文书工作与档案管理PPT幻灯片

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1、1,21世纪高职高专精品教材秘书专业文书工作与档案管理,徐彦 戈秀萍 何柳 主编 东北财经大学出版社,2,第1章 总论,1.1 文书与档案 1.1.1文书 ）文书的概念 文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 2）文书的作用 （1）领导指导作用。 （2）行为规范作用。 （3）公务联系和知照的作用。 （4）凭据记载作用。,3,1.1.2档案 1）档案的概念 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的历史记录。 2）档案的

2、特性 （1）来源的广泛性。 （2）形成的条件性。 其一，处理完毕的文件才能作为档案。 其二，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。 （3）记录方式和载体形式的多样性。 （4）原始的记录性。,【小思考11】,4,3）档案的类别 （1）文书档案 （2）科技档案 （3）专门档案 4）档案的作用 （1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。 （2）历史凭据作用。 （3）科学研究的基础和条件作用。,5,1.1.3文书与档案的联系与区别 1）文书与档案的联系 （1）两者记录和反映人们社会实践活 （3）两者互为因果。 2）文书与档案的区别 （1）两者的性质和形式不同

3、。 （2）两者的目的和作用不同。 （3）两者存在和发挥效用的时间不同。,6,1.2文书工作与档案管理 1.2.1文书工作 1）文书工作的含义 文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。 2）文书工作的任务和内容 文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导工作服务，为社会主义现代化建设服务。 文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理和公文的管理。,7,3）文书工作的基本原则和要求 根据

4、上述精神，文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主义；注重实用，高效率地做好文书工作。 文书工作的具体要求是：准确，及时，安全，保密。要做到严肃认真，一丝不苟，及时迅速，注重时效，不搞公文旅行，严格执行保密制度，防止失密、泄密。,8,1.2.2档案管理工作 1）档案管理工作的含义与特点 档案管理工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。就其本质来说，具有以下四个特点： （1）管理性。 （2）服务性。 （3）机要性。,9,2）档案管理工作的任务和内容 （1）档案管理工作的基本任务是：坚持集中统一管理档案的原则，建

5、立国家档案工作制度；科学地管理档案，大力开发档案信息资源；逐步实现档案管理的现代化，使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主义物质文明和精神文明服务。 （2）档案管理工作的基本内容包括：档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计八项工作，这些工作主要是在档案室和档案馆进行的。档案管理工作的八项内容可以从理论上划分为两个基本方面，即档案的实体管理和档案内容信息的开发利用。,10,3）档案管理工作的基本原则和要求 （1）档案管理工作的基本原则：中华人民共和国档案法（以下简称档案法）的表述是：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面

6、利用。” （2）档案管理工作的具体要求：完整，安全，有效。完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然和人为的损坏，不丢失，不泄密。有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。 【小思考12】,11,1.3文书工作与档案管理的组织机构 1.3.1文书工作的组织机构 1）文书工作的机构 文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。文书工作担负的不是机关的某一项专业职能，而是综合职能，因此，文书部门

7、是机关综合机构即秘书部门的一个组成部分。 2）文书工作的组织形式 文书工作的组织形式是指文书工作机构的设置和文书工作各个环节分工所采取的形式，主要有两种形式。 （1）集中形式 （2）分散形式,12,1.3.2档案管理的组织机构 1）档案管理的工作机构类型 （1）档案室 （3）档案事业管理机构 2）档案管理工作的组织领导,13,第2章 文书的种类、体式与稿本,2.1文书的种类及选用 2.1.1文书种类的划分 ）按公文种类名称是否法定划分 （1）法定公文。法定公文是党、政、军机关各自关于公文处理等法规性文件规定的公文种类名称的通称。 （2）事务文书。事务公文是法定公文之外的日常处理公共事务的一般性

8、公文种类名称的统称，如计划、总结、简报、调查报告等。,14,2）按公文的来源去向划分 （1）发文。由本机关制发的公文统称发文，按发文方向分为对外发文和对内发文。对外发文是发给外机关的公文，对内发文是发给本机关的内部机构的公文。 （2）收文。收文是指本机关收到的外机关发送来的公文。按来源划分，收文又可分为上级机关来文、下级机关来文、同级机关来文和非隶属机关来文。,15,3）按公文的行文方向划分 （1）上行文。上行文是本机关向上级机关发送的公文，它的行文方向是自下而上的。通常上行文主要是请示和报告。 （2）下行文。下行文是本机关向下级机关发送的公文,它的行文方向是自上而下的。通常下行文有命令、指示

9、、决定等。 （3）平行文。平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文。最常用的平行文是函，少数通知、会议纪要也属于平行文。,16,4）按公文阅读范围和机密程度划分 （1）公布的公文。这是向人民群众或国内外公开发布的公文，如公告、通告、公报等。这类公文需要广泛宣传，人人周知，可以利用广播、电视、报刊公开发表，也可张贴和口头传达等。 （2）内部公文。内部公文是指只在机关或组织系统内部使用的公文。内部公文按是否保密分为普通公文和保密公文。保密公文按机密程度分为绝密、机密、秘密三个等级。,17,）按公文的使用范围划分 （1）通用公文。这是党、政、军各级机关，各社会团体，企事业单位在工作活动中普遍使用

