业务流程－普华永道－中石油总部内控咨询－标准工作模板

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1、1业务流程培训资料提纲：一业务流程介绍1. 业务流程培训的目的2. 样确认一个流程3. 流程描述在内部控制项目中的重要地位4. 总体业务流程介绍二流程和控制描述方法1. 流程描述的形式与规则介绍2. 险控制文档2一 业务流程介绍1. 培训目的 了解什么是业务流程； 理解内控项目关注的是什么，明确我们应该做什么，怎么做； 最后，根据条款要求，完成各地区公司的流程及其控制的描述。 2. 什么是流程关于业务流程的概念，有许多不同的版本的定义，例如： 公司业务流程是指存在于公司系统中的信息流、控制流、人员流、资金流和物质流等的流动规程，通过它们将公司的各个部分连接成一个有机的整体，使公司系统呈现出动态

2、的特性，其通畅性是组织结构关系合理性的综合体现，也是公司战略得到有效执行的基础。 企业的业务流程是指围绕企业目标有序地进行一系列活动以产生某种特定结果的过程。这个结果可以是一种有形产品，也可能是无形的服务。 业务流程是指为完成企业的某一个目标或任务而进行的一系列逻辑相关的跨越时间和空间的活动集合。业务流程包含面向客户和跨职能、跨部门、跨企业的属性。但是上述定义却包含几个共同的特点： 业务流程是为完成企业的目标服务的； 业务流程是跨部门、跨职能的； 业务流程从起点到终点，包括多个业务活动。流程的种类3提到流程，可能不同行业，不同职业的人会有不同的理解，例如工程师可能会将流程理解为制造某种产品的工

3、艺流程（在某一步骤需要加入何种原料，然后以 氏度的温度加热多长时间，等等），还有人会理解为审批流程或管理流程（某一报告或申请应经过 门的审批，再经过 理的审批等）。业务流程（见 的定义）既不象工艺流程那样包括许多很具体的技术指标，也不象审批或管理流程那样只涉及业务的决策过程，它是表示一项业务自始至终是怎样操作的，怎样审批的，形成什么样的成果。根据不同的需求，服务于不同的目的，流程表现为很多不同的种类，例如： 工程师为生产目的编制的工艺流程 管理层为反映决策过程而制定的审批流程或管理流程 信息系统管理员为描述信息系统的逻辑关系而绘制的系统流程 为反映文件生成和传递过程而编制的文档流程 为反映一项

4、业务如何操作而编制的业务流程等等。样确认一个流程前面讲到过流程的几个特点：一个流程应该可以直接或间接地完成公司的某个目标，涉及多个工作步骤，涉及多个部门或职能、岗位。所以当我们定义一个流程的时候，我们将打破部门和职能的概念。例如，我们定义销售流程时，这个流程的起点是销售计划，终点是货款回收和销售收入核算。在这个流程中，包括的主要子流程有：销售计划、销售物流、价格管理、运输、计量、客户管理、进出口计划协调、销售收入核算、货款回收、销售统计等。从这个例子可以看出，对于销4售流程，它的目标是将生产出来的产品销售给客户，为公司带来收益并按时回收货款。但是在这个流程中，并不是所有的步骤都是由同一个部门负

5、责，例如（仅做参考），销售计划由营销处负责，物流由驻厂调运处负责，价格管理由总部价税处和地区公司的加油站管理处负责，运输由调运处负责，客户管理由营销处负责，进出口计划协调由中联油负责，销售收入核算由财务处负责，货款回收由中油财务公司和地区公司的财务部门负责，销售统计由营销处负责。正如完成销售的一连串工作要有各部门互相配合一样，当我们进行流程描述的时候，也应注意各部门之间的配合，并非断章取义，各部门只关心自己部门的工作，而忽略了整个流程的连贯与完整。在实际操作时，也许会由某个部门作为一个流程的统领部门负责这个流程的描述工作，但并不意味着这个部门将对流程每个步骤负责，它需要其他相关部门的配合和帮助

