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1、XX 公司收文管理办法 第一章总则 第一条为规范和严肃公司收文工作，提高收文、办文效率，特制定本管理 办法。 第二条公司的收文由办公室统一管理，办公室同时负责收文的归档。 第三条本规定所指收文，仅指公司外部的收文；公司内部的收文依照发 文管理办法、档案管理办法等文件中相关条款办理。 第二章收文程序 第四条收文程序包括登记、分文、批办、分办、催办等程序。 （一）来文收集、登记。 1、外部来文按来源方式分为两种： 1）经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文、合同等文件资料。 2）信函、传真等形式收到外部的正式来文。 2、对于由经办人从外部带回的文件资料，经办人必须在当日工作时间内交 到办公
2、室，特殊情况经总经理批准后，可于下个工作日送办公室。 经办人从外部 带回的公文未在规定时间交办公室，在考核结果中对经办人进行责任处理。 3、外部收文由办公室秘书在收文登记表 上登记，经办人必须提供对方单 位经办部门或经办人名称和办公电话（“收文登记表”见附表）。办公室秘书在 收文文件上加盖收文章。 （二）分文、呈批。 办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表（见“发文管理制度”）上 加盖“特急”和“急件”字样，签署处理意见。按审批权限、业务性质分类，分 别呈相关领导批阅。 办公室积压文件未及时上传下达， 在考核结果中对办公室相关责任人进行责 任处理。 （三）文件批阅。 公司领导批阅文件，“特
3、急”文件须马上批办，“急件”须当天批办。所有 文件都必须在两个工作日之内阅批完毕，由办公室及时交承办单位。 公文审批未按规定时间完成，在考核结果中对相关领导进行责任处理。 （四）归档 文件在办理完毕后， 先放置经办部门， 由经办部门在年底整理、 立卷、归档。 （五）文件分办、传阅。 1、需要复函的文件 需要复函时，将领导批复的文件及其他所有文件资料、文件呈批单交由办公 室通知相关部门办理文件领用手续后领取文件。由相关人员按规定办理回复。 2、不需要复函的文件 不需要复函的文件送相关部门或人员阅处。 （六）文件催办。 办公室负责对公文的办理进行催办。跟踪公文的传递和进程，督促经办部门 在规定时间
4、内完成公文的办理。对出现的问题负责协调，协调无效或超出协调权 限及时向有关领导汇报。及时向有关领导汇报办理情况。 第五条经办人文书办理期限。 1. 传真、机密文件等由批文领导在批示中写明办理期限。 2. 一般文件以文到三日内处理完毕为原则。 3. 合同审批等特殊文件，按实际需要在既定期限内处理完毕。 4. 来文定有答复期限者，应于来文所定期限内处理完毕。 5. 传阅文件须在当天完成。 6.经办人未在规定期限内处理完毕，在考核结果中对经办人进行责任处理。 第三章附则 第六条本管理办法由办公室负责解释。 第七条本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执行。 第八条本管理办法自颁布之日起实施。 附表一、收文登记簿 收文登记簿 日期序号 文件 名 来文单位、经办 人、电话 文件类 别 呈批时 间 审批人 经办部 门 送办时 间 办理情 况 备注
