一体化管理体系内部审核技巧材料.ppt

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1、内部质量体系审核,培训内容,内审的概念 内审的总体策划 内审的工作流程 内审员培训 编制内审计划 实施内审 制定和实施纠正措施,内审的概念,一、什么是内部质量体系审核,内审的概念（续）,二、内审的特点是什么？, 系统性：审核要有计划、有步骤， 整个审核工作有程序可以遵循 独立性：内审员应是与被审核对象（部门） 无直接责任关系的人员,2020年11月28日星期六,5,审核:为获得审核证据并对其进行客观的评价， 以确定满足审核准则的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。,审核术语,2020年11月28日星期六,6,注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和

2、其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以有与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。 注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方(如顾客)或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核组织进行，如那些对与GB/T28001要求的符合性提供认证或注册的机构。 注3：当质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。 注4：当两个或两个以上审核机构合作，共同审核同一个受审核方时，这种情况称为“联合审核”。,2020年11月28日星期六,7,审核员:有能力实施审核的人员。 注：

3、能力 :经证实的应用知识和技能的本领。,2020年11月28日星期六,8,审核组:实施审核的一名或多名审核员。 注1：通常任命审核组中的一名审核员为审核组长。 注2：审核组可包括实习审核员。在需要时可包括技术专家。 注3：观察员可以随同审核组，但不作为其成员。,2020年11月28日星期六,9,审核准则 定义：一组方针、程序或要求。,2020年11月28日星期六,10,审核证据和客观证据 审核证据定义：与审核准则有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。 客观证据定义：支持事物存在或其真实性的数据。 注：审核证据可以是定性的或定量的 审核发现 定义：将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的

4、结果。 注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。,2020年11月28日星期六,11,审核结论 定义：审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果。 审核方案 定义：针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核。 注：审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必要的活动。 指覆盖体系一年内的多次内部审核。,2020年11月28日星期六,12,审核计划 定义：对一次审核活动和安排的描述。,2020年11月28日星期六,13,审核范围,审核的内容和界限。 注：审核范围通常包括对实际位置，组织单元，活动和过程以及所覆盖的时期的描述。,内审的总体策划,管理者代表

5、要亲自抓内审工作 确立一个职能部门具体负责内审工作 组建合格的内审员队伍 建立一套正规的内审程序,内审的总体策划（续）,总体策划应考虑的具体问题,审核的形式 审核的目的 审核范围 审核频次 审核具体时间 审核进度安排,2020年11月28日星期六,16,审核方案及管理,2020年11月28日星期六,17,一、审核方案,针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组(一次或多次)审核。 注：审核方案包括策划、组织和实施审核的所有必要的活动。,2020年11月28日星期六,18,审核活动的策划,2020年11月28日星期六,19,一）审核的启动,（一）指定审核组长 （二）确定审核目的、范围和准则 审核

6、目的 审核范围 审核准则 （三）确定审核的可行性，组成审核小组 （四）与受审核方联系,2020年11月28日星期六,20,二）文件评审,（一）文件评审的目的 （二）文件评审的范围 （三）文件评审提纲 对方针和目标的评审 手册的评审 （四）文件评审意见和结论,2020年11月28日星期六,21,三、现场审核准备,（一）编制审核计划 审核计划的作用 审核计划的内容 编制审核计划应考虑的事项 编制书面审核计划,2020年11月28日星期六,22,四、审核组工作分配,2020年11月28日星期六,23,审核组工作分配,审核组长应当向审核组介绍受审核方概况，包括职能、部门、场所、区域或活动 把审核职责分

7、配给审核组每位成员并提出审核要求。分配时应当考虑审核员的独立性和能力的需要、资源的有效利用以及审核员的不同作用和职责。 各成员按审核计划分别准备工作文件，组长指导。 专业审核员介绍产品特点、生产工艺、重大环境因素、重大危险源，以及控制要点和治理技术，国家相关强制性的法律法规要求。 为确保实现审核目的，可随着审核的进展调整所分配的工作。,2020年11月28日星期六,24,五、准备工作文件检查表相关的记录表格,2020年11月28日星期六,25,准备工作文件,审核组成员应当根据所承担的审核工作准备必要的工作文件，用于审核过程的参考和记录。这些工作文件可以包括： 检查表 -审核抽样计划； 记录表格

8、如：签到表、会议记录表、检查 记录表、不符合报告等。 检查表和表格的使用不应限制审核活动的内容，审核活动的内容可随着审核中收集信息的结果而发生变化。,2020年11月28日星期六,26,编制检查表,检查表是审核员策划审核过程的结果，描述了审核内容和抽样方式，是审核员的工作文件和提纲 检查表的作用： 保持审核目标的清晰和明确 保持审核内容的周密和完整 保持审核节奏和连续性 减少审核员的偏见和随意性 检查表分类:部门检查表(常用) 过程检查表,2020年11月28日星期六,27,内审检查表 查什么？-明确审核的要点 怎么查？-明确审核步骤、方法和抽样量,2020年11月28日星期六,28,抽样的风

9、险性 随机抽样 一定的数量（样本量6-12份） 分层（典型性） 均衡（代表性） 审核员亲自选择 体系过程、部门场所不能抽样,2020年11月28日星期六,29,2020年11月28日星期六,30,2020年11月28日星期六,31,六、实施现场审核,2020年11月28日星期六,32,一）首次会议,会议应当是正式的，并保存出席人员的记录。会议应当由审核组长主持。 首次会议内容： 介绍与会者，包括概述其职责； 分别确认审核目的，范围和准则； 确认审核日程以及相关的其他安排； 介绍实施审核所用的方法和程序； 确认审核组和受审核方之间的正式沟通渠道； 确认已具备审核组所需的资源和设施； 确认有关保密