6、才能完成流程描述工作。委派一个统领部门是保证流程描述的一致性与完整性，这个统领部门应该对整个流程有更多的全局考虑。如果各部门在进行流程描述时只独立地关注自己的业务，不能对整个流程有全局的考虑，那么我们的流程描述可能会变成部门职责描述，使流程缺少逻辑性和连贯性。这样就会出现流程的断层、重复或遗漏，造成部门之间接口不明确，从而影响整个内控项目的质量。因此，在进行流程描述的阶段，我们建议打破部门或职能的界限，以连续的眼光看待整个流程。3流程描述在内部控制项目中的重要地位通过中国石油内控项目进程，我们可以看到项目现在正进行到第 4 阶段，即文档记录和内控设计合理性评估阶段。该阶段主要目标是对内控项目重

7、点关注的流程进行现状描述，即对流程和内控建立详细的文档记录。 5 对业务流程及其控制进行记录后，将为以下几个重要步骤打下基础：1) 分析各个流程中针对财务报告准确性的内部控制在设计上有哪些缺陷；2) 针对发现的内控设计缺陷进行汇总，提出相应的完善意见；3) 管理层进行内部控制执行有效性的初步评估，以便发现内控执行缺陷，并对执行缺陷提出整改建议；4) 同时也将为审计师的内控审计提供基础 对业务流程的描述和对其内部控制的记录是整个项目中历时较长、任务很重的一步：时间长是指这一工作在整个股份公司范围内要持续四个月，各地区公司由于规模和业务复杂性不同，也会持续两个月至四个月不等；任务重是指这项工作将涉

8、及股份公司总部、专业公司、地区公司和二级单位。4. 务流程的编制过程流程目录的编制经历了复杂的过程：i 首先总部内控项目小组的人员经过集体讨论，收集了一些内部控制整体思路方面的资料；于缺少业务流程方面最基础的资料，内控项目组赴大庆油田公司和大庆石化和炼化公司进行了地区公司业务流程的调研，得到了地区公司的支持，并收集了很多有价值的资料；目组回到股份公司后进行了各板块业务流程的梳理和深入讨论，确认了流程目录的初稿；6目组再次分头到三家地区公司对流程目录初稿进行讨论，收集反馈意见，再次得到地区公司的热情帮助，对流程目录初稿进行了一些补充；v 项目组回到股份公司后再次汇合，对各地区公司的反馈进行讨论，

9、最终确定了以下 15 个业务流程，作为中石油的一级业务流程：1) 规划和计划2) 固定资产投资或建设3) 生产过程4) 采购5) 销售6) 存货管理7) 投资管理8) 人力资源9) 信息系统10) 健康、安全、环保11) 技术发展12) 财务资产13) 内部审计14) 合同与纠纷15) 信息披露我们将在下面的一个专题介绍各流程目录的编制说明，包括介绍各流程的起点和终点。在这里需要重申的是，我们在明年三月之前不可能关注所有流程，在这一阶段我们的项目组会重点分析与萨奥法案404 条款相关的流程，即贯穿于业务流程中的与财务报告相关的内部控制流程。什么内控项目关注的流程是贯穿于业务流程中与财务7报告相

10、关的内部控制流程，而不单纯是财务流程？因为当我们追溯财务报告的形成过程时，我们不难发现其实很多形成财务报告的信息产生于业务过程中。例如成本信息全部来自于生产过程，在生产过程中形成的领料单、发料单、原料消耗报告等将直接被财务人员运用于材料成本核算过程中，如果任何一个环节的记录有误或向财务人员传递的信息不完整，都将造成资产负债表中的存货和利润表中的成本数据失真。再例如，财务报告中的应付账款，它反映企业对供应商的债务，核算应付账款所需的采购订单或合同、收货单据、开具的发票均来自采购业务的各个环节。试想，如果收货人员记录的收货数量有误、或者采购人员提供的采购订单或合同上的单价有误，都将影响应付账款账户

