判小组根据商务谈判文件、响应文件以及项目需求与谈 判申请人进行商务谈判。 4.2商务谈判时间 同响应文件递交时间。 4.3商务谈判地点 同响应文件递交地点。 4.4谈判原则 遵循实事求是， 平等自愿、 诚实信用的原则。 谈判小组成员应当客观、公正地履行职责。 4.5商务谈判程序 （1）谈判小组确认谈判申请人身份合法性。 （2）谈判小组熟

14、悉谈判文件及响应文件。 （3）谈判双方就项目内容及要求进行确认。 （4）谈判双方就合同价款、付款方式及重要条款进行谈判确定。 （5）形成谈判报告。 4.6谈判报告 谈判小组根据谈判结果出具谈判报告。谈判报告应如实记载以下内容: （1）项目基本情况； （2）谈判小组成员名单； （3）谈判议定事项。 5 签订合同 5.1谈判结果经采购人审批确定后,根据商务谈判文件、 响应文件、谈判结果拟定采购合同。 5.2谈判结束后， 谈判申请人应在响应文件有效期内，按照谈判文件、 响应文件及评审过程 中的有关澄清、说明或者补正文件及谈判报告的内容与采购人签订合同。 5.3谈判申请人不得再与采购人签订背离合同实质

15、性内容的其它协议或声明。 5.4合同签订后， 未经采购人书面同意不得转包、分包，亦不得将合同全部及任何权利、义 务向第三方转让，否则将被视为严重违约，采购人有权终止或解除合同。 6 特别提醒 6.1采购人、 谈判申请人不得相互串通损害国家利益、社会公共利益和其他当事人的合法权 益。谈判申请人不得向采购人、谈判小组的组成人员行贿或者采取其他不正当手段谋取 成交。 6.2谈判申请人应承担其编写、提交响应文件以及参加本次报价活动的所有费用，不论报价 的结果如何，采购人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。 第三章项目内容及要求 第一类：工程建设项目 1.工程概况量描述 2.设计图纸 3.工程量清单

16、 4.工期 5.质量要求： 6.报价要求 7.其它要求： 第二类：物资采购项目 1.物资采购清单 2.技术要求 3.供货期 4.售后服务 5.报价要求 6.其它要求： 第三类：服务项目 1.服务范围 2.服务周期 3.服务要求 4.报价要求 5.其它要求： 第四章合同主要条款 . 第五章响应文件格式 封面 （项目名称） 响应文件 谈判申请人：（盖单位章） 法定代表人或其委托代理人：（签字） 年月日 1、报价函格式 报价函 XXXX公司： 1、我公司已经仔细研究了贵公司关于项目的商务谈判文件的全部内容，我 公司已充分考虑合同履行期间发生的各种市场风险、政策性调整风险等，愿意以人民币 ￥元（大写人民币元）承担该项目。详见分项报价明细表。 （上述报价含，如含税，明确税率。 ） 2、本报价函为最初报价，最终报价以与贵我双方商务谈判确定的价格为准。 3、我公司完全理解贵公司不负责我公司的任何谈判费用。 4、我公司提交的响应文件在响应文件有效期内对我公司一直具有约束力。 谈判申请人： （盖单位公章） 法定代表人（或委托代理人）： （签字） 年月日 分项