公文流转系统

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1、 ZDSoft 公文流转系统技术白皮书浙江大学网络信息系统有限公司 第 1 页ZDSoft 公文流转系统浙江大学网络信息系统有限公司2006 年 7 月 ZDSoft 公文流转系统技术白皮书浙江大学网络信息系统有限公司 第 2 页1.1 业务流程图流程管理回收站印章管理用户组管理批注管理参数设置关联人设置代办人设置收文登记收文处理收文发送发文拟稿发文处理发文发送 手工发文手工登记公文管理 公文归档公文统计公文传阅通讯单位管理收文查询模板管理发文查询来源：收文登记和收文登记无需流转发文办理收文办理ZDSdsoft 公文流转业务流程图图例说明：表示的是公文流转系统中的设置类功能，此类功能是公文流转

2、的支撑，需要用户进行初始化设置或使用系统提供默认设置；表示的是公文流转系统中的管理类功能，此类功能是公文顺畅流转的保证；表示的是公文流转系统中的功能业务模块，此类功能是收/发文办理操作的地方。 ZDSoft 公文流转系统技术白皮书浙江大学网络信息系统有限公司 第 3 页产品功能简介1.2 公文设置1.2.1 权限管理公文流转系统提供了基于角色管理的权限控制，通过模块权限、功能权限、业务范围三级权限与角色的关联，角色与帐户的关联，帐户与业务范围的关联，实现系统、严谨、易管理的权限管理。1.2.1.1 权限细分系统按模块、功能、业务范围三个层次定义了三级权限结构，可以做到对帐号权限的精确定义，充分

3、满足了公文流转过程中对安全性和权限的要求，提高了系统安全性。 模块权限：包括模板管理、流程管理、发文拟稿、公文统计等系统定义的功能模块的权限； 功能权限：系统的每一个功能模块都包含了多个功能，如流程管理就包括了新建、查看、删除等功能点，收文处理包括了撤回、跳转等功能点，功能权限实现了对这些功能点的权限控制； 业务范围：系统可按公文密级类别进行用户权限的控制，保证带密级的公文在流转中的安全性。1.2.1.2 角色管理系统完全基于角色进行权限管理，无需再为帐号进行逐一权限授权，用户可根据单位实际情况先进行角色的管理和角色的授权，然后在用户授权时就可以简单的进行角色授予即可。系统还预设了领导、办公室

4、主任、文书、设置人员、普通用户几个默认角色，方便用户使用。1.2.1.3 角色切换基于角色管理允许一个帐户有多个角色，但在使用中只能有一个角色为当前角色，所有处理业务均以此角色权限进行限制，在需要做其它角色业务时，可在系统中直接进行角色切换，不用再次登录。多角色用户系统提供一个默认角色功能，在进入系统时自动设为当前角色，默认角色可在个人设置中维护。1.2.1.4 成员管理成员管理为流程定义、流转中的人员选择和公文发送的主送、抄送对象提供了用户自维护的单位机构、用户组管理。 ZDSoft 公文流转系统技术白皮书浙江大学网络信息系统有限公司 第 4 页1.2.1.5 通讯单位管理通讯单位管理提供了

5、添加非本软件平台单位功能，这些单位在系统管理中没有维护，但在公文的主送、抄送机关、发文单位、收文的来文单位中需要使用。在添加的非本软件平台单位信息中还可以包含邮件信息，在公文发送时，可通过邮件实现向这些单位发送公文的功能。1.2.1.6 自定义用户组管理自定义用户组可实现除按部门划分以外的用户归类，提供便捷的人员选择。用户组在使用级别上分为单位、个人两个级别，权限上单位级为公用，个人为自用；在使用场合上分为公文流转、公文发送两种，公文流转用户组用于流程定义、流转中的负责人选择，公文发送用户组用于公文发送对象选择。1.2.2 流程管理系统具有强大的工作流引擎，能定义 XML 标准的工作流，实现固

