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1、第二十三章 文书档案管理制度在很多企业尤其是中小公司看来会议文书档案的管理制度可有可无影响不大其实不然即使一个再小的公司如果对这些看似琐碎的方方面面失于管理就会使公司的运作陷入一种无序的状态长此以往公司的管理势必陷入混乱因此要想避免这种后果必须掌握以下几个方面一.文印室管理规定第一条 为了加强公司的文件管理特制定本规定第二条 公司的文件有打印必要时方予打印内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件一般不予打印第三条 公司发文需由起草人定稿抄正经有批准发文权的领导签字同意后方准打印一般文件的打印复印传真须经所在部门负责人签字同意后才予办理部门经理不在时可经总裁办公室主任同意后办理第四条 私人资料
2、不得在公司打印复印或用公司传真机传送以免影响公司的正常工作第五条 文印室工作人员应认真做好本职工作按时完成任务对收到的文件资料应及时给有关部门人员送发或及时通知有关人员到文印室取回不得延误第六条 文印室人员应树立严格的保密观念不得随意将打印复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人不得载留任何文件第七条 文印室对送来打印复印传真的文件资料应做好登记并在月终作统计核算属业务部门的由各部门承担费用属行政管理部门的统一列行政开支第八条文印室工作人员初次违反上述规定的给予批评或处元以下罚款屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失处元以上罚款直至辞退第九条 本规定自年月日起执
3、行表23-1行文表发文号保密区分绝对机密另文呈受文者副本份数附件发文号数极机密函机密令密事由缮校员发文日期普通传递法限时送特快送快件核办人核稿人承办人普通保存年二.文件收发规定第一条 公司的文件由办公室负责起草和审核公司总经理签发公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核总经理签发第二条 文件签发后送办公室统一安排打字打印后送回起草部门校对校对无误方能复印盖章第三条 文件和原稿由办公室分类归档保存备查第四条 属于秘密的文件核稿人应该注明秘密字样并确定报送范围秘密文件按保密规定由专人印制报送第五条 文件统一由办公室负责发送送件人应将文件内容报送日期部门接件人等事项登记清楚并向文件签发人报告报
4、送结果秘密文件由专人按核定的范围报送第六条 外来的文件由办公室专人负责签收并分类登记由办公室主任提出处理意见后签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门不得积压迟误属急件的应在接件后即时报送第七条 传阅文件由办公室专人负责收回对领导指示的文件办公室应及时组织传达和落实表23-2往来信函记录表客户或单位:类别日期来去函内容处理人回函日期回函内容去来三.公司报刊邮件函电收发制度第一条 全公司公私报刊外来邮件外发公启函电等由公司收发室负责收发第二条 外发函电要求1、 各部门因公需外发函电经办人员应于每天下午点以前将函件电报底稿送到收发室另填写挂号平信电报外发登记表2、 每天下午点以前公司收发室应
5、将当日外发函电清点累计送交邮局寄发表233信函寄发记录表业务类公共关系采购类总务类 发函日期发函单位文别内容寄发单位回函日期回函内容第三条 外来邮件管理1、 外来邮件一律公司收发室签收分发2、 凡挂号纸包包裹单货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收3、 一般公启函电和公司内职工私人信件由收发室开具清单分放到各单位信报箱内4、 私人不明平信一律放到信架信袋内由个人自取5、 不论公私邮件收发室应随到随清及时分发不得丢失损坏搁置延误对国外来函应检查封口邮戳如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收并向邮局反映查明原由6、 凡挂号信汇款单包裹单货运单等的收件人在收发室通知发出后应随即到收发室领取邮单并及时去
6、邮局取款取件超期罚款收发室概不负责第四条 报刊订购与收发1、报刊订购（1） 订购时间：上半年下半年（2）订购手续：不论单位和个人均需先到收发室查阅报刊目录再将需要订购的报刊代号名称出版日期单价订购份数期数填写清楚交收发员核对算价确认无误后当面缴款开票公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外还须填写报刊分发清单详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人2、报刊收发（1） 收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点发现有差错应及时登记并要求补缺退任（2） 收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发不得耽搁延误收发员清点分发报刊时间为小时任
7、何人不得进入收发室四.公司文件管理规定（一）总则第一条为减少发文数量提高办文速度和发文质量充分发挥文件在各项工作中的指导作用特制订本制度第二条文件管理内容主要包括上级函电来文同级函电来文本厂上报下发的各种文件资料第三条按照党政分工的原则全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办以下简称两办归口管理表234送发公文登记簿日期文号收文单位文别事由附件附本回涵内容表23-6表格档案处理工作一览表部门表格档案名称联数负责职别表格性质完成期限审核职别审核日期日报月报记录其他（二）收文的管理第四条 公文的签收1、 凡来厂公启文件除厂领导订启的外均由厂收发员登记签收由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外
