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1、,李大志 海纳百川,取则行远,行政工作统筹管理高级研修课程,Professional Training,一、现代企业中行政管理的定位,1、企业生存的三度空间,机会化生存 机会,速度化生存 竞争,模式化阶段 超越,3年,21年,1,2,3,企业的三度生存空间 深圳中商国际管理研究院对2530家中外企业进行分析,发现了企业生存的三度空间:,7年,重新定义自己!,2、优秀行政管理工作的核心要素,发现机会 整合资源 大胆果断 艰苦创业,快速学习 沟通协调 建立规则 激励团队,高效学习 创新模式 铸造团队 挑战未来,行政管理团队是企业的核心竞争力之一 行政管理团队的成功要素因时而变 不能自我淘汰者,必将
2、为企业淘汰,3、行政管理工作的绩效价值,赢利 模式,流程 制度,市场 定位,团队 规划,运行 管理,业务 计划,营销 组织,团队 建设,岗位 目标,质量 效率,能力 素质,客户 满意,行政部门工作内容,基于以上标准,行政管理工作具有 以下六大特点: 一、综合性强 二、政策性强 三、时间性强 四、工作内容繁杂 五、联系广泛 六、被动性和突破性强,4、行政部门范围与特点,4、行政管理人员的素质特点,情 商,操作力,思辨力,感召力,专注力,智 商,没有完美个人 可塑完美团队,供 应 商 管 理,提供优质服务,实施科学管理,行政管理制度 秘书管理 办公室 办公设备 电话 采购 车辆管理 卫生 安全 保
3、险 办公室搬迁 员工宿舍 固定资产,员 工 管 理,社 区 关 系,场 址 布 局,邮局 电话局 选址 搬家 维修商 装饰店 装修扩建 建筑商 装修队 消防局 公安局 饭店 餐饮 旅游公司 印刷公司,5、行政管理制度的框架结构,6.秘书工作职能与素质要求,(1)职业概述: 专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务,为领导决策及其实施服务的人员 适用范围:机关、团体、企事业、涉外机构组织中 等级:初、中、高级 职业环境:办公室 职业能力里倾向:具备较强的书面与口头语言表达能力,综合协调与合作能力,逻辑思维与分析能力等。,(2)应处理好的几个关系: 工作的被动性与主动性的关系 工作的经
4、常性与突击性的关系 工作的平凡性与重要性的关系 工作的原则性与灵活性的关系,(3)秘书工作职责,接待工作日常、专门、团组 收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件 文书写作使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理自己、上司 会议组织会前、会中、会后 信息管理存、管、取 旅行安排吃、住、行 对外公关联络(外事)、参与活动 商务活动营销、市场、税务、法律- 指派工作上司安排,行政文秘人员的角色扮演,角色扮演图,行政人员,总调度,参谋和助手,桥梁和枢纽,代言人,权利核心,职权层次,职能,权力的三维概念,不一定是上司的,要为同事服务,(4)职业道德: 爱本职爱岗敬业,归属服从,从点滴作 起 要谦虚刻苦学
5、习,虚心求教,钻研业务 多动脑主动思考,机智敏锐,有商业意识 守纪律遵纪守法,格守信用,严保秘密,(5)工作作风: 热情真心诚意,笑脸迎送,谦和友善 扎实做事不飘,跟进落实,检查确认 细致准确不粗,认真不草,稳重不浮 敏捷干练守时,讲究效率,商如战场,(6)秘书的业务素质 秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得益彰的整体 知识是基础; 智力是知识的结晶; 能力是知识和智力的最终体现和归宿。,行政文秘人员需具备的能力,(一)办事能力 设备操作能力 文书写作能力 阅读概括能力 编辑校对能力 统计分析能力,(一)沟通能力 交际能力 口头表达能力 协调能力 组织能力,(7)秘书的权限原则,一
