《《时间的有效管理》PPT幻灯片》由会员分享,可在线阅读,更多相关《《时间的有效管理》PPT幻灯片(42页珍藏版)》请在金锄头文库上搜索。
1、时间的有效管理,讲 师: 陈 杰,培训目标,我们的时间海绵永远有水 我们的时间总是比别人多 我们的时间从来都掌握在自己手上,培训内容,认识时间管理 时间管理不当的因果 如何高效管理自我的时间 时间管理四步走 现在开始行动,用一个词描述你现在的工作、生活状况,思考: 有哪件事,你经常做会对个人生活产生重大的正面影响,但迟迟未行动? 在工作中有哪件事会产生同样的效果? 其实你完全没有必要这么忙! 问题的关键在于你究竟在忙些什么? 时间是否能被管理?,一年有365天; 其中双休日共_104_天; 法定假日_11 _天; 公司带薪休假_5_天; 带薪病假_0_天; 实际工作约245_天,共_1960_
2、小时; 假定有效工作时间为_20-30_%; 全年有效工作时间为_392-588_小时。不到30天,算算我们时间?,时间管理整体水平测试,Chapter2:时间管理,Chapter2:时间管理,时间管理定义: 就是对时间的运筹和控制。它具有让每 一分、每一秒、每一小时、每一天都发挥其 最大效益与最大效率的能力。,时间管理的意义: 1、时间是企业和你最稀缺的资源之 一,越用越少; 2、有效的时间管理能够帮助你以最高 的效率完成重要的事情; 3、有效的时间管理可以使你减少加班 时间,提高你的个人生活品质。,时间管理的发展历程: 利用便条和备忘录 行事日历与日程表 优先顺序 个人有效管理 如何分辨轻
3、重缓急与培养组织能力,是时 间管理的精髓所在。-柯维,无效时间管理的原因,1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.自身惰性/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议,优先计划 管理,自我组织 管理,沟通 管理,优先计划管理,大石块 小石块 沙子,时间管理通则: 把每天要做的事列一份清单 确定优先顺序,从最重要的事情做起 每天都这么做,优先矩阵,M4 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视,M3 干扰,一些电话 一些会议 一些紧急*事件 凑热闹的活动,M2 准备及预防工作 计划,休闲 建
4、立人际关系 培训,授权,创新,重要,紧急,多投资时间在M2,M1 危机 急迫的问题 有限期的任务,会议, 准备事项,避免扩大M1,减少M3事情,避免M4事情,偏重不同时间象限上的不同结果,你的问题是否在于: (一)无法辨别事情重要与否? (二)无力或不愿有条不紊地行事? (三)缺乏坚持以上原则的自制力?,帕雷托原则,在任何特定的群体中,重要的因子通常只占少数,而不重要的因子则占多数,因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。,集中精力在能获得最大回报的事情上,而不要花费在对成功无益的事情上,80/20原则,时间管理的四步走,(一)确定角色和目标 (二)列出事件清单并排序 (三)制定时间计
5、划及进度表 (四)执行过程中调整和改善,时间管理第一步,确定角色和目标: 公私兼顾:工作+家庭 一位父亲下班回家很晚了,他很累并有点烦,发现5岁的儿子靠在门旁等他。“爸,我可以问你一个问题吗?” “什么问题?”“你一小时可以赚多少钱?”“这与你无关,你为什么要问这个问题?”父亲生气地问。 “我只是想知道,请告诉我,你一小时赚多少钱?”小孩哀求道。“假如你一定要知道的话,我一小时赚20美金。” “哦,”小孩低下了头,接着又说,“爸,可以借我10美金吗?”父亲发怒了:“如果你只是借钱去买那些无聊玩具的话,给我回到你的房间,并躺在床上好好想想为什么你会那么自私。我每天长时间辛苦地工作着,没时间和你玩
