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1、 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册在企业管理中的应用指导手册 目目 录录 1 序言 . 1 2 启动 ACCESS 系统 . 2 3 创建新的数据库 . 3 4 创建表 . 5 5 创建查询 . 11 6 创建报表 . 18 7 创建窗体 . 23 8 设置启动窗体 . 37 9 结束语 . 39 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 1 1 序言序言 Microsoft Access是Microsoft公司推出的在Windows环境下运行的新型关系数据库软件。 它为数据库的访问编辑和数据的处理几乎达到了“人性化”的程度；即日常工作中人们对于 事物的处理需要什么
2、、系统便设计什么、提供什么。在学习 Access 之前，我们先了解一下 什么是“数据库”。 我们举个例子来说明这个问题：每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系， 我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或 地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电 话等信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的 个人信息， 也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个 “数据” 。 不过说到底， 我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号 码这些“数
3、据”。 实际上 “数据库” 就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的 “数据” 的 “集合” ， 在我们的生活中这样的数据库可是随处可见的。 什么是数据库管理系统呢？ 图书管理员在查找一本书时， 首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号， 然后在 书库找到那一类书的书架， 并在那个书架上按照书号的大小次序查找， 这样很快就能找到我 所需要的书。 数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。 如果所有的书都不按规则， 胡乱堆在各个书架上， 那么借书的人根本就没有办法找到他们想 要的书。同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集合也 不能称为数据
4、库。 数据库的管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来的。 人们将越来越多的资料存入计 算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为数 据库管理系统，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。 我们将要学习的 Access 也是一种数据库管理系统。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 2 2 启动启动 ACCESS 系统系统 可以从不同动的途径进入 ACCESS 系统。 1. 首先，介绍最基本的方法。单击“开始”按钮，如图： 2. 选中“程序”，如下图所示，选中“Microsoft Access”。 3. 如果，你在桌面上已创
5、建了 ACCESS 的快捷方式，直接点击快捷方式图标，进入 ACCESS 系统，如图： ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 3 3 创建新的数据库创建新的数据库 1. 进入 ACCESS 系统之后，首先出现如下图所示的新建向导。用户可以进行各种选择。 2. 如果要新建一个空的 ACCESS 数据库，如下图所示，用鼠标点击空白数据库。 3. 屏幕上出现“文件新建数据库”的对话框（如下图），提示应该给建立的数据库文件取 个什么名字，并且将它保存在计算机的哪个目录下。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 4 默认的存储目录是“My Document”，我们将数据库保存
6、在此目录下。你也可以选择其他的 目录，保存数据库。将正在建立的数据库取名为“testdb”（也可以自己指定文件名称）。 在完成了这些工作后单击窗口右下角的“确定”按钮 最后，单击创建按钮，新数据库这一步就完成了。如图所示： ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 5 4 创建表创建表 1.在工具栏，“创建”选项卡中单击“表”按钮。如图。 2. 此时，进入了表的数据表视图，我们在刚刚建立的表的标签上点击右键，切换到设计视 图。如图所示。 我们先来建立顾客基本信息表，其结构如下。 字段 字段大小 字段类型 备注 顾客标识 10 文本 主键 顾客名 20 文本 性别 2 文本 出生日期
7、日期/时间 需要设计掩码 地址 64 文本 电话 15 文本 身份证号码 18 文本 需要设计掩码 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 6 3. 在第一行的“字段名称”处敲入“顾客标识”，在字段类型的下拉列表中选择“文本”， 如图： 该字段的大小为“10”，如何进行设置呢？不难发现，在该窗体的左下角有一个“常规”标 签。在该标签的“字段大小”右边填入 10，即可。如图： 4. 需要对“顾客标识”字段设置主键。主键的作用是可以唯一标识数据库中具有相同信息 的不同记录。例如，有两个顾客都叫“张三”，如何来区分他们呢？可以给他们规定不同的 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指
8、导手册 7 顾客标识，例如，一个的顾客标识为“0001”，另一个顾客的标识为“0003”，这样，就 可以区分开来了。设置主键时，首先，将光标放置在该字段所对应的行中，如图： 点击快捷菜单中的“主键”按钮，如图： 可以发现，在“顾客标识”所对应的行的前面出现了一个钥匙的标志，这样，主键就设置成 功了。如图： 5. 需要在“出生日期”字段中设置掩码。首先，选择该字段的数据类型为“时间/日期”。 把光标放入“常规”标签中“输入掩码”处，在文本框的右边会出现“”按钮。点击该按 钮，出现如下对话框： ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 8 选择“出生日期”的日期格式。例如，我们选择“长日
9、期（中文）”为默认的日期格式，点 击“下一步”，出现如下对话框： 点击“完成”。 也可以直接在“输入掩码”处直接输入“9999年 99月 99日;0;_”。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 9 其它字段的设计，在此不再复述。 6. 点击快捷菜单中的“保存”按钮。 这样，表就被保存在数据库中了。点击设计窗体右上角的“关闭”按钮，关闭“顾客基本信 息表”的设计窗体。接下来，就可以继续后面几张表的设计了。 7. 其它表的设计要求如下： 录象带基本信息表 字段 字段大小 字段类型 备注 录象标识 10 文本 主键 录象名 20 文本 价格 货币 借带日期 日期/时间 需要设计掩码
10、类型 10 文本 是否在架 是/否 顾客标识 10 文本 8.之后，在两张表中，按格式输入测试数据即可。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 10 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 11 5 创建查询创建查询 该部分中，我们需要建立四个查询：按顾客查询(按顾客姓名查询)、按类型查询、在架 带查询、借出带查询，其中在“借出带查询”查询中要能对某个时间段的信息查询，如能查 出 2012 年 01 月 01 号到 2012 年 03 月 31 号的录像带借出情况等。 下面我们就来介绍查询的建立过程。 1. 工具栏“创建”选项卡中，单击“查询向导”按钮。 屏幕中出现如
11、下窗体： 2. 想要新建一个查询，也可以，点击数据库窗体上的“新建”按钮： 在出现的对话框中选择“设计视图”，再点击“确定”： 出现查询的设计视图。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 12 3. 首先，我们来介绍如何建立“按顾客查询”。选择“简单查询向导”。 4.选择顾客基本信息表，并将全部可用字段以点击向右箭头的方式，移入选定字段。 5. 点击“完成”。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 13 6. 在查询标签上单击右键。 7.进入设计视图。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 14 8. 在“顾客名”对应列的准则中，输入“”。 9.在中括
12、号内输入，要提示给用户的信息。 10. 保存该查询，将该查询的名字定为“按顾客查询”。运行该查询，出现输入框，查询建 立成功。 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 15 11.接下来，可以尝试着新建“按类型查询”、“在架带查询” 、“借出带查询”。需要说 明的是，建立“在架带查询”时，在“是否在架”一栏，输入 True 即可。 13.采用查询设计方式创建“借出带按时间查询” 14.将两张表分别添加，之后单击“关闭”按钮。 15.选择字段来源表 ACCESS 2007 在企业管理中的应用指导手册 16 16.添加该表中的显示字段。 16.将录像带基本信息表，除“顾客标识”外的所有字段添加。 1
