安达信 物资管理

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1、 安达信安达信 全球最佳实践全球最佳实践 财务分册财务分册-VI （物资管理部分）（物资管理部分） 安达信 （上海） 企业咨询有限 公司企业咨询部 安达信 （上海） 企业咨询有限 公司企业咨询部 财务与运营解决方案小组财务与运营解决方案小组 第一版（译文）第一版（译文） 二零零二年四月二零零二年四月 10.0 管理财务与物资资源（续）管理财务与物资资源（续） 最佳实践最佳实践 10.6 管理物资资源 管理车队资产管理车队资产 1 10.6.2 管理固定资产管理固定资产 6 管理设备管理设备 26 管理物资风险管理物资风险 54 3 10.6.1 管理车队资产管理车队资产 最佳实践最佳实践 执行

2、概要 4 执行概要执行概要 概论概论 最佳实践公司将他们的车队当作能够为生产率提高带来重大贡献的资产。在当今竞争日益激烈 的商业环境中，公司必须更加高效的使用车队资产，这不仅仅能够降低成本，还能够最大化它 们的效力。 顺应这些变化，车队经理的职责变得日益复杂且具有挑战性。车队经理的职责已经不仅仅是日 常的车辆维修，他们还需要了解从物流、财务到不断变化的新技术等一系列问题。 最佳实践最佳实践 制定促进车队管理实践与绩效的计划。制定促进车队管理实践与绩效的计划。 深思熟虑的计划是有效车队管理的良好开端。在计划中，应该清晰阐述公司保留车队的战 略目的，并评估现有车队配置和管理实践的优点与不足。除此以

3、外，该计划还应该考虑维 持车队以及实施对车队进行必要改进所需的财务资源。 为了制定一个有竞争性的计划，领先公司还定期与竞争者比较绩效，并考虑外包部分或所 有车队管理活动的所带来的经济效益。关注核心竞争力、降低成本以及迅速获取先进技术 的需要，是大多数公司外包其车队管理职能的主要原因。而为了满足完全控制和可靠的高 标准服务的需要，则是另外一些公司保留全部车队管理职能的动因。 在如今的市场上， 外包可能是全球性的一个公司所有的运输业务或者特 定的外包，诸如司机安全培训或车辆维护等之类的部分职能。对所有公司而言， 车队资产的管理没有一个普遍适用的方法。 对公司而言， 关键就是获得保留内部 车队运营的

4、总成本数据，并与外部供应商做比较。 Lakeville, Minnesota 的草坪设备制造商 Toro Corp.租用卡车车队，并外包其维护服务，但 是保留了对车队管理的全面控制权， 包括协调物流和聘用司机。 公司的车队营运经理 Marilyn E. Baldwin 每三到四年就重新评估一次整个职能的外包问题，并努力使公司在这方面的成 本与外部服务提供商相比是有竞争性的。 Baldwin 持续地证明了在公司保留车队管理职能是 正确的，因为在她的管理下，车队运营很有效率而且她有数据支持这个结论。在她的 部门，有管理车队所有相关职能活动的成本会计帐目，包括从每公里成本到行政费用等项 目，而且该部

5、门还定期邀请公司的财务分析员对部门的绩效进行外部评估。 将车队资产的获取决策与资源的有效利用目标联系起来。将车队资产的获取决策与资源的有效利用目标联系起来。 无论是租用或采购车队资产，获取新车辆的决策都是一项重要决策，这是由于该决策将会 对车队管理职责、成本以及会计产生长期重大影响。领先公司仔细分析其获得车队资产的 会计分录。关于是否租用或采购车辆的决策主要依赖于公司对风险的容忍程度、车队管理 的承诺水平和特殊资产、以及公司内对其他资源的需要。做出该决策之前，最佳实践公司 会分析整个生命周期内的成本，并将获取成本、维护成本、处置成本或销售所得考虑在内。 5 要有效地做出要获取的车辆类型及数量的

