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1、餐饮采购管理制度 为规范原材料的采购程序、节约采购成本、满足经营 的需求、提高经济效益、特制定本制度。采贮管理流程分 采购、验收、仓管、发放四个环节,针对各餐饮企业的实际情况,具 体切实做好采购工作。 第一条基本原则第一条基本原则 廉洁自律,严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供 货质量,处理好与供应商的关系,不接受供应商礼金、礼品和宴请; 严格遵守采购规范流程,按流程办事,能及时按质按量地 采购到所需物品,在满足公司需求的基础上最大限度降低采购成本; 加强采购的事前管理,建立完善的设备价格信息档案,做 好采购相关文档的存档、备份工作,以有效地控制和降低采购成本并 保证采购质量; 所有采购,
2、 必须事前获得批准. 未经计划并报审核和批准, 除急购外不得采购,急购需按紧急采购管理流程要求进行采购; 凡具有共同特性的物品,尽最大可能以集中办理采购,可 以核定物品项目,通知各申购部门提出请购,然后集中办理采购; 采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认 的供应商处购买, 不得随意变更供应商; 科学、客观、认真地进行收货质量检查; 第二条 供货商的确定原则第二条 供货商的确定原则 1初选供货商:要深入细致的进行市场考察,要从所在城市找 出三家以上有代表性的供货商,进行综合考察,在考察中要重点了解 供货商的实力,专业化程度,货物来源,价格、质量极其目前的供货 状况。 2试用供货商
3、: 对于同类商品找出两家同时供货,重点从质量、 价格、服务三方面来进行比较尝试。 3确定供货商 : 在使用两个月的基础上、由总经理、副总经理、 财务人员、厨师长、采购人员组成审查小组,以民主表决的方式集中 投票表决来确定。 4签定供货合同:确定供货商后,由总经理与供货商签定供货 合同,合同的期限不得超过一年。供货合同一式三联:一份供应商; 一份财务部;一份仓管员。合同应确定定价时间、供货质保金、货物 的质量要求等。 5供货商的更换与续用:在合作的过程中,如发现供货商有不 履行合同的行为, 在合同期满前, 由审查小组集中讨论决定是否更换、 续用。 第三条 市场调查原则第三条 市场调查原则 1由总
4、经理、财务人员、采购人员、厨师长每月不少于两次进 行市场调查。调查后需有调查记录,写明调查人员,调查时间、地点 及调查结果,由全体人员签字后交会计存档。 2调查时间、地点的选择,每项 15 天调查一次,以批发市场 早市开市期间为调查区间,不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当 日或次日调查。市场的调查以供货商所在的市场为准。 3调查的方法和程序。调查组应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调 料、粮油、酒水的原则,单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚 持集中调查的原则,调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行 采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、 保质期等。在询价后要进行讨价还价
5、,切记只记录买方一口价。 4出实地调查外,当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格, 同行报价也是调查的手段和依据。 5调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合 讨论通过。 6 零星物品的调查由总经理或委托其他人 (采购人员除外) 实施。 第四条 采购的定价原则 第四条 采购的定价原则 1. 设立寻价员:由厨师长、仓管员、质检员组成,三人每月初、 月中旬分两次入市场寻价,在市场调查的基础上,每半月制定一次, 零星物品的采购价格不定期进行。 2. 定价程序:由总经理同采购人员一起根据市场调查的结果与 供货商讨价还价后予以确认,并由总经理、采购人员签字以书面形式 告知库管、财务执行。 3.
6、 价格管理原则:对于供货价格实行最高限价制,根据不同的 货品,其最高限价范围如下: (1) 干杂、 调料、 粮油、 等执行价格不得高于市场批发价格的 6%。 (2) 低质易耗品的价格不得高于市场零售价的平均数。 (3) 零星物品的价格不得高于市场零售价的 5% (4) 鱼类、肉类、鲜货价格不得高于市场批发价格的 4% (5) 蔬菜平均在一元以下者, 其执行价格不得高于市场批发价格 的 15%。价格在一元以上者,其定价不得高于市场批发价的 10%。 4 春节、 国庆等节假日期间以及灾害性天气持续时间较长的月 份,由于供货价格波动太大,其定价原则可适当放宽。 第五条 审购程序第五条 审购程序 (一
7、) 耗用物品的审购程序 1、对于经常性项目的采购应由所需部门每月固定时间定期报计 划,申购单一式三联(采购员、仓管员、财务部各一联)。写明所需 物品的品种、数量、规格等,经总经理审批后,交由采购部门办理。 2、需临时采购的零星低值物品由所需部门填写申购单,经部门 负责人同意后方可办理。 3、零星物品的采购不得超过两天。需要急购的物品由总经理在 申购单写明,限时购买。 (二) 自购菜品的申购程序 1、需货部门根据库存和使用情况填写申购物品清单,申购单一 式三联(采购员、仓管员、财务部各一联),由部门负责人签字后, 交采购部门办理。 2、库管人员应随时检查库存,当存货降到最低存货点时,库管 人员应