6、小孩子的游戏。” 小孩安静地回到自己的房间并关上门。 父亲坐下来还在生气。过了一会儿,他平静了下来。开始想,也许他对孩子太凶了或许孩子真的想买什么有用的东西,再说他平时很少要过钱。 父亲走进小孩的房间:“你睡了吗,孩子?”“还没有,爸。”小孩回答。 “我刚刚对你太凶了,我将今天的气都爆发出来了这是你要的10美金。”“爸,谢谢你。”小孩子欢快地从枕头底下拿出一些零碎的钞票来,慢慢地数着。 “为什么你已经有钱了还要呢?”父亲生气地问。 “因为这之前还不够,但现在足够了。”小孩回答,“爸,现在我有20美金了,我可以向你买一个小时的时间吗?明天请你早一点回家我想和你一起吃晚餐。” 2)目标为先:结果导
7、向-目标能唤起你最高尚的才能,时间管理第二步,列出事件清单并排序: 1)把已确定的会谈、会议排入日程 2)把待做的事项列表、标明所需时间 3)把待做的事项按紧急、重要程度排序:A(紧急 马上处理)、B(处理完A后再处理或授权处理) 4)把待做的事项排入日程,注明所需文件出处 5)做完事项勾掉或标明已完成,时间管理第三步,制定时间计划及进度表: 计算事件时间长度 为重要工作预留足够整块时间 适当预留弹性,时间管理第四步,执行过程中调整和改善: 1)排除干扰 2)有效授权: “下达指令”型 “充分信任”型 A、舍得把自己喜欢的工作,分派给别人去做 B、克服恐惧心理,不要害怕工作局面失控 C、明确任
8、务、责任人 D、前期培训,使她/他能胜任工作? E、必要的支援 F、关键处把关,监督工作进展 3)每日调整与应变 4)阶段自我评估与改善,如何应对影响工作的打扰者,先婉转打断他的话; 起立; 把握好时间; 把握好谈话内容(适当的行为暗示) 可另约时间 态度要友善。 要做到:对待他人,时间上要苛刻,态度上要和气,自我组织管理,时间的“+-/” +:找出隐藏时间:善用等候与空档时间 -:减少无谓的时间浪费:时间账单盘点 :提高工作成效:医治“文件满桌病”(物 品、文件处置) /:根除浪费时间习惯:拒绝拖延、拒绝遗忘 NO:不是从未开始,就是从未结束。,沟通管理,具生产效率的沟通: 具有同理心 利用
9、有效的发问方式:猜人名 聆听完整的信息,懂得说“不”: 附以理由,提供其他途径 对事不对人 时间结构的暗示 肢体暗示,开好高效会议: 确定清晰的目标 尽量减少与会人数 选择适当开会时间与地点 提前准备议程,资料分发与会者 避免长时间的会议,对会议加以时间限制,善用时间实例,邀总经理共进午餐(一至一个半小时) 拟订下一年度媒体广告预算(二至三天) 处理积压过多的公文(一至一个半小时) 与业务经理讨论上个月业绩(四个小时) 处理急待回复的若干信件(一小时) 浏览桌上堆积如山的医学杂志(半小时) 为下个月的业务会议准备口头报告(二小时) 据传某产品最近一批货的品管有问题 回复政府主管官员来电,讨论此
10、事(半小时) 参加下午两点召开的主管会议,但议题不明(一小时),推荐两个时间管理与工作组织的好工具,周工作计划/小结表 效率记事本(每日时间安排表),3月第1周工作计划/小结表(3月3日至3月7日),(样表),每日时间安排表,假如时间不是障碍,你会,现在立即行动,找出一件一直为你所忽略,但是会对个人回事业产生重大影响的事,写下来作为近程目标 根据优先矩阵估计自己化在这四类事务上的时间,然后连续三天记录行事历,每十五分钟为一单位,验证正确与否?你是否满意自己运用时间的方式?有没有应当改弦易张之处? 列举可授权的事项及合适的授权对象,并付诸行动,规划下一周的活动,依据不同角色设立目标,再把目标转化为行动,列入行事历。一周后,检讨自己是否成功的把人生目标和价值观融入日常生活,意志是否坚定? 下定决心,以后每周固定规划行事历,并选择一定时间来进行。 设计适用的表格,时间管理推荐书目: 高效能人士的七个习惯 走在时间前面的七条捷径 一生的计划 要事第一 80/20法则,你可运用的时间是你全部的时间资本 谢 谢!,42,