第五章常用办公软件ppt课件

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1、第五章 常用办公软件,常用办公软件介绍,计算机技术开发的最终目的是为了应用，应用软件是计算机系统社会价值的最终体现。应用软件一般可分为两大类：通用应用软件和专用应用软件。通用应用软件广泛的应用于各个领域，如，Word文字处理、Excel电子表格、PowerPoint演示文稿等就是通用应用软件。我们在这一章重点介绍这三个实用软件。,1 Word2000文字处理软件,1-1 Word 2000的窗口组成 1-2 文档的创建与编辑 1-3 文档排版 1-4 图形 1-5 表格制作 1-6 页面排版,1-1 Word 2000的窗口组成,Word2000窗口是由标题栏、菜单栏、工具栏、水平和垂直标尺、

2、文本编辑区、页面视图按钮、垂直和水平滚动条、选择浏览对象按钮以及状态栏组成的。,标题栏,菜单栏,工具栏,格式栏,标尺,文本区,插入点,状态栏,视图按钮,1标题栏 在标题栏上标明了当前使用的应用程序的名称Microsoft Word2000。如果当前打开的文档窗口处于最大化状态，则在Microsoft Word2000 的前面还会出现当前文档的名称。 2菜单栏 在标题栏的下方是菜单栏，它提供了九组菜单。每个菜单所提供的命令选项并不是固定不变的，根据所进行的操作的不同，有些选项会发生变化。用户通过选择菜单中的相应命令实现对文档的有关操作。Word2000菜单栏提供的菜单命令如下： 文件：执行与文件

3、有关的操作，包括新建、打开、关闭、保存、页面设置、打印等。 编辑：实现对已有文本的编辑、查找、替换和连接等。 视图：选择Word2000文档的视图方式、设置文档的页眉和页脚。 插入：在Word2000文档中插入各种类型的元素。 格式：对文本或其他文档元素的显示格式进行定义。 工具：提供在制作和编辑文档过程中的一些实用工具，如拼写检查、字数统计等。 表格：在文档中引入表格，并对表格进行各种编辑。 窗口：实现文档的多窗口操作。 帮助：查阅有关Word2000的联机帮助信息。 Word2000的有些菜单命令在工具栏中有相应的命令按钮，可以通过“快捷键”来实现。观察菜单，你会发现一些菜单命令的右边显示

4、有此命令的快捷键，如文件菜单中的“新建（N） Ctr1+N”命令。“Ctr1+N”就是新建一个文档的快捷键，直接使用快捷键就可完成“新建”菜单命令操作。,3工具栏 Word2000有二十多个工具栏，通常“常用”工具栏和“格式”工具栏会自动显示在屏幕上。要添加其它的工具栏，请选择“视图”、“工具栏”菜单命令，或者用鼠标右键单击任一工具栏，都会显示所有的工具栏。左边带有“”标记的表示此工具栏已被选中，只有被选中的工具栏才能显示在屏幕上。每个工具栏都提供了若干个工具按钮，用鼠标单击工具按钮就可立即执行相应操作。 4标尺 Word2000提供了水平和垂直两个标尺。如果“视图”菜单中的“标尺”命令被选中

5、，则水平标尺出现在编辑区的上方，垂直标尺只有在页面视图或打印预览中才会出现在Word2000编辑区的最左边。利用水平标尺可以设置制表位、段落缩进以及选定和调整版式的栏宽度。在页面视图或打印预览中，也可以利用水平标尺和垂直标尺调整页边距，或是在页面上设置某些项目。 在Word2000中，标尺的刻度可以以字符或厘米等为单位度量。通过“工具”菜单中的“选项”命令打开“选项”对话框，在该对话框的“常规”选项卡中选定刻度单位。 5文本编辑区 文本编辑区是输入文件内容的区域。在此区域内有两种常见的控制符：插入点“ ”和段落标记“ ”。插入点是一个闪烁的竖线，段落标记表示一个段落的结束位置。,6视图按钮 视

