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1、学 海 无 涯 - 1 基本建设项目档案的整理方法 一、基本建设项目档案的概念 基本建设项目档案是指从建设项目(工程)的提出、调研、 可行性研究、评估、立项、审批、勘察、设计、施工、生产准备 到竣工投产(使用)的全过程中形成的应归档保存的全套文字材 料、 图纸、 图表、 计算材料、 声像材料等形式与载体的文件材料。 二、基本建设项目文件的整理 、基本建设项目文件(以下简称基建档案)的归档范围和 保管期限表(详见附表) 整理基建档案注意的事项: 1、 应将反映基本建设职能活动中形成的全部文件材料、 图 纸及其他载体作为归档范围的主体: 2、 划清科技资料与基本建设文件材料之间的界线, 不要将 科
2、技资料列入基本建设文件材料范围内归档; 3、 基本建设文件材料的原件由建设单位归档, 施工单位归 档用复印件。 、归档时间: 1、 各施工单位应在项目建设完成三个月内将项目文件向 建设单位归档,有尾工的应在尾工完成后及时归档; 2、 大、中型项目建设,按阶段归档。 学 海 无 涯 - 2 、归档要求 1、 归档文件材料必须是准确反映基本建设及其管理活动 的真实情况; 2、 归档文件材料必须齐全、完整; 3、 归档文件材料应选用优质的制成材料, 纸张规格尺寸要 统一,不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写, 总之书写材料应符合耐久性要求。 、整理的原则及分类要求: 1、 基建档案整理的
3、基本原则: 遵循项目文件的自然形成规 律和成套性特点,保持卷内文件之间的有机联系,分类科学、组 卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。 2、 基建档案材料的分类要求: 类目明确、层次清楚、简明: 类目明确、层次清楚、简明即划分的类和属类有二至三个 层次,达到眉目清楚,条理清晰就可以。比如:城市基建工程档 案,可先按不同性质的建筑工程,如市政公用工程、民用建筑工 程、工业建筑工程、交通运输工程等划分类;然后再在每种建筑 工程类下,直接以工程项目(或单项工程)划分为属类。如果工程 项目较多,也可以在每种建筑工程类下,先按地理区划或建筑用 途(如民用建筑中的宾馆、影剧院、青少年宫、学校、机关
4、办公 楼、住宅等)划分为属类,在属类下再按工程项目(或单项工程) 划分为小类。类和属类一般不益划得过多。类和属类的层次划得 学 海 无 涯 - 3 过多、过繁主要是容易破坏归档文件材料的自然形成规律,割裂 文件材料固有的内在联系,不便于保管和利用。 分类标准一致 分类标准一致就是在对一种基建档案划分类或属类时,划 分的依据是相同的。只有分类标准一致,基建档案划分的类或属 类才会层次清楚,条理明晰,有利于编目工作的进行,也方便保 管和利用。比如基建档案,可以按工程项目分类,也可以按专业 来分类。如果按工程项目分类,就应当全部按工程项目分类,这 就是分类标准一致。如果一部分按工程项目分类,另一部分
5、按专 业分类,这就是分类标准不一致。又如矿产的地质勘探档案,可 以按地区(省、市、自治区)分类,也可以按矿种(金、银、铜、 铁、煤等)分类,这叫做分类标准一致。如果一部分按地区分类, 另一部分又按矿种分类,这就叫做分类标准不一致。在划分类和 属类时,在同一层里同时使用两个分类标准,势必使档案的整理 发生混乱,不便于进行编目、保存和利用。 类与类之间不交叉、不重叠。 类与类之间的归档材料,不能互相交叉。如城市基建工程 档案,市政公用工程类的灯饰、给排水材料等不能归入民用建筑 工程类;又如类与类之间的材料不能重复。 3、 制定分类方案或分类大纲 分类方案或分类大纲是指导分类的纲领性文件,也可以叫