6、定流程和自定义可变流程，自定义流程提供了灵活的运行绑定功能，在流转过程中实现后继流程的定义，结合系统提供的流转功能可满足各种流程运用需求。1.2.2.1 工作流引擎系统工作流引擎采用了标准的 XML 语言定义，有强大的流程处理引擎，使用工作流引擎作为公文流转系统的核心业务支撑，可实现的流程定义、跟踪、查询和管理，提供固定/可变流程、串行/并行流程、单人/多人负责设置。1.2.2.2 固定流程固定流程是在流程定义时已完全确定流程及流程负责人，并且在流转过程中是不允许改变的流程。可实现用户的固定、强制业务流程。1.2.2.3 自定义流程用户在定制流程时可以选用系统提供的初始化流程生成流程定义，流程

7、中的每一个步骤都是可以设定的，设定类别有是否可插入步骤，是否可修负责人，是否可忽略，在流转过程中，流程定义中的设定的信息都将影响下一步的走向。1.2.3 公文模板公文模板方减少了排版的功能，提高了公文草拟的效率。系统提供了最常用的下行文和上行文模板，并具有模板定制功能，可满足用户个性化、多样化的公文模板需求。模板的分类管理提供了模板使用的权限范围管理。1.2.3.1 模板定制用户可新建或从已有模板导入进行公文模板的定制，定制过程通过微软 OFFICE 编辑控件，对系统定义公文元素进行排版。 ZDSoft 公文流转系统技术白皮书浙江大学网络信息系统有限公司 第 5 页1.2.3.2 模板管理提供

8、了模板的新增、查询、修改、删除管理，并提供了恢复系统预设模板功能。系统默认提供下行文（单独发文） 、上行文（单独发文） 、下行文（联合发文） 、上行文（联合发文）4 套按照国家公文标准格式定义的预设模板。1.2.4 公文电子印章系统提供将 jpg 或 gif 格式的印章图片通过不可逆加密算法进行加密，保证印章安全。公文电子印章可授权给多人使用，授权人可自行设定自己使用电子印章密码。1.2.5 常用批注常用批注提供了维护常用批注用语功能，并且可在公文处理时，把当前的批注直接加入到常用批注用语中。收/ 发文批注完全独立，并提供公用和个人两种分类，公用批注是单位内所有用户均可使用，个人批注是用户自用

9、。1.2.6 系统参数设置系统参数设置提供了一个灵活定制系统运行方式的调整设置。可设置参数有公文编辑器启用、归档公文发送。系统参数设置只会影响到本单位的应用，不会影响其它同平台单位。 公文编辑器启用：系统默认为启用，此时在公文处理过程中将通过公文编辑器进行公文正文编辑和浏览。不启用时，正文将以附件上传的形式进行编辑； 归档公文发送：系统默认不启用，认为归档后的公文不再进行发送。当然，用户可以根据实际需要，开启该功能，已达到归档后仍然可以再次发送该公文。1.3 公文办理公文发送实现上下级单位之间或者同单位不同部门之间的公文编辑、流转、处理、收发、管理，全面提高工作效率，增强协同工作的能力。1.3

10、.1 收/发文分离公文流转系统包括了收文办理和发文办理，并根据实际工作情况需要对收/发文办理业务进行了分离，实现了从流程、模板、常用批注、代理人、关联人等功能和收/发文模块都进行隔离，充分在功能上体现出收文办理与发文办理的不同。1.3.2 流转功能流转功能是为了提高系统在公文流转过程中的可用性专门增加的一些功能，主要包括了代理人、关联人、撤回、跳转等功能。1.3.2.1 代理人当用户因出差、病休等原因未能及时处理公文，可以找另外一个人来代替执行公文处理操作。另外的这个人就是代理人。代理人将全权执行原负责人应当处理的操作， ZDSoft 公文流转系统技术白皮书浙江大学网络信息系统有限公司 第 6

