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1、 1 榆阳农村商业银行会计档案管理办法 第一章 总则 第一条 为了规范我行会计档案管理工作，维护会计档 案的安全完整，根据中华人民共和国会计法 中华人民 共和国档案法 、财政部、国家档案局颁布的会计档案管 理办法 、人民银行制定的银行会计档案管理办法 、省联 社陕西省农村合作金融机构会计档案管理办法等有关规 定，结合我行实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于榆阳农村商业银行各级机构，包 括商行各部门、各支行（分理处） 。 第三条 各机构应当加强对会计档案的管理工作，保证 会计档案妥善保管、存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。 第四条 会计档案的管理、检查、指导工作，在会计档 案移交前由财务会
2、计部负责，会计档案移交后由档案管理部 门负责。 第五条 会计档案信息有关各机构的商业机密，其查 询、调阅、保管要严格执行信息安全和保密制度。 第二章 会计档案的范围 第六条 会计档案是业务经营过程中形成的会计凭证、 会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，是记录和反映各 机构经济业务的重要史料和证据，具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、 日终结账报表及其他会计凭证。 2 （二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产 卡片、辅助账簿及其他会计账簿。 （三）财务会计报告类：月度、季度、半年、年度财务 会计报告，包括会计报表、附表、附注、文字说明及其他财 务报告。 （四）其
3、他类：日报表、对账单、各类登记簿、会计档 案移交清册，会计档案销毁清册及其他应当保存的会计核算 专业资料。 第七条 会计档案应当采用纸、磁、光盘、缩微胶片等 介质保存。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料， 应当保存纸质档案。会计档案包括保存会计核算专业资料或 数据的上述介质。 第三章 会计档案的整理、装订和立卷 第八条 各机构每年形成的纸质会计档案，应当由会计 人员在次年二月底之前，按照归档要求，负责整理立卷、装 订成册。按保管期限分类，建立会计档案登记簿 。商行 科技信息部负责全行业务数据电子档案的管理，根据省联社 制定的具体的业务数据电子档案实施细则，按照规定期限保 管，并需确保业务
4、数据电子档案信息的真实性、可用性、安 全性和完整性。 第九条 会计档案应按内容和形成时间分类索引，以便 查阅。先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开；再将 同一期限的凭证、账簿、报表分开组卷。 （一）会计凭证的整理与装订。原则上每册凭证不超过 3 350 张凭证（含附件）或厚度不超过 3 厘米。会计凭证的整 理和装订要求： 1、会计凭证应按日装订，凭证过多的可分若干册装订， 凭证过少的可将同一月份若干日（不得超过 5 天）的凭证合 并装订（若干日之间用封面隔开，在第一张封面前增加汇总 封面） ，但必须按日顺序排列； 2、应当按照记账凭证大小折叠整理其他凭证，添加封 面和封底后，以凭证上沿和左
5、侧为准嗷齐装订，并在装订线 上加贴封签； 3、会计凭证封面上的总编号为编列全年总册数的顺序 号，一日多册的应分别注明共几册第几册，加盖装订人员和 会计主管名章； 4、会计凭证装订后，应使用碳素墨水，逐项填写封面 内容，字迹清楚，不得错填、漏填或不填，更不得涂改封面 内容； 5、已装订成册的会计凭证，应在装订线上加贴的封签 与封面或封底的接缝处加盖装订人员和会计主管名章；并装 入规范的凭证盒（袋）内，及时入库（柜）保管； 6、为了防止已装订成册的会计凭证丢失，每册会计凭 证（含附件） ，自封面后第一张起至封底前最后一张止，编 制一组凭证顺序号。 7、会计凭证一经装订，不得拆封。如因特殊原因需要