6、做分类指南。 是用文字或图表的形式列举基建档案分类的类和属 学 海 无 涯 - 4 类的系列,概括各个类和属类所包括的基建档案的归档范围、保 管期限、分类方法的类目表。基建档案通常运用的分类方法有: 按工程项目分类 按工程项目分类,就是按照基本建设工程项目(一个建设群 或一个单项工程),如厂矿、机关、学校或水库、电站、桥梁等 独立工程项目的全部档案为单位划分类别,其特点是:同一个工 程项目其设计或施工建设中形成的全部档案集中在一起, 反映一 个工程项目的全貌,便于按工程项目查找和利用档案,不属于同 一个工程项目的档案要严格区分开。 按专业性质分类 按专业性质分类,是指根据基建档案内容所反映的不
7、同专 业性质来划分基建档案的类别。例如:基建工程设计档案中的标 准设计或通用设计档案, 其本身一般不是伴随有具体对象的工程 设计形成的,所以它更适合于按建筑、结构、给排水、电气、照 明等不同专业性质划分不同的类别。类以下还可以划分属类,象 结构类下可以按砖混结构、框架结构等划分不同属类。按专业性 质分类的方法,其特点是:将同一专业性质的基建档案集中在一 起,便于从专业角度查找和利用基建档案。 、组卷的方法 1、 按项目组成案卷(即保管单位)如一项建筑工程, 一般由 大小不等的若干单项工程组成,如一个学校有教学楼、实验楼、 办公楼、宿舍等单项工程。各个单项工程一般由基础、底层和各 学 海 无 涯
8、 - 5 层及各种不同用途的房间组成。 这些单项工程及其不同部分的图 纸和文件,各自构成一组有机联系的整体,可以根据数量多少分 别组成一个或多个案卷(保管单位)。 2、 按专业性质组成案卷(即保管单位), 是指按照基建档案 的内容反映的专业性质来组成保管单位。 如基建工程项目的设计 图纸,可以按土建、结构、电气、照明等不同专业,分别组成一 卷或数卷。 以上两种组卷方法均是将直接针对具体项目的管理性文件 材料放入所针对的项目里组卷。 3、 卷内文件材料的排列: 管理性文件,按问题重要程度、时间排列; 图样材料按阶段或重要程度排列。即:方案初步设 计技术设计施工图设计竣工图; 按目录或图号排列;
9、无目录或图号采用专业顺序先分后分,至下而上(至上而 下);平面图立面图剖面图大样图 更改通知单连同附图排列在更改图后面; 施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、 评定、验收排列; 按文件形成先后顺序排列,文字在前,图样在后。有译 文的外文在前,原文在后。 4、 卷内文件材料的编写 学 海 无 涯 - 6 案卷内基建文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 单面书写的文件材料在其右下角编写页号;双面书写的 文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角编写页号。图样页 号编写在标题栏外。 成套图样或印刷成册的文件材料,自成一卷的,原目录 可代替卷内目录,不必重新编写页号;与其它文件材料组成一卷
10、 的,应排在卷内文件材料最后,将作为一份文件填写卷内目录, 不必重新编写页号,可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备 考表不编写页号。 卷内目录的填写卷内目录(填写式样) 序 号 文 件 编 号 责任者 文件材料题名 日 期 页 号 备 注 1 云 国 土 20035 号 云阳县 国土局 关于同意 XX 用地的批复 200 3.4 .5 1- 3 序号:序号应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内科技文 件材料件数的顺序。卷与卷之间不连续编。 文件编号:文件编号应填写科技文件材料的文号或图样 学 海 无 涯 - 7 的图号、设备代号、项目代号等。 责任者:责任者应填写科技文件材料的形成部门或主要
