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1、1 固定资产管理流程图说明 该固定资产管理信息系统流程图主要分三部分：一是原始数据的导 入及新增资产业务，二是已经形成资产账户的部分资产的变动及处置业 务，三是资产账务及有关账表。 下面分别予以说明： 一、 原始数据导入及新增资产业务 （一） 原始数据的导入业务 2 1.原始数据录入工作：由固定资产管理人员录入。通过主菜单“资 产管理”下的“原始数据录入”完成。资产信息项填写完毕后，通过系 统提交给资产管理部门、财务管理部门审核。提交之后的资产信息原则 上不允许修改，如确需修改，先撤销提交，再修改，然后再提交。一旦 资产管理部门审核通过，该资产的资料在本地机录入窗口中便不能再看 到，因此，也不
2、能再被修改。 2.为了保证本系统资料的可靠性与严肃性，“原始数据录入”工作 只允许进行一次，之后不能再使用这一功能。 （二）新增资产业务 1.新增资产验收单数据录入：由学校使用部门资产管理人员录入新 增加的固定资产资料。具体操作为：“资产管理”“固定资产增加” “资产管理单位”“资产类别”“添加”“完成”。 2.新增固定资产验收单的信息项包括：资产分类号（分类名称）、 资产名称、现状、国别、单价、数量、计量单位、资产来源、资金来 源、申购单位、采购（经手）人、购置日期、货到日期、验收日期。 （三）生成固定资产卡片 1.新增资产资料录入（录入验收单资料）完毕，确认无误后可通过 菜单栏的“建卡”按
3、钮生成卡片信息；已经导入的数据自动生成卡片， 没有验收单。对生成的卡片分别填写使用单位、使用人、使用方向、存 放地点等信息项；如果有图片可以在此时把资产的图片插入到卡片信息 项中。当信息项填写不完整时不能生成卡片信息。 2.对于使用人、使用方向、使用单位、存放地点等信息只能用菜单 选择，不能汉字输入。 3 3.提交：当生成资产卡片之后，就可以提交了。如信息项填写不完 整便不能提交成功。 4.验收单被审核通过后，就可以打印出来。打印的验收单一式四 份。此时可以同时打印出资产卡片和条形码，此项打印工作由资产管理 部门负责。 （四）资产管理部门审核 1.对于已完成提交的验收单、卡片，资产管理部门应及
4、时审核。资 产管理部门通过“审核”下的“新增资产归口审核”、“原始数据归口 审核”菜单，进行归口审核。 2.归口审核通过后，系统自动提交到财务部门审核。审核未通过的 资产，资产管理部门要填写审核意见，之后系统将该资产的数据退回到 该数据的原录入部门或者资产验收单填制部门，资产管理员根据资产管 理部门填写的意见进行修改后再次提交。 3.经资产管理部门审核的资产，资产管理部门要保留资产的验收单 一份，并按要求存档。 （五）财务管理部门审核 1.对于已经通过资产管理部门审核的验收单、卡片，还必须通过财 务审核，主要任务是将该资产财务核算的凭证号录入系统。这项工作由 财务处负责财务审核的人员完成。 2
5、.可通过“审核”下的“新增资产财务审核”、“原始数据财务审 核”菜单，进行财务审核。 3.对于财务审核未通过的资产，财务审核人员要在系统的有关栏目 内填写审核意见，之后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。 4 4.财务审核通过后，资产数据不能再被修改。 5.财务处保留资产的验收单一份，并按有关规定存档。 二、资产变动、处置业务 （一）资产变动业务 1.已经入账的固定资产，当使用单位、使用人、使用方向、存放地 点、单价、附件等信息项发生变化时，需要进行固定资产的变动。 2.由资产管理人员，通过本系统的“资产管理”下的“固定资产变 动”菜单，对固定资产卡片信息进行变更。 3.如果仅使用方向、使用