11、核算的准确性。因此，对于财务报表的内部控制不仅需要财务人员的支持（又称后线控制），也需要与各业务流程有关的前线人员的共同支持（又称前线控制）。程和控制描述的具体要求1）将本公司的业务流程与本专业公司标准的业务流程目录相比对，如果确有不同之处，用书面的形式对需要修改的部分进行更新。在这里有两点注意事项： 业务流程目录表明一项业务如何发生、处理、记录和报告的自始至终的过程，已经打破了部门的界限，因此不代表部门的职责分工。 业务流程中具体工作由哪个部门、岗位完成应当在详细的流程描述中体现。将流程目录的修改稿上报股份公司批准。请注意，批准是一种高层次的控制，它能确保各公司的流程目录一致。82）按照流程

12、目录编写详细的流程和控制的描述。各地区公司应完成下列任务： 指定各流程的负责人或负责部门 对业务流程进行深入细致的了解，并用书面文档的形式（流程图和流程的文字说明）对这些流程进行记录，应包括会计核算和主文件数据维护的程序 由各相关部门确认流程图和流程的文字说明 流程图和流程文字说明上交总部审核 确认这些业务流程中的针对财务重大错报、误报的内部控制点，并记录这些控制活动 将这些控制与现有的工作制度、管理制度等内部管理文档进行比对，建立索引，针对文档完整程度找出缺失或不足之处（例如：不够详细），绍流程编制说明见关于流程目录及流程描述的说明9二流程和控制描述方法1. 流程描述的形式与规则介绍：程描述

13、的形式包括：流程图，用图形的形式对业务操作进行直观的描述，包括文本背景的要素和编制要求流程内容文字说明，程描述的范围：内控项目要求流程图和文字说明应当包含整个的程序，而不仅仅是控制活动本身。程描述的规则： 从流程的起点到流程的结束完整地描述 明确的接口描述：o 上级公司和下级公司之间的信息传递、上传下达的接口在各自的流程中体现，应该保持相互一致。o 部门之间横向的信息传递也应该在各自部门的流程中体现，并保持相互一致。 在不同的流程图中，以下内容保持一致性：o 文件名称o 部门名称o 岗位名称等2. 流程和控制描述的标准化文档介绍10o 流程图o 流程的文字说明o 程图：流程图包括两部分内容 文

14、本背景 流程内容 垂直跨职能流程图 常用图例 流程结构和流程目录一致,一个二级流程建立一个文件文本背景：o 文本管理的要求o 8 个要素 （具体要求见编制说明）流程内容：程文字说明（示例见幻灯片演示材料）：流程的文字说明应包括下列内容： 与流程图的索引 谁在操作这一步骤或工作 什么时候做： 什么时间操作； 操作的频率是什么；这项工作将用多长时间完成业 务 参 与 部 门 最 后 更 新 时 间 :204 人 ： 王 X 版 本 :01流 程 编 号业 务 主 管 部 门 ： 财 务 部单 位 ： 中 石 油 司 流 程 名 称11 在哪里进行 做什么？这一步骤的起点、结束及其中间过程 起点触发

15、交易的事物，例如：原始文件电话电子文件 过程对于触发交易的事物发生了什么 编辑和验证 审批 计算 结束交易过程期望的结果 交易报告 管理报告 异常报告 过帐 进入下一过程的文件或表单文字说明的要求： 每个步骤都必须进行文字说明 险控制文档：目的：确认、记录每个流程、每个步骤中存在的风险和已建立的控制重点： 与财务报表和附注的真实性、准确性有关的控制 防止舞弊、欺诈行为的控制 险和控制：12风险是可能导致以下方面产生重大错报或漏报的错误或舞弊欺诈行为： 财务报表及附注 财务报表认定 资产安全注：风险确认工作将由集中的工作小组负责，将会把工作成果发给地区公司。各地区公司将把这些风险与现有控制做对比，找出控制设计上的缺陷。但这一步工作不要求地区公司立刻进行。（风险示例见附录）控制为防止或减少上述风险而