建设电子文件归档和管理课程

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1、建设电子文件归档和管理,城建档案“双套制”,2007年9月5日建设部发布了行业标准建设电子文件与电子档案管理规范，并于2008年1月1日起实施。 其中3.0.2条规定“建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案”。,城建档案“双套制”,这意味着建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案馆（室）移交纸制的和电子的两套不同载体的档案，这就是“双套制”。,第7.2.2条规定“列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸制档案时，应当同时

2、移交一套工程电子档案。”,档案“双套制”产生的原因,（1）宏观政策方面政策支持 国家档案行政主管部门于2002年发布了全国档案信息化建设实施纲要指导全国档案信息化建设。,（2）法规制度方面法律保障 2005年4月中华人民共和国电子签名法 赋予了电子签名与传统手写签名和盖章有同等的法律效力。,档案“双套制”产生的原因,（3）信息技术方面技术保证 电子文件及其存在环境 电子文件的真实性 电子文件的长期可用、长久保存等技术日渐成熟。,（4）信息化建设方面丰富来源 CAD技术在勘察设计行业的普及，CAC（计算机辅助施工技术）在建设施工领域的应用，形成了数量巨大的建设电子文件，记载了城市发展的历史，需要

3、保存、传承和应用。,档案“双套制”产生的原因,（5）纸制文件和电子文件的特性决定其共存 纸制文件直观，归档、保存、销毁都有完善的制度，但需要著录、数字化才能实现计算机管理； 电子文件检索、传输、复制快速，但法律地位需进一步确认。,（6）社会需求方面 社会对能够进行网络传输的数字资源的需求在急剧增加。城建档案馆作为各地主要的建设信息资源库之一，为政府信息化建设提供数字资源是其应承担的义务。 其结果必然导致城建档案的双套制。,CJJ/T 117-2007,2008年1月1日实施,建设电子文件与电子档案管理规范释义,CJJ/T 1172007,标准发布年号,标准顺序号,标准代号,CJJ-城镇建设工程

4、行业,/T-推荐性标准,1、制定规范的目的,一、总则,建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案 保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用,对象从事城乡规划、建设及其管理活动的部门与机构 内容建设电子文件的归档和管理,2、适用范围,一、总则,3、其他有关标准、规范,一、总则,CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理 （GB/T 17678.1） 建设工程文件归档整理规范 （GB/T 50328-2001） 电子文件归档与管理规范 （GB/T 18894-2002） 城建档案著录规范（GB/T 50323-2001） 城建档案分类大纲 城建档案密级与保管

5、期限表,1、电子文件类,二、术语,建设电子文件：,在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。,包括 : 建设系统业务管理电子文件(业务管理和业务技术活动中生成） 建设工程电子文件(工程建设过程中生成） 工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件、竣工验收电子文件,2、档案类,二、术语,建设电子档案： 具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。,在线式归档(通过计算机网络）,离线式归档（通过脱机存储载体）,3、电子文件品质

6、类,4、其他,二、术语,真实性,固化 迁移 建设电子文件归档与管理系统,有效性,完整性,1、各有关单位职责划分,三、基本规定,建设系统业务管理电子文件形成单位档案部门： 负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆移交建设系统业务管理电子档案。,建设系统行政管理部门 相关专业管理单位,1、各有关单位职责划分,三、基本规定,工程建设单位： 1）对工程电子文件套数、质量、移交时间等提出明确要求； 2）收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档； 3）组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；

7、 4）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案； 5）竣工验收前，提请对工程电子档案进行预验收； 6）对列入城建档案馆接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆移交工程电子档案。,1、各有关单位职责划分,三、基本规定,勘察、设计、施工、监理及测量等单位： 应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。,城建档案管理机构： 应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。,三、基本规定,2、有永久保存价值的电子文件纸质文件或缩微品,3、建立建设电子文件归档与管理系统,4、保证电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性,1、稿本代码,四、代码标识、格式与载体,2、

