会议主持及记录技巧（PPT31页)

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1、会议主持及记录技巧,1 为什么要开会及会议成本 2 开会前/中/后的要点 3 议程设计及成功的会议要点 4 与会的规则 5 如何开会 6 倾听/记录/主持技巧 7 会议中的问题,目录,开会让你 小组面对面沟通 众多讯息一次交流 融合意见凝聚共识 分派工作，公平合理,但开会也让你 工作时间被分割 人多口杂，讨论耗时 晚上加班 特殊问题还是个别沟通 没有产能 别人发言比自己开口多 Delay重要工作或客户,为什么要开会？,盘点你的会议成本,算算看，你一周内总共： 开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？

2、因为开会Delay多少工作？,开会前 6 项准备,开会前的重要步骤有哪些？ 1. 先决定会议希望达成的结果 2. 想想会议是否有必要召开 3. 邀请适当的人出席 4. 准备背景资料 5. 设定会议纲领及时间表 6. 预先设想可能的冲突,开会中 3 大失败,开会时要克服哪些状况？ 1.一进会场士气散漫，没有参与感 2. 偏离主题 3. 点子干枯，鸦雀无声,开会后 3 项追踪,开会结束时要回顾哪些重点？ 1. 行动项目 2. 决议 3. 开放议题,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛

3、不尴尬。 由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,议 程 设 计,有效借着团队的集思广益,解决个人无法完成或突破的问题,有效达到会议目标。 和谐营造和谐的气氛,使成员对团队有安全感、信任感、认同感,展露个人才能。 参与参与的人用心关注,才能让会议得到健全发展。 效率当一个会议成功的要素具备后,能在预定的时间内完成开会,这就是效率。,成功的会议,与 会 规 则,要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发发言,简短扼要 对事不对人,不做人身功击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断,主持人会议内容中一系列

4、事件,数据要以事实为依据,不得带主观猜测. 与会者提问或者引用一些事件或数据亦必须以事实为依据,不能凭感觉.,与 会 规 则,感觉与事实,感觉即对事物主观的意念,其中包含个人的价值判断,因此感觉的产生往往因人而异。 事实即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发生的事件相符。,感觉与事实演练,昨日九点过后,G珠宝店里有一位商人正在收拾店面,一位客人出现并要求鉴赏货品,店主打开玻璃橱窗,橱窗内的东西被人抓起,忽然有个男人迅速跑出店外,突然间警铃大响保安人员迅速赶至现场。,判 断 问 题,以下问题你认为是事实或感觉? 1.店主正在收拾店面时,有一个男人出现。 2.那个男人是强盗。 3.此事件发生于昨晚九

5、点过后。 4.打开橱窗的男人是店主。 5.橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了 6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。 7.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。 8.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。,问 题 答 案,1.客人未指明是男女 ? 2.没有明确的线索显示是强盗。 ? 3. 未指明是白天九点还是晚上九点 ? 4.没有明确提出店主的性别 ? 5.没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物品? 6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物品迅速逃走 ? 7.只说有宝石,没有指明是金饰 ? 8.没有明确的数字或说明显示参与的人数 ?,分清什么是”事实”,什么是”感觉”了

6、吗?,独占发言避免冗长的发言,占用大家交流 意见的时间。 火爆浪子要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断要思路清晰,对决议事项要果断、明确。 加入冲突应站在中立的立场来化解冲突。 操控议程应依照流程引导会议的进行,不可一人操控整个会议的议程。,会议主持注意事项,背景:除了会议召开的背景,也可让与会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程:会议中欲讨论之事项及其先后顺序和预估时间。 会议期待,如 何 开 场,如 何 总 结,宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项,如何让大家愿意发言,塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建立包容、安

7、全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,不以言废人。 设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛砖引玉的效果。 主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。,如 何 发 言,积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题,如何 发言,如何开会举例,开会前: 1.首先要非常明确自己的开会意图,把包商喊过来开会,到底是为了什么?(解决材料的质量问题,材料或设备供货延误,材料或设备某项功能不全又或是工程施工DELAY,劳动工人人数不足,效率底下,施工质量出现问题) 2.从实际出发,自己脑袋里先想一个切实可行并且合理的整改方案,准备开会