6、不能代表上司作决策,否则就是越权 二不能代表上司发号施令,否则会遭同事反感 三不能代上司放松对自己的约束,否则会让上司讨厌,(8) 个性要求,专业E:音乐课堂音乐广告专业.wmv 机智E:音乐课堂音乐幽默搞笑 疯狂的老太太搞笑 (1).mpeg 谨慎E:音乐课堂音乐广告千万不要在上班的时候回家(爆笑).mpg 服从E:音乐课堂音乐广告广告 酒吧dj幕后的真实生活.rm 自制 E:音乐课堂音乐广告微软广告简直太有创意了_微软广告简直太有创意了.mpeg 自信E:音乐课堂音乐小品自信.wmv 热情 E:音乐课堂音乐小品勇气.wmv 执着E:音乐课堂音乐小品执着.wmv,(9)品质要求,礼貌而不居高
7、临下 诚实而不弄虚作假 参谋而不越权行事 谦虚而不傲上凌下 谨慎而不唯唯诺诺 公正而不见风使舵 敬业而不妄自尊大 敬重而不阿谀奉承 慎言而不论是道非 本分而不炫耀示人,21世纪的企业秘书全美秘书学会,像心理学家一样善于观察和理解他人 像政治家一样有灵敏的头脑 像外交官一样有潇洒的风度 有处理各种棘手问题的丰富经验 有良好的写作能力和文字功夫 熟练运用各种办公自动化设备 熟识商务往来的法律、金融和税务知识 迅速对文件、信息归类、整理和查询,(10) 秘书组织,一国际行政专业协会 二亚洲行政专业协会() 三欧洲专业秘书协会() 四国际专业秘书协会() 年成立于美国, 年创建国际秘书节周 (每年月的
8、最后一个星期的星期三) 专业秘书授证考试 秘书刊物,秘书授证,一证书-国际通用 二国家劳动与社会保障部-职业资格证书 三国家教育部-英国剑桥秘书证书 四国家国家人事部-英国伦敦工商会秘书证书,二、行政主管的自我管理,现代行政主管胜任度测评,盖洛普 测试题,1完成角色转换,从业务精英到行政主管,荀子:“君子生非异也,善假于物也”,郑周永-郑梦九,2、如何获取快速成长的能量,2:裂变式:学习,实践,反思,能力能量获得模式,1:累加式:学习,学习,学习,职位能量,能力能量,能量来源,80,20,50,50,20,80,一般 优秀 卓越,3、行政管理工作的均衡法则,任何一个系统,为了自己的存在,都要保
9、持平衡,无论自然现象还是人自身,一旦失衡,后果都将是灾难性的。,方向感 分寸感 角色感,4、行政工作百日成就计划法,洞悉评估标准,清楚因果关系,保持顶级优势,摆脱人际陷井,断掉自己退路,行政管理五项要领,5科学的工作方法,(1)6W3H公式法 WHAT WHEN WHERE WHO WHY WHICH HOW HOW MANY HOW MUCH,(2)PDCA循环法,P D C A 它是一种很科学的管理程序,同时也是一种很科学的工作程序。,PDCA循环工作步骤图,A P C D,修正后再执行,对检查结果 做出修正,设定 目标,搜索 信息,拟定方案,制作计划工作表,检查执行情况,按计划工作表 执
10、行工作,(3)VSAFE快速决策法,价值(Valuable) 考察方案对目标的贡献,合适(Suitable) 考察方案是否与策略吻合,认可(Acceptable) 考察方案是否确实可接受,可行(Feasible) 考察方案是否成功,持久(Eternal) 考察方案是否符合长期利益,(4)头脑风暴法,“Brain Storming”。韦氏国际大字典定义:一组人员通过开会方式就某一特定问题出谋献策,群策群力,解决问题。 它利用一种思想产生过程,鼓励提出任何种类的方案设计思想,同时禁止对各种方案的任何批评。,Hot!,简介,(5)平行思维六顶思考帽子,平行思维是一个管理我们思维本身的一种方法。它将我
11、们的思维从不同侧面和角度进行分解,分别进行考虑,而不是同时考虑很多因素。,同一个时间同时从一个角度和侧面进行思考,(6)甘特图简介,甘特图(Gantt chart) 是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比. 管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.,甘特的思想,甘特的贡献,把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件
