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1、常用办公软件操作实务（高级班）,区委党校 侯戎,课程内容,第一部分 文字处理软件WORD2003使用技巧 第二部分 电子表格EXCEL2003高级应用,第一部分 WORD2003使用技巧,一、文稿编辑技巧 二、文稿格式化技巧 三、表格使用技巧 四、版面设置技巧,一、文稿编辑技巧,1.如何取消自动编号 Word中的自动编号功能比较强大，但在实际操作中，自动编号功能常常导致Word文档排版混乱。可以通过下面两种方法来快速取消自动编号功能： 方法一：当在Word中输入数字而被自动加上编号时，用户只需按下Ctrl+Z组合键执行撤销操作，则自动编号会消失。并且再次输入数字时，自动编号功能已经被禁用了。
2、方法二：在菜单栏依次单击“工具”“自动更正选项”菜单命令，在打开的“自动更正”对话框中，切换到“键入时自动套用格式”选项卡。然后取消选择“自动编号列表”复选框，并单击“确定”按钮即可。,一、文稿编辑技巧,2.如何快速去除下载文章中的开头空格符号？ 选中文本-设置文本居中对齐-再设置文本左对齐-设置文本首行缩进,一、文稿编辑技巧,3.如何去除下载文章中的空行？ 编辑菜单-替换-在查找框中输入两个回车符（高级-特殊字符-段落标记）-在替换框中输入一个回车符-全部替换,从教师机下载文件名为“编辑”的文件，去除该文件中每段开头的空格，并重新设置首行缩进。去除文章中的多余空行。,一、文稿编辑技巧,4.制
3、表位的使用 制表符的作用与标记 用于对文档中某些文字精确对齐。 它有以下几种标记：,一、文稿编辑技巧,制表符的使用方法 1、选择一种制表符类型。 2、确定制表符的位置，单击标尺栏的刻度。（或使用“格式”-“制表符”，精确定位。） 3、依次确定其他制表符。 4、如需要设置制表位的前导符， “格式”-“制表符”，在“前导符”中选择一种符号。,一、文稿编辑技巧,文本框的使用 制作文稿侧面页眉,一、文稿编辑技巧,图文混排文本框 （1）插入文本框（横或者竖）画出文本框的范围选定字号、字体、颜色等，输入文字 （2）将文本框移出画布，删除画布 （3）调整文本框在文字中的位置：单击右键设置文本框格式-版式选择
4、四周型或紧密型。 （4）设置文本框边框：单击右键设置文本框格式-颜色和线条选择为无线条,一、文稿编辑技巧,使用文本框制作试卷密封线,二、文稿格式化技巧,1.设置分页-控制段落的自动分页 （1）选定需调整分页状态的段落。 （2）单击【格式】|【段落】命令。 （3）从对话框中选择【换行和分页】选项卡。,二、文稿格式化技巧,【孤行控制】：防止段落单独出现在一页顶部的最后一行，或者是单独出现在一页底部的第一行。,二、文稿格式化技巧,【与下段同页】：防止在所选段落与后面一段之间出现分页符，即，将本段与下一段放在同一个页面上。,二、文稿格式化技巧,【段前分页】：在所选段落前强制分页。不管该段落在上一页中是
5、否能排排得下，如果该段落使用了【段前分页】，则一律把该段强制排到下一页中去。,二、文稿格式化技巧,【段中不分页】：防止将该段打印到两个不同的页面上。一般在表格中使用得较多，但在一般正文中也有使用。,二、文稿格式化技巧,2.设置分页-段落硬分页 （1）单击需要重新分页的位置。 （2）单击【插入】|【分隔符】命令。 （3）选择【分页符】选项。如图所示。 （4）单击【确定】按钮。,三、表格使用技巧,1.绘制斜线表头 菜单“表格”“绘制斜线表头”选择表头样式，输入表头内容,三、表格使用技巧,2.表格的表头跨页设置 如果一个表格行数很多，可能横跨多页，需要在后继各页重复表格标题。,三、表格使用技巧,Wo
6、rd制表功能可以用于排版处理工作 操作的关键是把不必要的边框线全部设置为虚线，就可以在页面视图中看到美观的页面布局。这种方法特别适用于制作封面和扉页。,四、版面设置技巧,1.页眉和页脚 视图页眉与页脚输入内容 如何去掉页眉横线 第1步，菜单栏依次单击“视图”“页眉和页脚”菜单命令，使“页眉”处于编辑状态。 第2步，在菜单栏依次单击“格式”“边框和底纹”菜单命令，打开“边框和底纹”对话框。在“边框”选项卡的“应用于”下拉菜单中选中“段落”选项。然后单击“设置”区域的“无”选项，并单击“确定”按钮。,四、版面设置技巧,2.显示比例 我们可以设置文稿的显示比例大小，以提高阅读的舒适度。 修改显示比例
7、大小：工具栏中调整 设置为全屏显示：“视图”|“全屏显示”,四、版面设置技巧,3. 双面打印 双面打印时候如果页边距不相同，需要选择“页码范围”中“多页”为“对称页边距”,从教师机上取回“表格”文件，添加斜线表头，并设置表格的表头跨页显示。,第二部分 电子表格EXCEL2003使用,Excel中的公式 Excel中的函数 EXCEL技巧 数据分析及处理,一、 Excel中的公式计算,输入公式（Excel是一用于数据统计和分析的应用软件，实现统计与分析的途径主要是公式和函数计算。） 步骤 1）选定需存放计算结果的单元格 2）输入公式 3）回车确定,二、 Excel中的函数,直接输入函数(直接输入