6、图是Word2000文档在计算机屏幕上的显示方式，Word2000主要提供了“普通视图”、“页面视图”、“大纲视图”、“Web版式视图”等这四种视图方式。每种视图对应不同的编辑方法，在需要时用户可以在各个视图之间进行切换。其切换方法是，单击“视图”菜单，执行其中的“普通”、“页面”、“大纲”、“Web版式”等视图命令就可切换至相应的视图方式。另外，也可以用位于水平滚动条左侧的视图按钮进行切换。 7选择浏览对象按钮 使用位于垂直滚动条下端的“选择浏览对象按钮 ”，可快捷地查看文档内容。利用“选择浏览对象”按钮选定浏览方式，例如，按“标题”、“图形”、“节”或“页”等方式进行浏览。然后，配合上“

7、”下“ ”两个跳转按钮进行相应的浏览。 8状态栏 状态栏位于屏幕的最下方，主要显示当前的状态信息，如光标所在的页号、行号、列号。 9垂直滚动条和水平滚动条 垂直滚动条和水平滚动条位于Word2000窗口的右部和下部，用来滚动文档，显示文档的不同部分。,1-2 文档的创建与编辑,在Word中进行文字处理工作，首先，要创建一个文档。然后，进行文档的编辑和排版。最后，以.Doc类型保存文件。 1创建文档 （1）打开编辑窗口 单击“文件”、“新建”，在弹出的“新建”窗口中选择文档模板，单击“确定”，进入文档编辑窗口。在输入文字之前，一般可先设置好首行缩进及左右边界；选择样式、字形、字号；单击En指示器

8、选择相宜的汉字输入法。 （2）文字的录入 在当前活动的文档窗口里，一个闪烁的光标被称为“插入点”，它标识着文字输入的位置。随着文本的不断录入，“插入点”的位置也不断地向右移动。当到达所设页面的最右边时，Word2000会自动将“插入点”移到下一行。当需要结束一个段落按Enter键。当输入满一屏时，自动下移到下一屏。,（3）特殊符号的输入 常用标点符号。只要切换到中文输入状态，直接输入键盘上的标点符号。若键盘上没有的标点符号，可单击“视图”、“工具栏”、“符号栏”菜单命令，在符号栏有更多的符号供用户选择。 特殊符号。单击“插入”、“符号”菜单命令。在“符号”对话框中，选择“符号”或“特殊符号”选

9、项卡来选择需要的各种符号。 其它符号。右键单击智能ABC输入法状态栏的软键盘，选择相应的符号菜单来选择需要的各种符号。 （4）错误的修改和一般编辑 1）拼写和语法检查工具 有些文字下面有红色或绿色的下划线， 这是“拼写和语法检查”工具检查出错的结果。 用红色波形下划线表示可能的拼写错误， 用绿色波形下划线表示可能的语法错误。 你可以直接在文档中修改拼写或语法错误， 也可以用鼠标右键单击带有波形下划线的 文字。 如是中文屏幕会出现如图3-4所示处理窗口。 如是英文，屏幕会出现如图3-5所示处理窗口。,2）删除和插入 如果在录入过程中产生错误，可使“Backspace”键删除插入点前面的一个字符，

10、使用“Delete”键可删除插入点后面的一个字符。也可以用鼠标选中若干文字，单击“Delete”键来删除选中文字。 当需要在已录入完成的文本中插入某些内容时，须用鼠标单击定位插入位置，接着便可录入的文字。如果要对某段文字进行复制或移动，可用鼠标选中某段文字，单击“复制”或“剪切”。然后，用鼠标单击选中目标位置，再单击“粘贴”。 用户可以通过“常用”工具栏中的“撤销”或“恢复”按钮取消或恢复对文档所做的修改。 3）“插入状态”和“改写状态” 通常在插入的情况下，Word2000会自动将插入点后面的已有文字右移。当需要用新输入的文本把原有内容覆盖掉时，可用鼠标双击“状态栏”右边的“改写”按钮，使其

11、由灰色变为黑色。这时，再输入的内容就会替换原有内容，我们称此时的文本编辑处于“替换状态”。在替换状态下，双击“改写”按钮又可使编辑切换到“插入状态”。文字的录入总是在“插入状态”和“改写（替换）状态”之中的一种状态下进行，“插入状态”用得更多一些。 （5）文档的排版 当文字输入结束，就需要对文档进行排版。文档的排版包括字符的格式化、段落的格式化、页面设置、分拦、字符和段落的样式、页眉、页脚和页码、创建水印等等。,（6）文档的保存 用户完成排版、编辑工作后，就需要保存文件。建议在编辑过程中要养成随时存盘的习惯。保存文件有常规性保存和保护性保存两大类型。 为了便于与其它软件传递文档，除了选择Wor