12、。,体现一个既简单又基本的控制原理 从计划中选取关键内容并予以密切注视。,A B C D E,甘特图,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,A B C D E,.带有分项目的甘特图,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,2,1,3,4,5,7,9,8,6,A B C D E,.带有分项目和分项目网络的甘特图,任务,2,6,1,3,4,5,7,9,8,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月, 课堂训练,您是本公司人事劳资部的负责人,根据人才引进计划,将向全国进行大规模人才招聘,任务紧急,工作内容繁多,在下一个月的3日开始,预计月底结束,请您思考一下可能遇到的工作,用甘特图直
13、观地反映出来。,(7)鱼骨分析法,问题,因素4,因素2,因素3,因素1,(8)评估工具Q12,我知道对我的工作要求吗 我有工作必备的材料和设备吗 再工作中我有机会每天做我最擅长的事吗 在上周我因为工作出色受到表扬吗 我觉得我的主管或同事关心我的个人情况 工作单位有人鼓励我的发展吗 在工作中,我觉得我的意见受到重视吗 公司的使命和目标是否使我觉得工作重要 我的同事是否致力于高质量的工作 工作单位是否有个我最要好的朋友 在过去的六个月中,单位有人和我谈及我的进步吗 在过去的一年里,我在工作中有机会学习和成长吗,(9) 自我SWOT,对内部状况而言,我的优势是? 对内部状况而言,我的劣势是? 对外部
14、情况而言,我的机遇是? 对外部情况而言,我的威胁是?,(10) ABC图,尝试每天完成 几个A,B占你工作的 大部分,有时间再做C,一个 工作日,S,W,T,O,利用优势去争取机遇,利用优势去避免威胁,克服劣势去争取机遇,减少劣势去避免威胁,三、行政部门的内部管理,行政工作主要管理对象,行政工作团队,一、精简原则 二、优化组合原则,1、找准管理模式,3.培训,4.评校,5.习惯,6.创新,2.预热,1.测选,领导就是教练,不善于教导,就不能领导.,操作力,思辨力,感召力,专注力,2把握员工的3项需求,3、激活内在动力,1.认同法大队长的信,3.阶梯法五星级员工,2.反推法阿生的醋,4、强化执行
15、机制,事先:承诺法,当责任被承诺时, 执行力将会倍增 莫拉蒂海滩实验 玩具商的策略 具体承诺 公开承诺 双向承诺,事中:反馈法,事后:5C法,当行为得到奖罚时, 就会形成或改变习惯 5C: 分析construe 辅导coach 培训conditioning 激励cheer on 处罚come down upon,45% 95%,当结果被反馈时, 改善就会发生 负面反馈-10-20 中性反馈40-50 正面反馈50-80,5、创造超常成绩,潜能定律:生命体都存在巨大的潜力,通过竞赛,可以激发更快,更强,更高的欲望,持续不断地刷新纪录。 卡内基炉对炉人对人的竞争;可妒的第三者。,竞赛模式 A.岗位
16、竞赛 B.团队竞赛 C.单项比赛 D.全能竞赛,竞赛原则 倡导公平竞争 及时反馈效果 追求多赢效果,四、经验积累与知识创新管理,P46-44,1、“案例法” 沉淀成功经验,根据管理目的,导向性的提供相关事例,组织员工讨论,得出多种启示,提升解决实际问题能力的经验管理方法。最终沉淀为企业的案例集。,给不给机会,2、鼓励创新行为、整合智慧资源,储备法,量淘法,流动法,组合法,平台法,当资源没有被整合时,其价值并不比垃圾更高。 赫尔曼,群商团队的智商。,3、文档管理与处理,文档的归档原则: 一、是在本企业活动中直接形成的; 二、是在当前或一定时期内具有依 据凭证作用的; 三、是对企业具有长远的历史查考 价值的。,文档的归档方法: 1、按问题组卷 2、按名称组卷 3、按时间组卷 4、按地区组卷 5、按收发文机关组卷 6、按作者组卷 7