8、以书面形式通知采购人员进货。 (三) 供货商送货的申购程序: 1、需货部门填写申购物品清单,由部门负责人签字后,经总经 理审批后,交采购部门办理。 2、新进酒水、物料由总经理和采购人员签字以书面形式通知库 管,不需填写申购单。 3、只有采购人员可以电话或书面形式按申购单上的要求通知供 货商送货,其他人员非总经理批准不得擅自通知送货。 第六条 采购数量的确定原则第六条 采购数量的确定原则 为提高经济效益,降低成本,减少资金占有,应根据勤进快销 的原则,按单采购的原则来确定日常的采购数量。 (一) 鲜货、蔬菜、水发货的采购数量。 1、此类原料实行每日采购,一般要求供货商送货。 2、 用上述原材料的
9、部门每日营业结束前, 根据存货、 生意情况、 储存条件及送货时间,提出次日的采购数量。 (二) 库存物品(干杂、调料、燃料、粮油、烟、酒水、低质易 耗品等)的采购数量。 1、此类物品的采购数量应综合考虑经济批量、采购周期、资金 周转、储存条件等因数,根据最低库存量和最高库存量而定。最高库 存量不得超过 15 天的用量,最低不得低于一天的用量。 2、库存量上下限的计算公式: 最低库存量=每日需用量发货天数 最高库存量=每日需用量15 天 第七条:货物的验收原则第七条:货物的验收原则 (一) 验收的质量标准: 根据本公司制定的采购物资质量标准进行验收 (二) 验收的数量标准: 根据采购人员收取的当
10、日采购申请单上写明的数量据实进行验 收,数量差异应控制在申购数量的上下 10%左右。 (三) 验收人员: 采购人员、库房人员、领用部门负责人、监督员四人共同验收。 (四) 验收时间: 每日上午 9:30-10:00 下午 4:30 (五) 验收程序: 1、由库管人员填写“入库单”或“鲜货食品验收单”注明所收 商品物资的数量。入库单、验收单填写完后,由采购人员、货物领用 部门负责人、库管员签字生效。签字完毕后的入库单或验收单一式三 联(采购员或供货商、仓管员、财务部各一联)。 2、对不符合采购物资质量标准和数量超过“申购单”的商 品物资(菜品),使用部门有权拒绝收货。 第八条 仓库管理 第八条
11、仓库管理 (一)、负责入库货物的验收,保管及发放工作。 (二)、货物入库 1、认真验收,查核货物的数量、质量、保存有效期等。符合要 求的方能入库。 2、开出入库验收单 3、及时登记帐卡,每天结出数量合计数,并录入电脑。 (三)、库存保管 1、合理利用仓库条件,分门别类保管好各类货品。 2、做到先进先出、防止积压变质。 3、 设 “慢流动表”, 凡是库存超过 100 天, 都要上 “黑名单”, 上报部门负责人。 (四)、发放管理 1、直入厨房:以收货验收后直接入厨房的鲜活食品、蔬菜等, 凭经厨师长签字的“收货单”数量标准直拔。 2 、仓库发放,厨房各班组必须填写领货单,经厨师长签字认可 后出货,
12、店面大堂经店长签字同意后出货。 第九条 采购事项第九条 采购事项 1、采购人员应严格按照“申购单”所列商品物资(菜品)的数 量和采购物资质量标准以及有关定价原则进行采购。在采购过程 中,因市场行情发生变化,而影响采购数量和质量的,要及时与所购 商品物资的使用部门联系,征得同意后方可购买。 2、在采购过程中,自购鲜活食品、蔬菜时,应逐笔填写所购菜 品的数量、单价和金额,(预制已列明菜品的一式二联的采购清单, 采购人员自留一份,财务结账一份)。菜品要分别堆放装运,以便领 货。鲜活及易碎菜品要轻拿轻放,严禁挤压,以免影响菜品质量。冷 藏肉品注意保鲜。 3、对商品物资(菜品)的退货和积压商品的处理,采
13、购部门有 积极协助处理的义务。 4、对采购过程中发生的非正常损失(采购数量与收货数量差异 过大),须单独列明并说明原因,报总经理批准方可报账。 5、采购部工作职责:i、建立供应厂商与价格记录;ii、采购 方式设定及市场行情调查;iii、询价、比价、议价、订购工作;iv、 送货进度控制与督促;v、来货质量、数量异常处理;vi、付款整理、 审查;vii、提交采购工作报告。采购工作报告至少须包含以下要求 和分析图表:(1)本月采购货物的类别与比例;(2)本月因采购质 量不符存在退货的次数;(3)本月各供应商供货的金额及分布情况; (4) 询价与议价结果的差异总金额及各供应商的差额分布情况 ; (5)
14、 供应商送货效率;(6)各供应商存的问题及改进建议;(7)采购中 存在的问题及改进建议;(8)与各部门勾通,协调解决处理的问题 分析。 6、采购人员职责:采购人员要严格履行自己的职责,在订货、 采购工作中实行“货比三家”的原则,询价后报领导核准供应商,不 得私自订购和盲目进货。在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的 前提下,选购低价物资,做到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到 底的责任制,不得无故积压或拖延办理有关商务、帐务工作。为掌握 瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,采购人员必须经常自 觉学习业务知识,提高商务工作的能力,以保证及时、保质、保量地 做好采购工作。必须始终贯彻执行有关政策法令,严格遵守本公司的 各项规章制度,做到有令即行,有禁即止。必须牢固树立企业主人翁 思想, 尽职尽责, 在采购工作中做到廉洁自律, 秉公办事, 不谋私利。 第十条第十条 其他其他 (一) 本制度由本公司制定、解释和修改。 (二) 本制度自颁布之日起施行。