12、d文档Doc类型外，还可以选择RTF格式、Web页等。这是因为Doc类型是Word特殊的内部格式，其他的软件一般不能存取该格式文档。RTF（Rich Text Format）类型文件不仅Word能够存取，而且是多种软件之间通用的文件格式。Web页格式是超文本标记语言HTML的格式文件，用于制作Web页。 1）常规性保存 新建文档的首次保存，单击“文件”、“保存”菜单命令，弹出“另存为”对话框。在“保存位置”栏中选择盘符、目录。在“保存类型”栏中选择文件类型。在“文件名”栏中输入文件名。最后，单击“保存”。 2）保护性保存 如果你要对文档进行打开或者修改保护。那么，你首先必须对文档进行保护性保存

13、。然后，再进行常规性保存。 修改保护 单击“工具”、“保护文档”菜单命令，弹出图5-2“保护文档”对话框。在“保护文档”对话框中，选择保护内容：修改、批注、窗体以及密码。选择“修改”项，则可修改，但修改的内容会另作标记。选择“批注”或“窗体”，则不能对文档进行修改。如同时输入密码，在“删除文档保护”时，会提问要求输入密码，不能提供正确密码者，则不能删除文档保护。,图5-2 保护文档对话框 图5-3“选项”对话框 打开和修改权限密码保护 如果你不让别人打开自己的文档或者只允许打开阅读而不允许修改，则可单击“工具”、“选项”、“保存”菜单命令，弹出图5-3“选项”对话框。在“选项”对话框中，输入打

14、开权限密码、修改权限密码或选择以只读方式打开。之后，在用户打开文件时，会提示要求输入打开权限密码、修改权限密码。如不能正确提供，则不允许打开或修改文件。 自动保存 为了防止突然停电或意外事故，Word提供了在指定时间间隔为用户自动保存文档的功能。可单击“工具”、“选项”、“保存”菜单命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“自动保存的时间间隔”，系统默认时间为10分钟。,2文档的视图方式 视图是Word2000文档在计算机屏幕上的显示方式，Word2000主要提供了“普通视图”、“页面视图”、“大纲视图”、“Web版式视图”等四种视图方式。 不同的视图方式之间可以互相切换。单击“视图”菜单，执行其

15、中的“普通”、“页面”、“大纲”、“Web版式”等视图命令就可切换至相应的视图方式。另外，也可以用Word2000窗口的水平滚动条的左侧的视图按钮“ ”进行切换。下面介绍四种视图的主要特点与用途。 （1）普通视图 普通视图是Word2000中默认的视图方式，是具有多种用途的最佳视图。普通视图方式适用于文字、图形、表格的录入并可进行简单的排版。但不能编辑、也不能显示页眉、页脚和页码。 （2）页面视图 页面视图用于显示整个页面的分布状况和文本、图形、表格、图文框、页眉、页脚和页码等文档元素在每页上的放置位置。页面视图是在普通视图模式之上、打印预览模式之下的一种查看模式。采用这种视图方式时，可以预先

16、看见整个文档会以什么样的形式输出在打印纸上，文档在屏幕上的显示将与实际的打印效果完全相同。页面视图具有最完善的排版、编辑功能，能显示页边距设置，可以看到代表实际打印纸张边缘的显示图示。页眉、页脚、图形都将出现在合适的位置上。,（3）大纲视图 大纲视图用于显示文档的框架，可以用它来组织文档并观察文档的结构。大纲视图方式可按照当前文档标题的大小分级显示出来，层次分明，可以很方便地修改标题内容、复制或移动整段的文本内容。使用这种显示方式后，在工具拦的左方会显示“大纲”工具拦。通过此工具拦可以改变“大纲视图”的显示方式，例如，单击“大纲”工具拦中的标题按钮“全部”，就会显示出全标题和正文。 在“格式”工具栏最左边的“样式”框中可以看到，文本可分正文和标题两种基本样式。将光标移到某行前面，通过单击“大纲”工具栏上的左右箭头按钮（注意观察样式栏显示内容），就可以将此行调整为第N层标题（标题N）。例如，可将“第五章 常用办公软件”设置为“标题1”，将“1 Word 2000文字处理软件”设置为“标题2” 。当然，也可以使该段文字