8、向包商交底. 3.事先预设包商的推脱方法,找到驳斥对方的数据.实例或其他事实,以免开会的时候处于被动 这样就确定了会议的内容和你的会议期待,工程师对包商会议,开会中: 1.首先提出开会前想好的问题,然后让包商提出解决问题的方案 2.必须要让包商先陈述解决方案,当包商的方案优于自己的期待或自己开会前就想好的期待结果时,问题容易解决,如果包商解决问题的方案与自己的期待有出入时,待包商陈述结束后,摆出自己的立场,然后开始一一驳斥包商方案中的不可行之处,使自己处于主动. 3.包商往往会继续和你争论,说自己有某方面的困难,达不到你的期待,是否某方面可以让亚翔作出一定的让步;此时工程师要考虑实际现场需求,

9、按奈住情绪,某些方面不能让步的坚决不让步,如果因此确定不了会议结果,工程师可向项目经理反映此情况,若自己能掌握施工进度及品质,可相应的让步,以便得到达成一致的会议记录. 4.会议记录上必须说明,如后续工程未按会议记录执行,亚翔将采取何种措施,以此来约束包商 这样就有了决议或执行的标准,如何开会举例,工程师对包商会议,倾听的技巧,注视对方 不中途打断 询问不明之处 适当归纳 不任意表露情绪,如何倾听,记录的技巧,活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字 运用key word 列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方

10、向 一言以蔽之,主持人的工作,发言的促动:让大家想发言,并说出想表达的意见。 工作分配的促动:鼓励大家主动认领工作,掌握成功的机会。 创意的促动:提出一些其它项目或人的优点,激发大家的创意,将别人的优点用于我们。 问题的促动:主持人应提出一些问题让与会人员了解问题的状况。 感情的促动:主持人除了要让与会者体会到你的关怀、感恩、自责、包容、肯定外,还要让与会者自动自发创造和谐的气氛,会议中的问题,人身攻击 对策: 对双方进行安抚 重申议事规则 重提主题进行讨论,问题,离题 对策: 兜一圈切回主题 给予肯定再切断话题 将离题的议题留置最后再做讨论。 请他做归纳或替他做归纳。 事先请将规则讲清楚 发

11、言限定时间,会议中的问题,争议不下 对策: 暂停会议休会20分钟以上。 参与第三者的意见 将双方意见列表比较。 进行不记名投票。 重整双方意见提出新的方案。 重申共同利益。,会议中的问题,抱怨 对策: 同情其不满的情绪。 归纳其不满的原因。 寻求解决的方法。 上级指导员发言过于投入 对策: 装傻发问 重新提出问题 幽默有技巧的提醒长官。,会议中的问题,短话长说 对策: 适时的制止发言。 清其具体的想法。 时间不足 对策: 选择重要的议题进行讨论。 限制发言人数(可事先登记) 限制发言时间。,会议中的问题,会议中的问题,争功诿过 对策: 主席应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。 引导组织成员彼

12、此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定。 为反对而反对 对策: 请他提出更好的对策。 引导他思考是否有考虑周延。,会议中的问题,独占发言 对策: 主席制止其行为。 说明规则并强制执行。 消极的话 对策: 发言者的情绪表示理解 提振士气,拟定共同目标。,会议中的问题,THE END !,Thank you !,1、有时候读书是一种巧妙地避开思考的方法。2020/12/32020/12/3Thursday, December 3, 2020 2、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。2020/12/32020/12/32020/12/312/3/2020 12:24:24 PM 3、越是没有本

13、领的就越加自命不凡。2020/12/32020/12/32020/12/3Dec-203-Dec-20 4、越是无能的人，越喜欢挑剔别人的错儿。2020/12/32020/12/32020/12/3Thursday, December 3, 2020 5、知人者智，自知者明。胜人者有力，自胜者强。2020/12/32020/12/32020/12/32020/12/312/3/2020 6、意志坚强的人能把世界放在手中像泥块一样任意揉捏。2020年12月3日星期四2020/12/32020/12/32020/12/3 7、最具挑战性的挑战莫过于提升自我。2020年12月2020/12/3202

14、0/12/32020/12/312/3/2020 8、业余生活要有意义，不要越轨。2020/12/32020/12/3December 3, 2020 9、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。2020/12/32020/12/32020/12/32020/12/3 10、你要做多大的事情，就该承受多大的压力。12/3/2020 12:24:24 PM2020/12/320.12.3 11、自己要先看得起自己，别人才会看得起你。12/3/2020 12:24 PM12/3/2020 12:24 PM2020/12/32020/12/3 12、这一秒不放弃，下一秒就会有希望。3-Dec-20December 3, 20202020/12/3 13、无论才能知识多么卓著，如果缺乏热情，则无异纸上画饼充饥，无补于事。Thursday, December 3, 20203-Dec-202020/12/3 14、我只是自己不放过自己而已，现在我不会再逼自己眷恋了。2020/12/32020/12/3December 3, 202012:24,谢谢大家,