10、的公文。 （2）专用公文。相对通用文件而言的，专用公文是指具有专门职能的机关，在其专门的业务范围的工作活动中，根据特殊需要而专门形成和使用的公文。 （3）技术公文。技术公文是指在科研、设计和生产建设部门进行自然科学研究、生产技术研究和基本建设活动中形成和使用的公文。,18,2.1.2文书种类的选用 1）在发文机关权限内选用恰当的文种 2）在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种 3）在明确发文具体目的、要求后选用文种 【小思考21】,19,2.2通用文书 2.2.1通用法定公文 1）命令（令） 根据办法规定，“命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；

11、嘉奖有关单位及人员”。 令有三类： （1）发布令，是国家领导机关和有关部门用来公布法律、发布重要行政法规和规章的文件。 （2）行政令，用于宣布施行重大强制性行政措施，实施行政领导与指挥职能的文件，如国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令。 （3）嘉奖令，是领导机关或领导人为嘉奖有功的有关单位或人员而发布的，如国务院对王仪轩机组的嘉奖令。,20,2）决定 根据办法规定，决定“适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。 决定分为三类： （1）法规性决定，适用于发布权力机关制定、修改或试行的法律文件或政府部门制定的行政法规。 (2)指挥性决

12、定，适用于对重大问题、事项、行动作出决定，布置有关工作，其突出特点是方针政策性强，要求下级单位坚决贯彻执行. (3)知照性决定，适用于表彰先进，处理事件与人员，机构设置与人事的重要变动，重要会议的召开或其他有关事项的决定，重在宣告、知照，只要求下级机关、单位及人员知道此事就行了。,21,3）公告 根据办法规定，公告“适用于向国内外宣布重要事项或法定事项”。 公告有两类： (1)周知类公告，只宣告事项的有关信息，不提出需要遵守的规定和要求，通常以国家机关的名义发布，起到向国内外公布法律文件的作用. (2)事项类公告，多用于有关行政机关依据国家有关法律、法令和行政法规而使用的法定专门事项的公告，如

13、专利公告、商标公告、破产公告、企业法人登记公告、房屋拆迁公告、招考公告等，也用于按照中华人民共和国民事诉讼法规定发布的一系列法院公告，如开庭公告、宣告失踪、死亡公告，财产认领公告等。,22,4）通告 根据办法规定，通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。 通告有两类： (1)执行性通告，公布一定范围内的机关单位或有关人员应当遵守的事项，如沈阳市公安局关于启用公安专用车辆号牌的通告. (2)告知性通告，如因维修线路停水、停电的通告，施工单位修桥、修路要求有关人员或车辆改道通行的通告等。,23,5）通知根据办法规定，通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不隶属机关的公文，传

14、达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。 通知有六类： (1)批转类通知，体现的是领导与被领导关系，即上级机关批转下级机关的公文。 (2)转发类通知，体现的是非隶属关系，即转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。 (3)发布规章类通知，用于告知受文单位，某一规章制度业经批准，现予以发布，这类规章性文件，其作者一般为发文机关自身或发文机关的上级机关。 (4)贯彻类通知，用于对上级领导机关发来的文件需要结合本地区、本部门实际情况提出具体执行意见时使用。 (5)事项类通知，用于需要下级机关、有关范围或有关人员执行和了解某些事项时使用的文件。 (6)任免类通知，主要用于上级

15、机关向下级机关告知对有关人员任免决定和需要下级机关知道上级机关的人事任免情况。,24,6）通报 根据办法规定，通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。 通报有三种： （）表彰通报，表彰群体或个人的先进模范事迹，或企事业单位的典型经验，起到充分调动积极性、开创新局面的作用。 （）批评通报，通报重大的事故或批评严重错误，用反面典型和重大事故警诫教育有关部门和人员，以此防患于未然。 （）情况通报，传达重要精神或情况，能使有关单位或人员及时了解精神、掌握情况，便于把握工作方向，调整工作部署，改进工作措施。,25,7）议案 根据办法规定，议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表

16、大会和同级人民代表大会常务委员会提请审议事项” 议案有四类： （）法规性议案 （）条约性议案。 （）事务性议案。 （）任免性议案。,26,8）报告 根据办法规定，报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： （）工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 （）呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随物呈送的报告。 （）建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意见或者建议的报告。,27,9）请示 根据办法规定，请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。 请示的种类有三类： （）求示性请示，如因工作中遇到不易解决的难题、无章可循的新问题，或由于意见分歧无法统一行动时，向上级部门递送的要求给予解决办法的请示。 （）求助性请示，如要求增补经费、增加设备、划拨款项、划拨指标的请示。 （）求准性请示。,28,10）批复 根据办法规定，批复“适用于答复下级机关的请示事项”。 批复的种类有