6、拆封时，须经会计主管批准，并在凭证封底注明经办人、理 由及拆封日期。 4 （二）会计账簿的整理与装订。会计账簿装订应当规范 和整齐牢固，装订时不得压字和掉页。 信息系统打印的各科目分户账，应分科目按科目号顺序 排列按年装订，账页过多的可分若干本装订。各种登记簿应 分类别按保管期限分别整理，信息系统打印的登记簿和手工 活页式登记簿按年装订；手工订本式登记簿以本为单位单独 装订按年归档。各类销讫卡片账，按销讫日期顺序按日或按 季装订；在年度中间结清账户账页，应按科目或账号顺序排 列，妥善保管，年度终了再按年度整理装订。装订成本的账 页，要填写“帐首”和“帐页目录，并且另加封面、封底， 在装订处加封
7、，使用碳素墨水，逐项填写账簿封面内容，字 迹清晰，由装订人员和会计主管在加封处盖章。 （三）报表的整理与装订。日报表按月装订，月报表、 业务状况表按年装订；年终决算报表、结息报表、余额表等 应按类别按季或按年单独装订。装订时应使用统一印制的封 面、封底，并在装订线处加封。使用碳素墨水，逐项填写封 面内容，字迹清晰，注明机构名称、报表名称、会计年度、 保管期限、 档案号， 由装订人和会计主管在加封处加盖名章。 （四）各业务信息系统开发和修改文档资料的整理与装 订。各业务信息系统开发和修改的业务需求书、系统功能说 明书和操作手册等档案资料应于系统投产或修改应用后，由 完成相关工作的部门按年分别整理
8、装订。装订时应加封面、 封底，并在装订处加封。使用碳素墨水，逐项填写封面内容， 字迹清晰，注明机构名称、系统名称、会计年度、保管期限、 5 档案号，由装订人和会计主管在加封处加盖名章。 （五）其他会计档案的整理与装订。应分类收集整理， 按规定保管期限分类整理，定期装订成本。使用碳素墨水填 写卷首有关内容， 字迹清晰完整。 所有的案卷均应装订牢固， 存放整齐，随会计档案一并登记归档保管。 第十条 采用磁、光盘、微缩胶片等介质保存会计档案 资料的，应当能够满足阅读及打印等要求。保存会计档案资 料的磁、光盘、微缩胶片等介质，应按会计档案资料的年度、 保管期限、类别加以分类、编号，张贴标签并加装介质封
9、套， 注明档案资料名称、年度、保管期限及档号，由经办人在标 签和介质封套上盖章，登记会计档案登记簿归档保管。 第十一条 会计凭证按日整理的具体顺序：每日打印的 会计凭证资料按机构分系统进行整理。 同一机构内部排列顺序： （1） 核心系统的凭证和日计表； （2）财管系统的凭证和日计表； （3）报表系统的机构日计 表。同一系统的排列顺序： （1）机构轧账单； （2）柜员凭证； （3）系统日间业务自动记账凭证、系统周期业务凭证、清 单； （4）其他会计资料。柜员凭证的整理，按照柜员号由小 到大的顺序排列。每位柜员凭证排序：柜员轧账单；柜 员记账凭证；柜员凭证使用登记簿。 柜员记账凭证：按照传票号由小
10、到大的顺序排列。每张 记账凭证后附与办理业务相关的原始凭证、交易回单、业务 情况说明等会计账务处理依据。其排列的顺序为会计分录的 顺序。作废的重要空白凭证作为记账凭证的附件，作废的富 6 秦卡卡片单独保管，定期随作废清册上缴财务会计部统一销 毁。系统日间业务自动记账凭证包括：他代本代入账凭证、 跨机构转账收现凭证、汇兑汇入报单、汇兑清算凭证等。 系统周期业务凭证包括：非柜面业务记账凭证、结息凭证、 自动还本扣息清单、周期柜员流水账（ZZZZ）等。其他会计 资料：是指无传票号的会计资料。包括增加单位协定、客户 信息修改、抹账明细表、机构通兑资金清算表、清算提入提 出票据报告表、大小额支付报表等会
11、计信息资料。系统日间 业务自动记账凭证、清单，系统周期业务凭证，其他会计资 料，排列在最后一个柜员凭证之后。 第十二条 会计凭证应按业务种类加盖相关印章。原始 凭证应按业务性质加盖现金清讫章或转讫章；系统打印的记 账凭证加盖相关经办人员私章。其他有关的凭证或附件加盖 “附件”戳记。 第十三条 各机构的主办会计每日轧平机构账务，打印 机构轧账单，并将各柜员整理好的凭证按规定顺序排列整 理。 第十四条 年度终了，会计人员应将装订好的会计凭 证、 账簿、 报表和其它资料移交给本单位会计档案管理人员， 由其按照档案管理要求分别进行立卷编号。 （一）经过整理立卷的会计档案，由会计档案管理人员 分别对会计