11、 页从而保证公文流转的顺畅。1.3.2.2 关联人关联人功能是为了让教育局领导和不熟悉流转过程的人员能专注于工作，而不用关心公文在软件系统中的来和去。关联人不是作为流程的实际负责人，在权限上控制了关联人不能签署意见，只能转交公文的作用，只是起到一个保证公文流转顺畅的作用，如文秘担当的工作性质。1.3.2.3 撤回当前流程负责人已经处理完公文，即公文已经流转到下一步骤，但下一步骤负责人还没有处理公文时，该已经处理的负责人主动收回公文重新处理的操作。1.3.2.4 跳转当公文被退回后，经处理，可由当前负责人选择跳过已经流转的多个步骤。1.3.2.5 退回当前流程负责人将公文返回到已流转过的任意一个

12、步骤的操作。1.3.3 收文办理收文办理实现了从系统外部自动或手工的公文签收、登记、流转、处理、传阅的全过程。1.3.3.1 签收/登记签收只进行确认的操作，公文接收方签收之后，发送方能够自动获取相关的签收情况信息。登记时按登记人员所在部门自动归入该部门，在公文统计按部门统计公文。1.3.3.2 手工登记手工收文是登记非平台系统收到的公文，比如纸质公文、邮件接收到的电子公文等等，公文相关信息只能通过手工进行录入。此类收文需要输入所有收文的信息，包括收文的基本信息和正文、附件等。如果是通过我们的系统邮件发送的，那么在手工收文登记时，只需要导入邮件中附带的公文基本信息文件，就可以方便的完成登记工作

13、。1.3.4 发文办理发文办理实现了由单位内部自动或手工的公文拟稿、审核、流转、签发、发送的全过程。1.3.4.1 发文校对发文签发后到拟稿人处进行校对（如流程有定义） 。校对是指对格式已经统一规范制定完毕，文号等已经生成的状态下，即将发送之前的最后一个发文校验。 ZDSoft 公文流转系统技术白皮书浙江大学网络信息系统有限公司 第 7 页1.3.4.2 手工发文对非平台系统完成的正式发文，在需要电子化发文时，可直接在手工发文界面中进行录入、审核，手工发文不进行流转，录入完成后可进行审核或发送。此类发文需要输入所有发文的信息，包括发文的基本信息和正文、附件等。1.3.5 公文发送公文的发送实现

14、了公文的外部发送和内部传阅功能，外部发送又可分为平台间发送和邮件发送。内部传阅功能主要是在公文流转完成后，传送给相关人员进行浏览，传阅的目标为个人用户，此类收文无需登记、办理。1.3.5.1 收文发送收文发送是进行内部传阅功能，在收文办理流转结束后，如有传阅此收文的要求时，可通过收文发送实现，收文发送选择的接收对象为本单位内部用户。1.3.5.2 发文发送发文发送实现的是外部发送与内部传阅双重功能，在发文办理流转结束后，正式的公文可选择主送和抄送对象，发送对象有主送、抄送、传阅，其中传阅对象是本单位的用户，对未注册单位因无法通过接口进行公文传递，只能实现邮件方式的公文发送。1.3.5.3 发送

15、结果查询在发文和收文发送后，可以通过发送结果查询用户接收情况，查看接受情况分四种：未查看、已查看、未签收、已签收，已签收的没有签收时间。对未注册单位的邮件发送结果不提供查询。1.3.6 公文查询公文查询包括了收文查询、发文查询和公文管理查询，提供按流水号、公文类型、标题、创建时间、文号、发文机关标识、公文字号、秘密等级、保密期限、紧急程度、拟稿人等等组合条件查询。在界面上提供了快速查询和高级查询。高级查询可以通过查询配置文件实现查询条件自定义。查询结果列表可直接打印或导出成 EXCEL。1.3.7 会审/会签会审/会签提供了公文办理过程中，需要多部门或多领导同时对公文的会审和会签，满足用户实际工作中的并发操作流程需求。1.3.8 公文控件系统公文编辑控件采用了 Microsoft OFFICE 作为编辑器，为用户提供了强大的公文编辑处理功能，同时也照顾了用户的使用操作习惯。通过编辑器的使用，系统用户可以方便地对文字、图片、文件等多种信息格式进行编辑，还提供了全文批注、模板定制、痕迹保留、手写意见签名。