8、函数的方法与输入公式的方法相同) 一般步骤： 1)单击欲输入函数的单元格 2)向当前的单元格输入函数 3)格式： 注意：“=”是必不可少的；参数一般采用单元格或区域的表示法。 4)按回车键结束,运用菜单输入函数 Excel的函数十分丰富，初学者不易全部掌握。对于一些不太熟悉的函数，可以借助菜单输入。 步骤： 1）单击欲存放数据的单元格 2）点击菜单栏中“插入”“fx函数” 3）在弹出的粘贴函数的对话框中选择要使用的函数单击“确定” 4）选择函数计算的区域,三、EXCEL技巧,数据的有效性 1、设置数据输入范围 选定单元格-打开数据菜单-有效性-选择数据类型，比如整数-确定一个数值范围。,三、E
9、XCEL技巧,2.使用下拉列表快速输入数据 方法：首先，选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；接着，选择菜单“数据”菜单中的“有效性”命令，从有效数据对话框中选择“序列”，单击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；接着，在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“花东镇，花山镇，新华街”，然后回车。注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；最后单击“确定”即可。,三、EXCEL技巧,数据的条件格式，它可以根据单元格的内容自动地应用单元格的格式。 比如：在学生成绩统计表中，可以设置条件格式，让90分以上成绩的单元格以红色突出显示。 方法：
10、选择单元格-格式菜单-条件格式-设定数值范围,三、EXCEL技巧,如何自动设置行的不同背景色？ 菜单“格式条件格式，在最左侧下拉列表中单击“公式” 在输入栏中输入公式=MOD(ROW(),2)，然后确定。 =MOD(ROW(),3)-间隔一行 =MOD(COLUMN(),2)-设置列的不同背景色,三、EXCEL技巧,如何批量加入一段固定字符？ 在需要加入字符的列的左侧插入一新列，输入= “19” & A2,然后使用数据自动填充法将其余数据批量修改。,三、EXCEL技巧,如何快速地批量修改数据？ 假如有一份 Excel工作簿，里面有所有职工工资表。现在想将所有职工的补贴增加100（元）。 使用“
11、选择性粘贴”功能： 首先在某个空白单元格中输入50，选定此单元格，选择“编辑”“复制”。选取想修改的单元格区域，例如从E2到E150。然后选择“编辑”“选择性粘贴”，在“选择性粘贴”对话框“运算”栏中选中“加”运算，按“确定”健即可。最后，要删除开始时在某个空白单元格中输入的50。,四、 数据分析,数据填充 1.相同数据的填充 方法：将要填充的数据输入到第一个单元格中，将鼠标移动到该单元格右下角，当鼠标光标变为实心加号“+”时，拖动鼠标。 2.有规律数据的填充 方法：将要填充的第一、第二个数据输入到单元格中-选定这两个单元格-将鼠标移到第二格单元格的右下角，当鼠标光标变为实心加号“+”时，拖动
12、鼠标。,四、数据分析,3.函数和公式的填充 操作方法与相同数据填充的操作方法相同。 4.自定义系列的填充 操作方法： 1）“工具”“选项”打开选项对话框选定“自定义系列”选项卡 2）在左边的“自定义系列”文本框中选择“新系列”，然后在右边的文本框中填写自定义的序列（如各村名称），每输入一个数据，以回车表示结束； 3）单击“添加”按纽，将新序列添加到自定义序列中。 4）单击“确定” 。,四、数据分析,数据的排序 关键字概念 排序的依据称为“关键字 对数据进行简单排序 方法：确定关键字-单击工具栏中的排序按钮（“升序”、 “降序” ） 使用关键字进行排序 “主要关键字”“次要关键字”“第三关键字”
13、 方法：确定关键字单击“数据”菜单排序分别设定主、次、第三关键字-确定,四、数据分析,数据的筛选 EXCEL的筛选功能就是在工作表中查询满足特定条件的记录，对记录进行筛选有两种方式。 自动筛选 步骤：单击数据区域中任一单元格单击“数据”菜单“筛选”标签“自动筛选”此时，每个字段标题旁边都增加了一个下拉箭头，在相应的字段旁边单击下拉箭头，选择“自定义”命令，弹出“自定义自动筛选”对话框，在对话框中输入筛选条件，并选择逻辑运算符，确定即可。,四、数据分析,数据透视表 数据透视表提供了一种快速且强大的方式来分析数值数据、以不同的方式查看相同的数据以及回答有关这些数据的问题。主要用于对含有大量数据的工
14、作表进行分析。,一个包含销售数字的 Excel 工作表。它展示了数千行有关两个国家/地区的销售人员及其每天销售量的数据。,如何从工作表中获取信息并了解所有数据的意义？ 可以使用数据透视表。它们能够将数据转换为短小简洁的报表，并准确地告诉您需要了解的内容。,数据透视表是通过“数据透视表向导”来创建的。在“数据透视表向导”的指引下，我们可以方便地为数据库或数据清单创建数据透视表。,创建好数据透视表后，可以根据用户需要，显示或隐藏具体的数据，以便于对数据进行分析与整理操作。,在Excel 2003中，默认的汇总方式为求和汇总，根据数据透视表的不同需要，可将汇总方式设置为求平均值、最大值等汇总方式。,
