第五章报表ppt课件

《第五章报表ppt课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第五章报表ppt课件（116页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、第五章 报 表,本章学习任务,5.1报表的定义与组成 5.2报表的分类(4种) 5.3创建报表(3种) 5.4编辑报表(主要4种操作) 5.5报表排序和分组,本章学习任务（续）,5.6使用计算控件 5.7创建子报表 5.8创建多列报表 5.9设计复杂的报表 5.10打印、预览和保存报表,5.1 报表的定义与组成,5.1.1 报表的定义窗体的概念和作用 报表是Access数据库的对象之一，它根据指定规则打印输出格式化的数据信息。 报表的功能： 报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。,报表与窗体,相似处：建立过程基本一样。 不同处：报表只能输出数据，而窗体不仅可输入还可输入数

2、据。 报表可以有效地对大量信息进行显示和汇总，而窗体不能。,报表与窗体,建立窗体的目的是显示、输入、编辑数据及控制应用程序执行的交互的友好操作界面。 建立报表的目的则是为提供实用、灵活的输出格式，报表是以打印格式展示数据的一种有效的方式。,5.1.2 报表的视图,Access的报表操作提供了3种视图： “设计”视图：用于创建和编辑报表的结构。 “打印预览”视图：用于查看报表的页面数据输出形态。 “版面预览”视图：只能在报表的设计视图下可用。用于快速查看报表的基本布局，但可能不包含全部数据。演示 3个视图的切换通过“报表设计”工具栏中“视图”按钮来进行切换。,5.1.3 报表的组成,报表页眉：在

3、报表开始处，用来显示说明性文字。只打印在报表的开始处。 页面页眉：用来显示报表中的字段名称或对记录的分组名称。 主体：打印表或查询中的记录数据。 页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的分组统计结果。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明。在所有记录都被处理后，只打印在报表内容的结束处。,图5.1 报表的组成区域（设计视图下）,节,主体节不可少，其他部分成对添加/隐藏。,5.1.4 报表设计区,1.报表页眉节,用来显示说明性文字。其中任何内容都只能在报表的开始处，只打印在报表的开始处。即报表的第一页打印一次。 如“学生基本信息”报表，可在报表页眉加标题：学生信息输出。 主要用在封面。,2.页

4、面页眉节,用来显示报表中的字段名称（列标题）或对记录的分组名称。其中的文字或控件一般输出显示在每页的顶端。即在每一页上都显示。,3.组页眉节,可以根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。显示分组字段内容。,报表分组显示、统计设计,分 组 标 题,组页眉,字 段 名 称,分组结果,4.主体节,主体节用来处理每条记录，其字段数据均须通过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示。可以包含计算的字段。 如：“工龄”为 year(date()- year(工作时间),5.组页脚节,主要安排文本框或其

5、他类型控件显示各个分组中的统计数据结果。 如：“平均成绩”为avg（成绩）,报表分组显示、统计输出（部分）,可以从“视图”菜单中选择“排序与分组”选项，打开如图5.5所示的数据“排序与分组”窗体进行设定。,6.页面页脚节,一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中。每一页最后显示。,7.报表页脚节,该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。 通过报表页脚区域放置文本框或其他一些类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或其他的统计数字信息。 如：所有学生的平均年龄为 Sum(年龄),5.2 报表的分类,报表分为以下4种： 纵栏式报表 表格式报表

6、 图表报表 标签报表,5.2.1 纵栏式报表（窗体报表）,在一页中主体节区内显示一条或多条记录，且以垂直方式显示。 字段标题信息与字段记录数据全部在每页的主体节区内显示。,图5.6 纵栏式报表输出,5.2.2 表格式报表,以行、列形式显示记录数据，通常一行显示一条记录，一页显示多行记录。 注意：记录数据的字段标题信息在页面页眉节区内显示。,图5.7 表格式报表输出,5.2.3 图表报表,图表报表是指包含图表显示的报表类型。,图5.8 图表报表输出,5.2.4 标签报表（邮件标签）,以紧凑的形式打印表或查询中的数据。一页上打印多个标签。便于裁剪。,图5.9 标签报表输出,5.3 创建报表,在Ac

