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1、 行政兼外事秘书职务说明书岗位名称行政兼外事秘书岗位编号710-1-02-04所在部门所办公室岗位定员1直接上级所办主任工资等级直接下级无薪酬类型所辖人员无岗位分析日期本职：负责所办的文书、行政事务，归口管理全所外事工作职责与工作任务：职责一职责表述：文书处理工作工作时间百分比：30%工作任务根据领导指示，草拟文件并下发频次：2次/周根据领导授权，对所发文件会签把关频次：2次/周办公室内部文件登记、分发、承办频次：2次/天 机关各部门文件传阅、清退，并对所领导批示内容进行督办频次：10次/天 秘级文件的整理、清退频次：1次/周职责二职责表述： 外事工作工作时间百分比：25%工作任务组织协调有关
2、业务部门提出、申报外事项目频次：1次/年拟定涉外活动计划，总结外事工作经验频次：2次/年组织协调科技引智工作，负责接待来华专家频次：3次/年办理出国人员外事手续频次：6次/年对涉外人员进行外事培训、教育频次：9次/年宣传外事工作政策，解答外事咨询频次：1次/月职责三职责表述：印、信管理工作时间百分比：10%工作任务负责所级印章使用及全所印章发放、备案、收回、销毁频次：5次/天负责介绍信及授权委托书的管理频次：2次/天职责四职责表述： 档案、资料工作工作时间百分比：10%工作任务负责本部门文件的保管及归档频次：1次/年负责外事工作的建档、更新、管理频次：2次/年负责相关资料（护照、照片、身份证明
3、等）的搜集、分类和保存频次：1次/月职责五职责表述： 其他日常行政事务工作工作时间百分比25%工作任务办公室文件资料的搜集、打印工作频次：2次/周为所领导办理财务报销、物品领用等手续频次：1次/天所办质量工作记录及监督频次：1次/月重要电话记录及承办、督办工作频次：2次/天负责所级会议的承办工作频次：1次/月接待工作频次：1次/月编排节日期间值班表频次：4次/年职责六职责表述：完成领导交办的其他工作权力：权限一：对布置的工作有督办及检查的权力权限二：向所属各单位索取相关资料的权力权限三：对印鉴使用、介绍信的开具有审查权工作协作关系：内部协调关系所属各单位外部协调关系集团公司办公室及外办、兄弟单
4、位办公室及外办、地方政府办公室、外事办公室、地方安全局、公安局所需记录文档：文件、会议通知单、传真教育水平大学本科及以上学历专业行政、文秘、档案等专业经验1年以上外事工作经验，1年以上行政文秘工作经验知识具备相应的行政管理知识、秘书知识，熟悉外事工作政策、具备计算机应用知识、对财务知识、法律知识有一定的了解技能技巧能够熟练使用办公自动化设备和办公软件；具备一定的写作能力、表达能力，沟通协调能力、英语阅读写作能力培训经历行政管理、秘书学、涉外管理其它：使用工具设备计算机、电话、传真机、打印机、扫描仪、交通工具、计算器、档案柜、照相机、碎纸机工作环境一般的办公环境工作时间特征工作时间较为规律，上、下班时间经常随业务情况变化，有时需要加班备注：