6、决策以及获取时间表的决策， 首先就要 对比特定的设备需求， 对现有资产进行一个详细的评估。 在这个阶段主要进行的 工作就是资产评估，包括对以下问题的仔细分析： 是否现有资产得到充分使用 维修老资产而不是用新的资产替换老资产的成本与收益 对车辆进行详细描述，以确保其竞争性 当准备获取新车辆时，领先的公司与单个的供应商签订合同，发展与供应商的关系，以使 自己尽可能获得较优惠的交易条款。 AGA Gas 是地处 Cleveland, Ohio 的焊接煤气与设备的领先制造商，它定期审查自己的车 辆详细说明，以寻求降低重量的新方法，因为从车辆上搬动的每一磅都对应每一磅的附加 成本。这样的审查发现车辆中仅

7、有一个司机时，其他的座位是不必要的并且也是昂贵的。 这样的发现促使 AGA 改变其未来采购的规格，开始定购无乘客座位的车辆这个改变大 大增加了公司车队的生产性运输能力。 地处 News, Virginia 的 Hudgins Contracting 公司在新车辆及设备管理中采用了一种多层次 方法。为了防止将现金沉没在采购公司车队中，公司决定首先租用新设备，如果其性能可 以接受，就将临时租用延期成一个 34 年的租借计划。该方法使公司在管理其车队时拥有 最大的灵活性：公司可以退换那些失去效用或技术上过时的设备，并购买那些值得长期拥 有的设备。 建立一个综合的预防性维护计划。建立一个综合的预防性维

8、护计划。 领先公司使用预防性维护计划，以延长其车队和关键车辆部件如引擎、车身以及轮胎的寿 命。仔细及时的维护可以帮助公司避免很多重大问题的发生。通过维护人员与司机的常规 检修，这些公司减少了车辆的停工期，并控制了成本。司机更能够适应其车辆操作性能的 变化，而且让司机参与车辆维护流程，可以鼓励其进行预防性和矫正性检修，从而在相对 比较容易修理的时候发现问题。 近年来，车队经理关注于轮胎管理，以降低总轮胎成本。将已有的轮胎翻新三次 就可以最大程度的利用在购买新轮胎上的投资。 如今， 许多公司发现外包其车辆维护职能是比较省钱的。 无论车辆的维护是在现 场进行还是不在现场进行，维护工作由服务提供商进行

9、还是公司自己的职员进 行， 公司都需要仔细记录每次的维护活动。 这有利于公司保存车辆维护及成本的 准确历史记录， 这对于将来做出新的车辆采购决策以及决定何时替换现有车辆的 决策时，将会非常有用。 制定一个围绕司机和车辆的安全计划。制定一个围绕司机和车辆的安全计划。 交通事故可能是车队经理最担心的事情。除了事故可能会造成伤害或死亡以外，事故还会 带来财产的损坏、第三方伤害、员工补偿以及交通工具的替换。 通过制定围绕司机及车辆的安全计划，领先公司采取措施来努力减少事故的数量，减轻事 6 故的后果。仔细检查新的待录用驾驶员的驾驶记录、培训现有驾驶员的防御性驾驶技能、 以及进行抽样药物测试都可以帮助公

10、司推动在员工开展安全驾驶的活动。 安全驾驶活动本身并不能避免事故，尤其是难以避免由于不可控因素如天气条件或其他驾 驶员的行为所造成的事故。领先公司还仔细考虑在其车队中各车辆的安全特点，以减少事 故确实发生后的伤害。通过在做出车辆采购决策时进行安全分析，领先公司就可以选择那 些有很好的安全记录，并且在车辆安全性上如气囊、刹车反锁等方面投入很多的车辆。 利用技术提高生产率。利用技术提高生产率。 技术已经真正改变了核心的车队管理活动。以前，车队经理往往陷入繁多的文件以及低效 的手册中，现在，车队经理应用软件及通信系统，使公司可以比以前更高效的利用其车队 资产。 虽然主要的管理活动并没有变化，包括派车

11、、路径安排、维护以及政府报告，但是如今公 司开展这些工作的速度、准确性及效率却得到了很大提高。如今，设备先进的车队可以通 过实时卫星通信与公司办公室保持联络，内嵌式计算机系统可以自动整合燃油消耗及运输 次数的信息。 最佳实践公司还优先投资于以下的技术，一是增强其追踪信息能力的技术，二是整合和自 动化流程的技术。由于技术只有在完全使用并适当使用时，才真正有效，因此这些公司还 在培训员工使用新技术方面进行投资。与技术提供商进行谈判，要求其将培训作为设备或 软件的一部分提供，是有效节约成本的方法之一。最后，公司使用这些通过技术应用软件 所获得的信息，分析司机绩效或比较内部运营成本与外部供应商的收费。

