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1、Clerk Office 2003 Training Material 文员Office 2003培训教材,EXCEL training manual- Beginning MaterialEXCEL培训手册 初级班教材,编写: Guihui Huang日期: 2006-08-13,概述基本操作,EXCEL培训手册 入门与提高,课程大纲,初级,单击WindowXP英文版桌面左下角的Start按钮.将鼠标指向All program后,再单击此项,打开菜单.单击Microsoft Excel命令,则出现Excel窗口。,概述,启动Excel,方法一:,方法二:,若桌面上有Excel快捷方式图标,双
2、击图标即可启动.,方法三:,双击Excel文档即可启动.,标题栏,菜单栏,工具栏,工具栏的其它按钮,数据编辑区,工作表标签,状态栏,工作表区,概述,Excel窗口介绍,全选按钮,当前单元格,标签滚动按钮,填充句柄,名称框,垂直分割区,水平分割区,Excel窗口介绍,标题栏用来提示用户现在用的是什么程序菜单栏是最为丰富的命令集合,几乎所有的命令都可从菜单栏中选中及执行常用工具栏是编辑过程中最常用的工具集,工具栏中的每个小按钮都可对应一种操作格式工具栏它包括字体格式设置；对齐格式设置；数字格式；缩进量；边框样式和顔色设置等工具编辑栏用来显示活动单元格中的数据或公式工作表用来记录数据的区域,占据最大
3、屏幕面积,所有信息都将存在这张表中状态栏位于底部的信息栏,可提供有关选定命令或操作进程的信息标签栏用于显示工作表的名称,单击工作表标签将激活相应的工作表,概述,工作薄与工作表,概念,概述,工作薄是一个Excel 文件（扩展名.xls),其中可以含有一个或多个表格（称为工作表）。最多可以含有255个工作表。,单元格与当前单元格,工作表中行列交汇处的区域称为单元格。工作表由65536行和256列组成。在工作表中的鼠标指针为空心十字时,把它移到某单元格并单击时,则该单元格的框线变为粗黑线,此单元格即为当前单元格。,创建、打开工作薄,一、创建文件每次启动Excel,系统自动建立,文件名为Book1.x
4、ls;单击File菜单中的New命令,建立一个新的工作薄文件；单击常用工具栏上的New按钮,建立一个新的工作薄文件按快捷键 Ctrl+N 。二、打开工作薄利用File菜单中的Open命令打开一个已经存在的工作薄文件,在File name编辑框中,键入要打开的文件名；或直接单击要打开的文件名；利用工具栏上的 Open按钮打开一个工作薄文件；单击“File”菜单下方存放的工作薄文件名；在相应位置双击要打开的工作薄文件名。,基本操作,三、保存工作薄单击File菜单中的Save命令；单击常用工具栏上的Save按钮；换名保存：单击File菜单中的Save As命令四、退出工作薄单击标题栏右端的关闭按钮“
5、X”；单击“File”菜单的“Exit”命令；单击标题栏左端的控制菜单按钮,并选中“Close”命令；按快捷键Alt+F4。,基本操作,保存、退出工作薄,单击目标单元格,使之成为当前单元格,此时名称框中出现当前单元格的地址,输入的字符串将在单元格中左对齐,输入完毕后按光标移动键或Enter键。 （长字符串的输入及数字字符串的输入）,基本操作,工作表的数据输入,输入字符串,输入数值,输入日期和时间,智能填充数据,输入的数值将在单元格中右对齐。（分数的输入）,填充相同数据；填充已定义的序列数据,用户自定义序列：Tools-Options-Customs Lists;智能填充。,基本操作,处理工作薄
6、中的工作表,选定工作表,工作表重新命名,工作表的移动和复制,单击目标工作表标签。,双击工作表标签,使其反白显示,再单击,然后进行修改或输入新的名字。,1）在同一工作表中移动（或复制）：单击工作表标签,沿着标签行拖动（或同时按住“Ctrl”键拖动。2）在不同工作簿之间移动（或复制）：打开源工作薄和目标工作薄,单击源工作薄中需要移动（或复制）的工作表标签,单击 “Edit”菜单或在工作表标签处点右键选择 “Move or Copy Sheet”命令3）在对话框中的“To Book”选定目标工作薄,在“Before sheet”栏选定在目标工作薄中插入位置。4）单击“OK”按钮。,基本操作,处理工作
7、薄中的工作表,插入工作表,删除工作表,工作表的分割,垂直分割与水平,当需要在同一屏幕看到相距较远的两个区域的单元格时可使用此功能,单击工作表标签,新工作表将插在该工作表之前；单击“Insert”菜单的“worksheet”命令。,单击要删除的工作表标签；单击“Edit”菜单的“Delete sheet”命令,在出现的对话框中单击“确定”按钮。,基本操作,编辑工作表,选择单元格,选取单元格最基本的方法是：当鼠标指针变成一个空心十字形状时,将它移到想要选取的单元格内,然后单击左键。,选取整行、整列的操作比较简单,只需将鼠标指针移至该行的行号或该列的列号即可。,选取整行、整列,选取整张工作表,在每张