7、cess中，提供3种创建报表的方式： 使用“自动报表”功能； 使用向导功能； 使用“设计”视图创建。 实际应用时，首先使用“自动报表”或向导功能快速创建报表，然后在“设计”视图中进一步完善。,5.3.1 使用“自动报表”创建报表,是一种快速创建报表的方法。 先为报表选择数据源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式（前两步顺序可调），最后会自动生成报表显示数据源所有字段记录数据。,例5.1 在教学管理.mdb中使用“自动报表”创建学生信息报表。创建过程如下面图示,图5.10 “新建报表”对话框,这种方法创建出的报表只有主体区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。 创建过程中不能对字段进行设置。,

8、5.3.2 使用“报表向导”创建报表,提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息。 例题5.2 以“教学管理.mdb”数据库文件中已存在的“学生选课成绩表”查询对象为基础，利用向导创建“学生选课成绩报表”。具体步骤如图示：,创建过程中，可以对字段进行分组排序设置，可以选择报表样式。,5.3.3 使用“图表向导”创建报表,例5.3 使用“图表向导”创建一个“教师职位统计表”图标报表,在第五步中，要改变图例中的文字时，通过在图表中点击“右键”，在其中选择“图表选项”来定制。,5.3.4 使用“标签向导”创建报表,例5.4 制作以图5.8所示的标签报表。 操作步骤如下图所示：,5.3.5 使

9、用“设计”视图创建报表,主要操作过程： 创建空白报表并选择数据源； 添加页眉页脚； 布置控件显示数据、文本和各种统计信息； 设置报表排序和分组属性； 设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。,例题5.5 使用“设计”视图来创建如图所示的“学生选课成绩表”表格式报表。具体步骤如下：,报表选择器,5.4 编辑报表,在报表“设计”视图中对已创建的报表进行编辑和修改： 主要操作项目有： 设置报表格式 添加背景图案、页码及时间日期等。,5.4.1 设置报表格式,Access中提供了6种预定义报表格式： “大胆”、“正式”、“浅灰”、“紧凑”、 “组织”和“随意” 通过使用这些自动套用格式，可以一次

10、性更改报表中所有文本的字体、字号及线条粗细等外观属性。,设置报表格式操作步骤如下： (1)“设计”视图打开报表。 (2)选择格式更改的对象。 (3)单击“工具栏”上的“自动套用格式”按钮。演示,单击“选项”按钮后展开的对话框。,Microsoft Access 将套用用户在报表中最后一次使用的自动套用格式。如果还不曾使用过向导来创建报表或还没使用过“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，Access 将使用“标准”自动套用格式。,5.4.2 添加背景图案,例题5.6 通过在“设计”视图中，打开报表，利用报表选择器，打开报表“属性”窗体， 在“格式”选项卡中选择“图片”属性进行背景图片的设置。 设

11、置背景图片的其他属性。,主要有： 图片类型“嵌入”或“链接” 图片缩放模式“裁减”、“拉伸”或“缩放”图片大小调整方式 图片对齐方式 图片平铺 图片出现属性页,5.4.3 添加日期和时间,例5.7 法一：在“设计”视图中打开报表 单击“插入”菜单中的“日期和时间”命令 法二：直接在报表上添加一个文本框，通过设置其“控件源”属性为日期或时间的计算表达式（如=Date()或=Time()）来显示日期与时间。,上机问题,图表的设置更改。 插入日期、时间时如没有报表页眉时，自动插入在主体节。若有报表页眉，则 插入在报表页眉时。,结合型文本框控件只要指定控件来源。 结合型组合框、结合型列表框控件，不仅要