11、责任者。 文件材料题名:文件材料题名应填写科技文件材料的全 称。 日期:日期应填写科技文件材料的形成日期。 页号:页号应填写每件文件材料首尾页上标注的页号。 备注:有需要注明的事项填入此栏。 卷内目录排列在卷内文件材料首页之前。 卷内备考表的编写 卷内备考表式样 说明: 立卷人: 2005 年 12 月 5 日 检查人: 2005 年 12 月 10 日 说明:说明包括案卷内文件材料的件数、页数以及在组 卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。 立卷人:应由负责立卷人签名。 立卷日期:立卷日期应填写完成立卷的日期。 学 海 无 涯 - 8 检查人:检查人应由案卷质量审核者签名。 检查目期:检查日
12、期应填写审核的日期。 卷内备考表排列在卷内文件材料之后。 5、 案卷的装订 案卷可以装订和不装订两种形式。 案卷内不同幅面的科技文件材料或图纸均要折叠为统一 幅面,破损的要先修复。幅面采用 A4 型(即:297mm210mm)或 16 开型(260mm185mm)。图样折叠时标题露在右下角。图纸折 叠成“手风琴式” ,A4 型尺寸。 案卷内的金属物装订前要拆除。 三孔一线装订。装订的案卷要结实、整齐,不要压住字 迹、不掉页、不倒页、无损坏文件、不妨碍阅读。 不装订的案卷,应在每份科技文件材料的左上角加盖档 号章。 档号 序号 档号填写按照前面讲的“案卷封面的编写第 6 点”填写。 序号填写应用
13、阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件材料 件数的顺序。 6、 案卷封面的编写 (1) 案卷封面印制在卷盒的正表面, 案卷封面空白栏就是案 卷题名栏,拟写案卷题名一般由立卷人拟写。案卷题名要求应简 学 海 无 涯 - 9 明、 准确地揭示卷内文件材料的内容, 主要包括项目名称或代字、 代号及其结构、阶段的名称等。 例: 案卷题名=云阳中学办公楼(对象名称或工程项目)+电器照 明(针对内容或专业)+施工图(文件材料名称) (2) 立卷单位应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责 部门。 (3) 起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。 (4) 保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。 根
14、据国档发(1988)4 号文件规定, 基本建设项目档案资料的 保管期限分为:永久、长期、短期三种。同一卷内,有不同期限 的文件材料,坚持“就高不就低”的办法。 (5) 密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。 (6) 档号应填写全宗号、目录号、分类号(项目代号)和案卷 号(档号的编制见后) 。 (7)封面填写实例 学 海 无 涯 - 10 学 海 无 涯 - 11 档 号 0012.7.1-1 档案馆号 云阳县档案馆综合楼立项、征地、补 偿通知、批复、开工令及相关材料 立卷单位 云 阳 县 档 案 局 起止日期 2000 .3 _2002.6_ 保管期限 永 久 密 级 学 海 无 涯
15、- 12 7、案卷背脊的编写 保管期限 永久 档号 0012.7. 1-1 案卷题名 (1) 案卷背脊上的保管期限应根据有关规定填写组卷时划 定的保管期限。 (2) 档号填写同“案卷封面的编写(6)”。 (3) 案卷题名填写同“案卷封面的编写(1)” ,应从右到左竖 写。 三、案卷排列、编号和编目三、案卷排列、编号和编目 案卷组好后,还要进行排列、编号和编目,就是我们常说 的案卷的排列、编制档案号和案卷目录。 云 阳 县 双 江 中 学 立 项 、 征 地 、 补 偿 的 通 知 、 批 复 学 海 无 涯 - 13 (一)案卷的排列 案卷的排列就是按照一定的方法对组好的基建档案案卷进 行科学的排序。 (二)案卷的编号 基建档案的编号主要指对基建档案案卷进行编号。它是用 来反映基建档案分类层次和案卷排列顺序的一组符号, 是基建档 案分类号和案卷顺序号的组合。 它起着基建档案案卷排列后的固 定作用,便于档案室(馆)保管和查阅者查阅利用。 编制档案号(即:案卷编号)首先应确定档案号的