10、事宜； 确认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序； 可能的审核结论,2020年11月28日星期六,33,（二）审核中的沟通 审核组内部的沟通 与受审核部门沟通 与管理者代表或最高管理者沟通 （三）信息收集和验证 信息源 收集信息的方法 验证收集到的信息 收集信息及验证中注意事项,2020年11月28日星期六,34,2020年11月28日星期六,35,（四）形成审核发现 审核发现的评审 审核发现的记录,内审员应掌握的审核技巧与方法,少讲、多看、多问、多听 正确选择对象提问，不要选无关人员 提问准确、切中要点 提问应封闭式与开放式相结合 提问应与索看文件、资料相结合 注意联想与追溯 制造良好的审

11、核气氛 不带任何偏见，不受他人影响,内审员审核技巧对照表,实施内审（续）,现场审核获得客观证据的方式.,与受审核部门人员面谈 查阅受审核部门有关文件资料 观察受审核部门的工作场所、环境、实物等 问、听、看相结合,现场审核方法,问（面谈）：与被访人面谈、提问； 查（阅）：查阅相关记录和文件； 看（观察）：现场观察； 记（录）：记录审核过程的有关事实。,提问应注意事项,根据检查提纲提问，但不死板； 认真听取回答，边听边记； 及时抓住信息的线索； 注意对方的态度和表情（形体语言）。,查阅,文件的符合性、有效性、可操作性及其管理； 记录的客观性、完整性、可追溯性及其管理。,观察,产品的标识及状态标识；

12、 生产环境条件； 检测环境条件 储存环境条件； 记录和文件保管情况； 生产、检测设备的状态； 生产、检测人员的操作状况。,记录,审核过程的记录.doc 时间、地点； 访问、调查的对象； 见证人； 设备、文件、产品的编号或图号； 见到的事实,不合格报告,1、不合格和缺陷 不合格：未满足要求 缺陷：未满足与预期或规定用途有关的要求； 不合格项：审核证据表明，某过程或活动不符合审核准则规定的要求。 2、不合格项分类 文件性不合格，如QMS文件不符合ISO9001标准要求； 实施性不合格，如过程或活动不符合审核准则的规定； 效果性不合格，如虽按文件执行，但未取得所期望的效果。,不 合 格 报 告 的

13、形 成,1、审 核 员 发 现 不 合 格 2、记 录 不 合 格 事 实 3、分 析 不 合 格 情况 4、请 陪 同 人 员 见 证 5、审 核 组 内 部 统 一 认 识 6、开 具 不 合 格 报 告 7、提 出 纠 正 措 施 要 求 8、受 审 核 方 代 表 正 式 确 认 9、纠正措施（审核人员验证纠正措施的实施及其有效性）,不合格报告的内容,不合格事实的描述； 不合格的理由； 不符合的条款； 严重程度。,不合格事实的描述,事实清楚，客观证据充分； 时间、地点、当事人，以及相关设备、产品名称等应具重查性； 口头提供的信息需有旁证； 文字简练，合格的事实，多余的话不写。,不合格理

14、由的判定,不合格事实描述的自然带出； 不误导，不使用过激语言。,条款的判断 doc,以事实为基础，不猜测，不设想； 选最贴切的条款； 条款与理由要对应；,严重程度的判定,严重不合格 系统性失效 区域性失效 对产品质量或体系运行产生严重后果。 一般不合格 不属于严重不合格范畴的其他不合格,2020年11月28日星期六,51,（五）准备审核结论 评审审核发现 审核结论达成一致 形成审核结论,2020年11月28日星期六,52,准备审核结论,在末次会议前，审核组应当讨论以下内容： 针对审核目的，评审审核发现以及在审核过程中所收集的审核发现和其他适当信息； 考虑审核过程中固有的不确定因素，对审核结论达

15、成一致； 讨论审核后续活动。,2020年11月28日星期六,53,末次会议 会议应当是正式的，并保存出席人员的记录。会议应当由审核组长主持。末次会议内容： 与会者签到； 感谢； 重申审核目的和范围； 说明抽样局限性； 对不符合报告的说明； 说明不符合报告的数量 宣读不符合报告； 提出纠正措施要求（完成的期限、验证的要求）； 宣读审核结论。 受审核方领导讲话； 末次会议结束。,2020年11月28日星期六,54,编制、批准和分发审核报告,（一）内部审核报告的编制 （二）内审报告批准和分发,2020年11月28日星期六,55,审核报告 P170 三体系审核报告可以分开描述,也可合并综合描述。 审核

16、报告应包括或引用以下内容： 审核目的； 审核范围，尤其是应当明确受审核的部门和区域,以及审核所覆盖的时期； 明确审核成员及职责分工； 现场审核活动实施的日期时间和地点； 审核准则； 审核发现； 审核结论及改进建议; 报告的分发.,2020年11月28日星期六,56,审核报告的提交、评审与批准,审核组长应按规定的时限提交审核报告。应按审核方案程序，对审核报告进行评审、批准并注明日期。 确定审核报告的接受者。审核报告应发给受审核方和管理层。 审核报告归审核委托方所有。,2020年11月28日星期六,57,与审核相关的文件的保存,与审核相关的文件既包括受审核方提交的管理体系文件（如手册、程序文件等）、记录等，如： 审核计划 检查表与审核记录 不符合报告、会议记录 审核报告等。 与审核相关的文件应能证实审核程序得到了有效实施，至少保存一个认证周期3年。,2020年11月28日星期六,58,内部审核完成,2020年11月28日星期六,59,审核的后续活动a)评审不符合项;b)分析和确定不合格原因 c)评价、确定和实施采取纠正措施