12、 地处 Deerfield, Illinois 的 Walgreen Co 通过安装无线移动车队管理系统，来帮助其管理公 司在 34 个州的 100 多个交货卡车，提高了员工生产率和客户服务水平。通过在每辆卡车上 装备计算机、打印机、便携式电话以及调制解调器，Walgreen 就可以沟通并跟踪一系列的 关键信息，如司机的工作小时和绩效、运输的状态和路径、燃油消耗以及车辆维护历史。 如今的软件产品有非凡的能力管理多项任务。市场上这样的产品之一事实上市场上有 很多就是 ESRI 推出的 ArcLogistics Route Version 1.0，该软件提供了一个现成的路径 及行程安排解决方案。该

13、软件可以将客户订单从相连的数据库中输入，并自动将定单分配 到公司的某一车辆。接着，通过定位客户的地址，计算机程序就会依据其他已经预先安排 的交付任务，提出最优的路径安排建议。 7 10.6.2 管理固定资产管理固定资产 最佳实践最佳实践 执行概要 A. 确定最合算的固定资产使用需求。 B. 确定固定资产资本化、折旧以及维护的标准和政策。 C. 培育强有力的领导阶层，以确保对固定资产充分的维护与使用。 D. 实施一个综合而又灵活的固定资产管理软件。 E. 跟踪固定资产的库存及维护情况。 8 执行概要执行概要 概论概论 在对成本敏感的 90 年代， 聪明的公司都主动管理其固定资产， 寻求最大程度使

14、用其设备和理顺 设备营运的方法。随着对管理成本的持续重视，会计经理及控制人员就必须了解所有固定资产 的状态。仔细追踪固定资产的有关数据，并使实际数据与计算机数据库中的数据保持一致，为 公司持续提供实时的固定资产地点、种类及历史数据的信息。 不能适当追踪固定资产数据，可能会导致报税错误、潜在的审计责任、折旧损失、未充分利用 或没有使用的固定资产。例如，某资产 3000 万美金的医疗健康管理公司批准其 Dallas 办公室 将黑白激光打印机升级为彩色打印机。公司在 Miami 办公室向总部申请购买激光打印机也获得 批准。由于没有跟踪设备，Miami 办公室采购了一台新打印机，而 Dallas 办公

15、室替换下来的打 印机却被闲置在仓库。 或者另外一种情况是：出于税务上的考虑，会计部门计提了整个公司 350 台桌面及手提电脑的 折旧。表面看来，折旧提取是充分的直到公司在检查库存时才发现实际上公司有 565 台电 脑。突然间，本年度折旧额度损失了 215 台电脑，折合 3000 美元的税务损失。 最佳实践最佳实践 注：安达信已经研究了在固定资产管理方面业绩优异的领先公司。安达信将专家、顾问以及行 业领先者的知识集成起来。安达信在固定资产管理方面的理念体现在以下的执行概要中。 完美的设备可以为公司带来收益，但对这些设备的管理不善却会使收益化为乌有。以下就是领 先公司对管理固定资产最佳实践的讨论： 确定最合算的固定资产使用需求。确定最合算的固定资产使用需求。 为了优化对固定资产的使用，财务经理首先会对当前的运营状况进行一个彻底的分析，并 识别待改进的领域。预先仔细的规划由 CFO、固定资产经理以及会计人员一起完成 有助于公司在诸如资产使用、生产率以及运营中断的风险等问题上做出很好的决策。 进行现状与目标绩效间的差距分析，有助于固定资产经理检查设备采购、设备追踪以及设 备处置的程序。因而，公司就可以设计相应策略，以弥补公司现状与未来期望之间的差距。 对工作流程的分析还有助于提高设备效率及其使用的经济性这就好比将功能不是很强 的计算机给不常需要使用的人一样简单。 通