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1、职务说明书编写报告-初稿20100613一、目的及意义1. 明确各部门（岗位）的职责与权限，规范工作流程，以实现精细化管理的目的；2. 为企业工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据；3. 职务说明书囊括了岗位所需要的能力，员工可以对照，自己在这些方面发展得如何，哪些能力还需要进一步提高。（编外话：以上是职务说明书的通用意义，公司制定职务说明书还需要考虑公司战略规划及需要解决并可以通过职务说明书解决的企业目前发展过程中存在的问题，从而提高企业高管对职务说明书编写的支持。）二、职务说明书编写的注意事项1. 职务说明书是企业管理的基础要素，需要从企业高层的角度出发，结合企业目前
2、的发展水平和管理现状，并综合考虑职务说明书主要参与人员的工作安排，以及相应的时间、人力、物力等资源的消耗，确定职务说明书要达到的预期水平。2.应明确工作分析相对应的各个部门的职责，并给予相对应的检查和考核，从而确保职务说明书编写工作的及时完成。3. 职务说明书的信息采集、分析及编写，还是一项技术性工作，如果没有把握好，则容易影响职务说明书的效果，从而影响参与人员的持续积极性。因此需要对职务说明书编写的技术和可能存在的问题及相应的解决方法安排有针对性的外部培训。4. 工作分析必须定位明晰，即是对岗位目标状态的描述，而不限于对岗位现状的描述。三、职务说明书编写的开展1. 导入：为了使职务说明书的编
3、制得到全体员工的支持和参与，应就职务说明书的目的和意义给予充分的宣传，减少员工意愿上的阻碍。同时要使高层领导率先树立岗位责任意识，对各项工作实行归口管理，改变自由随意的管理风格。2. 工作分析：工作分析一般采取五个步骤：成立工作分析小组，收集与工作相关的背景信息，收集工作分析的信息，整理和分析所得到的工作信息，最后是编写职务说明书。结合公司多脑力职位者的实际情况，在工作分析的方法上选择了问卷调查法和访谈法两种方法相结合：1） 问卷调查法：问卷调查法就是根据岗位分析的目的、内容等，事先设计一套岗位问卷，由被调查者填写，再将问卷加以汇总，从中找出有代表性的回答，形成对岗位分析的描述信息。该法在工作
4、分析中使用最为广泛，其优点是费用低、速度快，调查范围广，尤其适合对大量工作人员进行工作分析，调查结果可实现数量化，进行计算机处理。它免去了长时间观察和访谈的麻烦，也克服了进行工作分析的工作人员水平不一的弱点。但是这种方法对问卷设计要求较高，设计比较费工，也不像访谈那样可以面对面地交流信息，因此，不容易了解被调查对象的态度和动机等较深层次的信息。问卷法还有三个缺陷，一是不易唤起被调查对象的兴趣；二是除非问卷很长，否则就不能获得足够详细的信息；三是需详细说明，否则会理解不同，产生信息误差。2）访谈法：就是与从事被分析岗位的骨干人员或其主管人员交谈、沟通，了解情况。访谈对象最好是从事比所需要了解岗位
5、高一个层次的岗位工作的人员或从事该项工作的关键人员，这样反映问题比较全面、客观。其优点是容易观察到其他不易观察到的多方面的信息。其缺点是要求访谈者能较强的把握访谈过程，同时被访谈者易从自身利益考虑，导致信息失真。此方法需要与其他方法相结合使用。四、职务说明书的内容职务说明书分为部门说明书和岗位说明书。主要包括以下内容：1.工作标识：包括岗位名称、岗位编号、所属部门、直属上级、纵向晋升岗位、横向轮换岗位、岗位系列、岗位级别。2.管理幅度：为该岗位所直接管理的人数，它包括直接管理的岗位名称和人数，也就是直接向该岗位汇报工作的员工人数。 3.岗位目的：简要说明工作的主要内容，设置此岗位的意义。4.岗
6、位责任：指该岗位所承担的责任，着重强调必须完成的任务，一旦发生过失应受到惩罚，责任性质需要加以界定，包括领导责任、全部责任、主要责任和次要责任。5.岗位权限：指为完成该岗位工作内容，而赋予该岗位的权限范围，包括业务权限、人事权限和财务权限。6.工作关系图：指该岗位与公司内外其它岗位之间的关系，包括与上级、同级和下级的沟通，以及公司外部组织等。7. 工作流程：指该岗位从输入到输出一系列工作任务相互衔接的过程。8. 任职资格：指对从事该岗位员工的身体素质、教育背景、工作经验、专业知识、职业资质、工作能力的要求。五、跟踪1. 建立动态管理制度，根据企业组织架构、部门、岗位乃至人员的异动，及时予以更新。2. 在公司高速发展的过程中，应定期从整体上修缮职务说明书的内容和应用。