8、工作表格区的最左角有一个全选按钮,选定整张表时只需按下此按钮即可。,1.将鼠标指向要选取的第一个单元格。2.按住鼠标左键,然后拖动到要选取的最后一个单元格。3.松开鼠标左键即可。也可使用键盘来选取一个单元格区域,按下Shift键,同时用方向键来选定。,基本操作,编辑工作表,选取相邻区域,使用Ctrl键,然后单击需要的单元格或者拖动选定相邻的单元格区域；,选取不连续区域,基本操作,编辑单元格数据,1）拖动鼠标；2）剪贴,移动与复制单元格数据,编辑工作表,单击数据编辑区修改原数据；,清除单元格数据,1）菜单File-Clear ； 2） Delete 按钮,基本操作,编辑工作表,插入与删除单元格,
9、1）插入（删除）一行（列） ； 插入 Inset Rows(Columns) 点击鼠标右键- Inset Entire Rows (Entire Columns) 删除 Edit(或点击鼠标右键) Delete Entire Rows (Entire Columns) 2）插入（删除）单元格。 Inset(Edit) Delete- Shift cells right (Shift cells down) 点击鼠标右键 - Delete- Shift cells right (Shift cells down),基本操作,编辑工作表,查找,1) 选定查找范围 2) 单击“Edit”菜单的“Fi
10、nd”命令,或按快捷键“Ctrl+F”出现对话框如左下图； 3) 在对话框中输入要查找的内容后按回车键； 如有特别要求可单击“Options”,出现对话框如右下图后指定搜索方式与范围。,基本操作,编辑工作表,替换,1) 选定查找范围 2) 单击“Edit”菜单的“Replace”命令,或按快捷键“Ctrl+H”出现对话框如下图； 3) 在对话框中输入要查找的内容和替换它的新数据； 4) 单击“Replace All”可将所有找到的指定内容均用新数据替换。,数据的删除与恢复选定要删除的单元格或单元格区域中的数据。单击Edit菜单中的Clear命令子菜单中的contents选项,即可。当我们误删除
11、了正确的数据时,可以恢复这些数据。 单击常用工具栏上的undo按钮,即可。,编辑工作表,基本操作,经验交流与分享,课间休息5分钟!,编辑工作表,基本操作,隐藏或显示工作表1:隐藏工作表 菜单栏 : “Format”/ “Sheet”/ “Hide”2.显示已隐藏的工作表 菜单栏 : “Format”/ “Sheet”/ “Unhide”提示: 行/列的隐藏,编辑工作表,基本操作,调整行高和列宽1.调整行高 行高随用户改变字体而自动变化; 利用鼠标的拖动改变行高; 菜单栏 : “Format”/ “Row”/ “Row height”2.调整列宽 不自动变化,输不下时数值将会显示一串 “#”号,
12、文本将延至右边的空格; 利用鼠标的拖动改变列宽;提示：双击亦可自动调节行高与列宽。,条件格式 条件格式用以根据指定的公式或数值来确定搜索条件,然后将格式应用到符合搜索条件的单元格中,并突出显示要检查的动态数据。 菜单栏 : “Format”/ “Conditional Formatting”,编辑工作表,基本操作,使用样式 样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合,将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时,将同时应用该样式中所有的格式设置指令。 内置样式 菜单栏 : “Format”/ “Style” 自定义样式,编辑工作表,基本操作,创建页眉和页脚 1. 添加页眉和页脚 2. 自定义页
13、眉和页脚,编辑工作表,基本操作,“字体”按扭,插入页码与总页码按扭,插入当前日期与时间按扭,路径和文件按扭,插入工作薄文件名,插入工作表文件名,插入图片,设置图片格式,页眉页脚的设置,插入页脚的位置的选择,插入页脚的格式,编辑工作表,基本操作,使用批注 1. 添加批注 2. 设置批注格式 3. 删除批注 4. 修改批注,编辑工作表,基本操作,设置工作薄和工作表保护 1. Tools/Protect 2. 输入密码撤消工作薄和工作表保护,编辑工作表,基本操作,保护单元格和隐藏公式 Format / Cells / Protection 注: 只有在工作表设置为保护时可起作用。设置工作薄密码保护 Tools / Options / Security,编辑工作表,基本操作,经验交流与分享,Excel 初级练习,文具申请单:要求:输入数据: 申请数量,申请者姓名,申请日期,;选择与编辑单元格内容: 选择有申请文具的文具名称,不同人员申请同种名称的 插入一行并将相同部份内容复制过来;编辑工作表:. 将已编辑好的工作表命名为July,插入一个工作表命名为Aug, 将July的内容复制到Aug,将July 工作表进行隐藏. 将Aug行高调整为18.00; 使用条件格式将有申请文具的内容格式设为填充浅 黄色,粗体字.创建页眉和页脚:使用批注: 给申请的笔注顔色;保护工作簿数据:,