12、凭证、 会计账簿、 财务会计报告、 其他类登记 “会 计档案保管登记簿” 。 （二）会计档案案卷外型可根据整齐、美观、适用的原 7 则，按档案管理部门的要求确定。 （三）会计档案保管人员对破损的凭证、账簿、报表， 应当按照有关规定进行修补。 第四章 会计档案的保管 第十五条 当年形成的会计档案，由各机构指定专人负 责。出纳人员（含柜员制网点办理现金收付的柜员）不得兼 管会计档案。 第十六条 会计档案的管理 （一）会计档案应指定专人管理。管理人员岗位变动必 须办理交接手续。 （二）应设置专用会计档案保管库（柜） ，建立“会计 档案登记簿” 。 （三）严格执行安全和保密制度，做到妥善保管，存放 有
13、序，查找方便，切实防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保 证其完整无缺。 （四）集中保管的，使用时向管辖部门调阅。 （五）磁介质档案每年考录一次，实行双备份，并做好 防磁、防火、防潮和防尘工作。磁介质档案应打印出书面档 案，装订保管。 （六）会计档案一律不准外借，防止丢失和泄密。 第十七条 应定期检查会计档案，对非纸质会计档案至 少一年检查一次，及时对破损、变质会计档案进行复制、修 复或其他技术处理，并对处理情况进行记载存档。 第十八条 各级机构分立，原机构存在的，会计档案由 8 原机构保管；原机构解散的，会计档案应经分立各方协商后 由其中一方代管。 机构网点关闭、 撤销或破产清算， 会计档案由商行
14、管理。 法律、法规另有规定的，从其规定。 第十九条 会计档案的保管期限分为永久保管和定期 保管两种，定期保管的会计档案又分为保管 3 年、5 年和 15 年。会计档案的保管期限，从档案所属年度的次年 1 月 1 日 算起。同一介质有不同保管期限的会计档案，应按最长期限 保管。同一会计档案采用不同介质保存的，至少有一种介质 的会计档案满足保管期限的要求。 第二十条 本办法规定的会计档案保管期限为最低要 求，各机构不得缩短保管期限。 第二十一条 有悬案待查或尚待清查的账务，其会计档 案保管期限无限延长，直至变清。 第二十二条 纸质会计档案与电子档案应分开保管。 第二十三条 永久保管的会计档案包括：
15、 （一）年度会计决算报表（含附表及说明） ； （二）股金分户账； （三）客户挂失申请书及挂失登记簿； （四）会计档案保管登记簿及销毁清册； （五）存、贷款开销户登记簿； （六）机构变动交接清册； （七）有权机关查询、冻结、扣划书及登记簿； （八）已核销不良贷款账销案存的借据及合同； 9 （九）印章的领发、交接、销毁和保管情况登记簿； （十）需要永久保管的其他会计档案和有关资料； 第二十四条 保管 15 年的会计档案 （一）会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件） ； （二）综合核算和明细核算的各种账、簿、卡； （三）月（季、半年）报表及汇总全辖月（季、半年） 报表； （四）重要单证领用、交接、销
16、毁和保管情况登记簿； （五）会计核算系统柜员增加、修改、删除表； （六）会计人员及会计档案移交清册； （七）需要保管 15 年的其他会计档案和有关资料。 第二十五条 保管 5 年的会计档案 （一）日计表； （二）社内往来、同业务往来、联行往来的对账及查询、 查复书； （三）密押、代号使用和保管登记簿； （四）对账回单； （五）已处置固定资产卡片； （六）计息科目余额表； （七）辖属网点上报的月（季、半年）报表； （八）各业务信息系统开发和修改的文档资料； （九）需要保管 5 年的其他会计档案和有关资料。 第二十六条 保管 3 年的会计档案 （一）计算机应用系统运行日志； 10 （二）机构流水账； （三）不定期报表； （四）需要保管 3 年的其他会计档案和有关资料。 第五章 会计档案的调阅 第二十七条 严格会计档案调阅管理。会计档案