12、指定控件源，还要指定行来源（借助查询）。,5.4.4 添加分页符和页码,1.在报表中添加分页符 在报表中，在某一节中使用分页控制符来标志需要另起一页的位置。通过在“设计”试图下单击工具箱中的“分页符”按钮。 注意：分页符应设置在某个控件之上或之下，以免拆分了控件中的数据。 如果要将报表中的每个记录或记录组都另起一页，可以通过设置组标头、组注脚或主体节的“强制分页”属性来实现,强制分页设置,设置,说明,无,（默认值）当前节（正在设置属性的节）在当前页 中打印。,节前,当前节在新页的顶部打印。,节后,下一节在新页的顶部打印。,节前和节后,当前节在新页的顶部打印，下一个节也将在另一 新页的顶部打印。

13、,2.在报表中添加页码 “设计”视图中打开报表 单击“插入”菜单中的“页码”命令 在“页码”对话框中，根据需要选择相应的页码格式、位置和对齐方式。 通过选中“在第一页显示页码”复选框来设定是否在第一页显示页码,5.4.5 使用节,报表中的内容以节划分的。每一个节都有其特定的目的，而且按照一定的顺序打印在页面及报表上， 在“设计”视图中，节代表各个不同的带区，每一节只能别指定一次。在打印报表中，某些节可以指定多次，可以通过放置控件来确定在节中显示内容的位置。,1.添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚 2.改变报表的页眉、页脚或其他节的大小 3.为报表中的节或控件创建自定义颜色,5.4.6 绘

14、制线条和矩形,1.在报表上绘制线条 利用工具箱中的“线条”工具。 通过“格式”工具栏中的“线条/边框宽度”按钮和“属性”按钮，可分别更改线条样式和边框样式 2.在报表上绘制矩形,5.5 报表排序和分组,5.5.1 记录排序 使用“报表向导”创建报表时，操作到“报表向导”第三个对话框时，会提示设置报表中的记录排序。 在“报表向导”中设置字段排序，限制最多一次设置4个字段，并且限制排序只能是字段。 “设计视图”中，一个报表最多可以安排10个字段或字段表达式进行排序。,例题5.8 在“教师信息表”报表设计中按照“工作时间”由早到晚进行排序输出。,通过“视图”菜单下的“排序与分组”命令项,5.5.2

15、记录分组,分组是指报表设计时按选定的某个（或几个）字段值是否相等而将记录划分成组的过程。 先选定分组字段，在这些字段上值相等的记录归为同一组，字段值不等的记录归为不同组。 报表通过分组可以实现同组数据的汇总和显示输出。 一个报表中最多可以对10个字段或表达式进行分组。,例题5.9 设计报表对学生成绩进行分组统计。 (1)打开“教学管理.mdb”数据库文件。 (2)按照要求设计报表的数据源“学生选课成绩表”查询 (3)在“设计”视图中创建一个空白报表设置其数据源为“学生选课成绩表”查询。,5.6 使用计算控件,报表设计过程中，除了在版面上布置绑定控件直接显示字段外，还需进行各种运算并将结果显示出

16、来。 比如：报表设计中页码的输出，都是通过设置绑定控件的控件源为计算表达式形式而实现的，这些称为“计算控件”,5.6.1 报表添加计算控件,计算控件的控件源是计算表达式 例题5.10 在“教师信息表”报表设计中根据教师“工作时间”字段值使用计算控件来计算教师工龄。,在“设计”视图中，删除“工作时间”的“标签”控件及“文本框”控件 新插入一个“标签”控件或“文本框”控件 设定标签显示文本为“工龄” 设定文本框的“控件来源”属性为计算表达式,5.6.2 报表统计计算,在Access中利用计算控件进行统计计算并输出结果操作主要由两种形式： 1.在主体节内添加计算控件 2.组页眉/组页脚节区内或报表页眉/报表页脚节区内添加计算字段,5.7 创建子报表,子报表是插在其他报表中的报表。在合并报表时，两个报表中的一个必须作为主报表，主报表可以是