6、人、使用单位、存放地点发生了变动，只 需资产管理部门的审核。如果单价、附件发生了变化，从而引起固定资 产原值变化，则需要资产管理部门、财务管理部门审核。 4.固定资产变动完毕，系统自动提交到资产管理部门等待审核。资 产管理部门的资产管理员审核通过的资产变动报告单，打印固定资产变 动报告单一式三份，分别报送资产使用部门、资产管理部门、财务处并 按规定存档。 5.对于已完成提交的变动报告单，资产管理部门应及时审核。固定 资产管理部门通过“审核”下的“资产变动归口审核”菜单，进行归口 审核。 6.归口审核完毕后，系统自动提交到财务部门审核（不需要财务审 核的资产变动报告单除外）。审核未通过的资产，资
7、产管理部门要填写 审核意见，之后系统将该资产的数据退回到资产变动部门，资产管理员 根据资产管理部门填写的意见进行修改后再次提交。 7经资产管理部门审核的资产，资产管理部门要保留资产的变动 5 报告单一份，并按要求存档。 8对于已经通过资产管理部门审核的变动报告单，还必须通过财 务审核，主要任务是将该资产财务核算的凭证号录入系统。这项工作由 财务处负责财务审核的人员完成。 9通过“审核”下的“资产变动财务审核”菜单，进行财务审 核。 10对于财务审核未通过的资产，财务审核人员要在系统的有关栏 目内填写审核意见，之后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。 11财务审核通过后，资产数据不能再被修改。
8、 12财务处保留资产的变动报告单一份，并按有关规定存档。 （二）资产处置业务 1固定资产发生调拨、损失、报废和出售等情况，根据财务处的 意见，由资产管理员，通过本系统的“资产管理”下的“固定资产处 置”菜单，对固定资产卡片现状信息进行变更。 2对于已完成提交的处置报告单，资产管理部门应及时审核。资 产管理部门通过“审核”下的“资产处置归口审核”菜单，进行归口审 核。 3归口审核通过后，系统自动提交到财务部门审核。审核未通过 的资产，资产管理部门要填写审核意见，之后系统将该资产的数据退回 到资产处置的部门，资产管理员根据资产管理部门填写的意见进行修改 后再次提交。 4经资产管理部门审核的资产，资
9、产管理部门要保留资产的处置 报告单一份，并按要求存档。 6 5对于已经通过资产管理部门审核的处置报告单，还必须通过财 务审核，主要任务是将该资产财务核算的凭证号录入系统。这项工作由 财务处负责财务审核的人员完成。 6通过“审核”下的“资产处置财务审核”菜单，进行财务审 核。 7对于财务审核未通过的资产，财务审核人员要在系统的有关栏 目内填写审核意见，之后系统将资产数据退回到资产管理部门处理。 8财务审核通过后，资产数据不能再被修改。 9财务处保留资产的处置报告单一份，并按有关规定存档。 三、资产账务及有关账表 （一）记账 1对财务审核通过的验收单、卡片、变动报告单、处置报告单， 通过“记账”菜
10、单的功能完成记账。 2记账工作由财务处负责财务审核的人员完成。 （二）有关账表 1财务记账后，学校可以根据具体需要使用系统生成各种统计分 析图表、账与报表，定期打印报送有关部门或保存。 2账与报表：由固定资产管理部门人员，通过“账与报表”下的 “财务账目表（十六大类）”、“财务账目表（十大类）”、“财务账 目表（六大类）”、“统计分析报表（十六大类）”、“统计分析报表 （十大类）”、“统计分析报表（六大类）”、“固定资产明细报表” 菜单，生成有关管理部门的固定资产的账与报表。 3统计分析图表：由固定资产管理部门人员，通过“统计分析” 7 下的“资产状况财务统计分析”、“固定资产统计分析图”菜单
11、，生成 有关管理部门的固定资产统计分析图表。 （三）财产清查 1为了保证固定资产的账账相符、账实相符，学校每年都应对固 定资产进行实物清查，并将清查结果与本系统现存的固定资产进行核 对。 2首先由系统管理员设置各资产清查部门及其人员的资产清查权 限，然后设置一个资产清查过程，并且开始资产清查。 3由资产清查部门人员登录系统，通过“资产清查”下的“资产 清查”菜单，实现对已经通过财务审核的固定资产进行清查。 4可以使用条码扫描终端，直接输入资产编号及手工填写资产数 据清查。 5系统管理员应在适当时机结束本次固定资产清查过程，此时各 资产清查部门结束资产清查。 6清查完毕后可打印资产盘亏、盘盈、现状不符资产明细表。