8、类别代码,四、代码标识、格式与载体,3、各类电子文件的通用格式,4、载体,四、代码标识、格式与载体,一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等,1、收集积累范围,2、收集积累要求,五、收集与积累,1）形成单位 做好收集工作 2）保留不同稿本 3）记录积累过程(登记、更改记录) 4）通用软件产生的电子文件，应记录软件型号、版本 5）内容完整,城市建设档案管理规定（90号部令） 建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）,3、收集积累程序,五、收集与积累,2）工具 建设电子文件归档与管理系统,1）程序 登记 初步鉴定 著录 存储,3、收集积累程序,五、收集与积累,3）电子文件的命名存储

9、 工程项目文件夹 案卷文件夹：序号案卷名称,某工程,001 工程立项文件 002 招投标文件 003 开工审批及财务文件 004 工程监理文件 005 ,五、收集与积累,3）文件命名:序号文件名,001小区建设工程规划许可证申请表 002长沙市规划局建设项目审批书 003小区建筑物配建停车设施设计意见 004关于同意小区（101110栋）施工设计的消防审核意见 005关于结合新建小区修建防空地下室的批复 ,六、整理、鉴定与归档,1、整理 谁做 什么时间 原则 方法 依据,建设电子文件的形成单位,业务案件办理完结或工程项目完成后,便于保管利用,可按纸质文件整理要求进行,城建档案分类大纲 城建档案

10、著录规范,六、整理、鉴定与归档,2 、鉴定 全过程 内容 鉴定者 依据,鉴定真实性、完整性、有效性； 确定归档范围；划定保管期限。,建设电子文件形成单位,按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。,3、归档 要求: 已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。 必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。 方式：在线式归档和离线式归档,六、整理、鉴定与归档,4、检验 单位形成单位、接收单位 检查内容： 建设电子档案的真实性、完整性、有效性： 建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联； 载体有无病毒、有无划痕； 登记表、著录数据、软件、说明资料等是

11、否齐全；,六、整理、鉴定与归档,5、汇总,2、建设工程电子档案的验收与移交 1）验收 2）双套关键 3）停、缓建 4）改、扩建,1、建设系统业务管理电子档案的移交 1）移交时间定期 2）移交方式在线、离线,七、验收与移交,3、移交手续 1）再检查 2）移交、接收登记表 3）两份,七、验收与移交,2、有效存储 1）设备 2）抽样机读检验 3）转存时必须进行登记,1、脱机保管 1）基本要求 2）数量 3）保管条件,八、建设电子档案管理,一般而言，磁性载体每满2年、光盘每满4年须进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%,4、利用,3、迁移（与转存的区别） 1）数据校验 2）迁移登记 3）原件保留3年

12、,八、建设电子档案管理,5、鉴定销毁,6、统计,1、建设系统各行业、专业管理部门和工程建设单位应该向城建档案馆（室）移交纸制的和 两套不同载体的档案，这就是“双套制”。 2、2005年4月中华人民共和国电子签名法 赋予了 与传统手写签名和盖章有同等的法律效力。 3、建设电子文件包括建设系统业务管理电子文件和 两大类。 4、将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程称为 。,1、关于电子文件特征的描述错误的是 （ ） A 检索方便迅速 B 容易复制 C 容易传输 D 文件直观 2、下列哪项都属于建设工程电子文件中文本文件的通用格式 （） DOC、XLS B XML、RTF C TXT

13、、 ET D DOC 、 TIFF 3、关于建设工程电子档案收集积累的程序描述正确的是 （） A 初步鉴定、登记、著录、存储 B 登记 著录 初步鉴定 存储 C 初步鉴定、著录、登记、存储 D 登记 初步鉴定 著录 存储 4、停建、缓建建设工程的电子档案，暂由 保管 （） A 建设单位 B 施工单位 C 监理单位 D 城建档案管理部门,5、脱机存储电子档案可以采用下列哪种存储载体（ ） 移动硬盘 B. 优盘 C. 软磁盘 D.一次写光盘 6、关于脱机建设电子档案的保管条件描述错误的是 （） A 归档载体应做防写处理 B 存放时应远离强磁场，并与有害气体隔离 C 环境温度应保持在3545摄氏度，相对湿度应保持在1720% D 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压,