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1、 XXX 单位 办会流程图 会议召开 会议资料整理及跟踪 开始 会务负责人组织 安排会务工作 与相关参会领导 部门及人员沟通 会议流程名称 会议工作流程 时间及 内容是 否合适 会议完结 关闭所有电子设备 否 否 是 是 是 主会者确定会议 主题、 议程、主持人 会议准备 会务负 责人逐 一检查 到位 未到位 会议签到 提前到会场打开会标 音响、话筒、投影 空调、灯、热水器 主持人宣布会议开始 收回签到表， 清点未参会人员 编号：日期：年月日 否 准备 会议 资料 发出 会议 通知 制 作 会 标 会议 场地 布置 电话 通知 部门 负责 人 制作 会议 签到 表 打 扫 卫 生 摆 放 座
2、签 调 试 设 备 操作 设备 会议 记录 拍照 摄像 开展新闻宣传报道 结束 记录整理编制会议 纪要决议 下发会议纪要决议 会议是否 需要开展 后续工作 督导 工作是 否完成 会议总结归档 否 检查各项工作 完成情况 执行 围绕参会领导、人员 及会议议程开展服务 端 茶 倒 水 搬 桌 挪 椅 递 送 物 品 发放 收回 文件 表册 【备注】 根据我们日常办会经验来看，没有做不到，只有想不到，或想不起，一旦想不起，未对 某项流程进行安排，就有可能造成领导和参会人员对整个办会工作加以否定。为了避免这种 千辛万苦办会又被批评的情形出现，特结合党政机关办会常见易出问题项制作本办会流程。 本办会流程
3、主要提供给会务负责人（一般为单位办公室主任）使用， 目的是确保办会全 程无事项遗漏。 当然，被分配承担某项具体工作的人员也可以看，可以让其明白一个会议流 程很多，他承担的不过是很少一部分，能有效减少其抱怨自己承担太多任务的想法。 流程图中留空白和空格部分，是为了方便使用者增加新的工作项。 【使用方法】 1.左上方编号的作用很大，年终写办公室工作总结一年承办了多少次会议时可以借鉴，日 期可以总结出一年当中的会议高峰期规律；会议流程名称填写某项会议名称即可； 2.一个常规会议一般分为三阶段（如下图）； 3.会务负责人在某个环节或某项工作下方标上某人的名字（如下图），即表示该项工作由 某人负责； 4
4、.顺着流程图，从前至后逐项检查每项工作完成情况，完成的画圈或打勾，可以一目了然 地看到哪些未完成，方便督促。建议电话核实完成情况后，再到现场对实物查看，避免 某项工作责任人谎报“军情”。 5.不适用某个会议的流程节点，虽然可以不用，但建议遮挡，避免检查过程中看到，影响 检查效率。 6.建议会议全程流程图不离手，既可以方便接受领导随时有可能的询问，作汇报，也可以 实时掌握会议动态，为突发事件应急处理作参考。 7.再完备的流程图也做不到适应所有的会议，应作好计划没有变化快的准备，本流程图未 作文档保护和图片组合，可以方便使用者根据各自单位会议实际流程作调整。 张三李四王五 张三李四王五 会议阶段会
5、议过程关键节点工作要求 会 议 准 备 会议 计划 1. 会前由主会者负责对此次会议活动计划安排，如：主 题、目的、会议内容、会议要求进行明确, 需准备的相 应资料。 2. 必要时由主会者制定此次活动的会议日程。 会前 沟通 在会议活动前, 由主会者就此次活动的计划安排向主管 领导汇报， 并就活动相关内容进行交流，达成一致意见。 任务 安排 由会务负责人根据会务人员职责分工，将每项会务工作 安排到人，明确责任和时间 会务 布置 会务人员根据会务负责人的安排，在会前做好会议通 知、会议场所布置等工作。会议资料需确定是否要做主 持辞。 工作 检查 由会务负责人对所安排会务工作逐一检查，以实地和实
6、物检查为主，电话询问为辅，主要检查是否有错误。 所有工作完成后，务必再核实一遍。 会 议 召 开 开启 会场 设备 由负责会场布置人员提前半个小时到会场，打开会标、 音响、话筒、投影、空调、灯、热水器等设备，并放置 好签到表 参会人员 进入会场 要求所有参会人员务必提前10 分钟进入会场，做好会 议签到 会议 进行中 1. 由会议记录者负责记录。 2. 由专业人员负责操作需要在会议中使用的电子设备， 并做好拍照摄像。 3. 由服务人员负责端茶倒水，发放收回文件表册等资 料，以及搬桌挪椅和递送物品等工作。 4.会议完毕后，关闭所有电子设备。 会 议 总 结 制作纪要 执行决议 1形成会议纪要。由会议记录者认真记录整理，经领 导及部门负责人同意，形成会议纪要，对与会人员等发 布。 2对会议决定事项形成会议决议，发布至负责部门办 理，并定期开展督促反馈。 会议 总结 通过实践反馈后，由主管领导对本次会议活动进行最后 总结 , 提出下一步的工作要求和计划。