8、后分别交两办机要秘书拆封在签收和拆封时收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳对开口和邮票撕毁函件应查明原因对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收2、 对上级机要部门发来的文件要进行信封文件文号机要编号的四对口核定如果其中一项不对口应立即报告上级机要部门并登记差错文件的文号第五条 公文的编号保管1、 两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上文件处理传阅单并分类登记编号保管须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件厂领导启封后也应分别交两办办理正常手续2、 本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管不得个人保存第六条 公文的阅批与分转1、 凡正式文件均需分别由两办主任或副主任
9、根据文件内容和性质阅签后由机要秘书分送承办部门阅办重要文件应呈送厂领导或分管领导亲自阅批后分送承办部门阅办为避免文件积压误事一般应在当天阅签完紧急文件要月即办2、 一般函电单据等分别由两办机要秘书直接分转处理如涉及几个单位会办的文件应同主办单位联系后再分转处理3、 为加速文件运转机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门如关系到两个以上业务部门应按批示次序依次传阅最迟不得超过天特殊情况例外第七条 文件的传阅与催办1、 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定不得将有密级的文件带回家宿舍或公共场所也不得将文件转借其他人阅看对尚未传达的文件不得向外泄露内容2、 阅读文件应抓紧时间当天阅完后应在
10、下班前将文件交机要室阅批文件一般不得超过天阅后应签名以示负责如有领导批示拟办意见两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜3、 阅文时不得抄录全文不得任意取走文件夹内任何文件及附件如确系工作需要要办理借阅手续以防止丢失泄密4、 文件阅完后应送交两办机要秘书切忌横传5、 两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任承办部门接到文件函电应立即指定专人办理不得将文件压放分散如需备查应按照有关保密规定并征得两办同意后予以复印或摘抄原件应及时归档周转6、 按照阅文范围离退休干部一般由有关部门定期组织学习有关文件或由两办机要室通知到机要室阅文（三）发文的管理第八条 发文的规定1、 全厂上报下
11、发正式文件的权力集中于厂部各群众团体和部门一律不得自行向上向下发送正式文件2、 各群众团体部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向厂部提出发文申请并将文件底稿交厂办审核厂部同意发文则由厂办按机构设置与业务分工统一归口以厂字发文3、 对全厂影响较大涉及两个以上厂领导分管范围的文件须由厂长批准签发其余文件均由分管厂领导批准签发第九条 发文的范围1、 凡是以厂部名义发出的文件通告决定决议请示报告编写的会议纪要和会议简报均属发文范围2、 厂部下发文件主要用于（1） 公布全厂规章制度（2） 转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件（3） 公布工厂体制机构变动或干部任免事项（4）
12、 公布全厂性的重大生产技术经营管理政治工作生活福利等工作的决定（5） 发布有关奖惩决定和通报（6） 其他有关全厂的重大事项3、 上行文外发文主要用于（1） 对上级机关呈报工作计划请示报告处理决定（2） 同兄弟单位联系有关工厂重大生产技术人事劳资物资供应科研基建经营管理等事宜4、 在工厂日常生产技术经营管理中有关图纸技术文件工艺修改审批工作安排部署传达上级指示等事项应按有关制度办理经分管厂领导批准后由主管业务科室书面或口头通知执行一般不用厂部文件发布5、 凡各业务科室如开专题会议所作的决定一般都不应发文不备查考可以科室名义用工作简讯发会议纪要6、 各业务科室与外单位发生的一般业务联系可用各科室的
13、名义对外发函应各自编号备查不用厂部名义发文（四）发文程序与要求第十条 发文程序规定1、 各单位需要发文应事先向厂部提出申请2、 厂部同意发文时主办单位应以国家法令上级指示或工作实际需要草拟文件初稿表23-6表格管理登记表申请单位申请年月日表格名称表格编号表格用途备考3、 草拟文稿必须从全厂角度出发做到情况确实观点鲜明条理清楚层次分明文字简练标点符号正确书写工整严禁使用铅笔圆珠笔红墨水和彩笔书写4、 文稿拟就后拟稿人应填附发文稿纸首页详细写明文件标题发送范围印刷份数拟稿单位与拟稿人并签名盖章标定日期和密级5、 厂办应根据厂部的要求和上级有关指示精神有关文件规定对文稿进行审查和修改对涂改不清文字错
14、漏严重内容不妥格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿6、 经厂办审查修改后的文稿送部门主管领导核稿对文稿内容质量负责7、 对审核时修改较多有碍打印和存档的文稿应由拟稿部门重新誊写清楚8、 需经会签的文稿应在交付打印前送会签部门会签文稿审核会签后按批准权限的规定呈送厂部领导审定批准签发9、 经领导批准签发后的文稿交厂办机要秘书统一编号送打字室打印10、 文件打印清样应由拟稿人校对校对人员应在发文稿上签名11、 文件打字后由厂办派专人按数印刷再由两办机要秘书分发并检查落实情况对印刷质量不好的文件机要秘书应拒绝盖印分发（五）文件的借阅和清退第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件需经本部门负责人签写便条对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅第十二条 借阅文件应严格履
