档案管理档案学概论

《档案管理档案学概论》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理档案学概论（247页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、档案管理档案学概论档案管理档案学概论 第一章档案概论第一章档案概论 第一节档案的起源和沿革第一节档案的起源和沿革 一、档案的起源一、档案的起源 关于档案的起源，主要有以下四种观点： 第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务， 就形成了档案。 第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录 国家的各种事务，形成了档案。 第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录 各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第四种观点认为 ： 原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后， 形成了

2、比较有条理的档案。 1、2 条又称为阶级社会产物论，又称为文字、国家条件说。3、4 条又称为原始 社会产物说。 二、档案的沿革二、档案的沿革 档案的沿革能够从以下分析： 1、载体沿革 档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案 、纸质档案、 声像档案、电子档案等。 2、名称的沿革 A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以 后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍” B、B、“档案”一词，一般认为初见于清代。 a、顺治十八年（1661 年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查 得顺治十四年四月臣部题定档案”。 b、康熙十九

3、年（1680 年）“起居注” ：“上问马哈喇之父和叔父皆殁于阵， 部中无档案。” c、杨宾柳边纪略(成书于 1707 年，康熙四十六年) 说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者 曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌 子、档子矣。” d、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明 崇祯十一年）即开始应用，比柳边纪略早了 60 年，“档案”的原始涵义指 仓库财物类的登记簿。（见王金玉、王永“档案”词源新证，中国档案 1999 年 2 期。） 档，在康熙字典中解释为：横木框档。 案，在说文解字中解释为：几属。

4、 由此引伸，把处理一个事件的有关文书作为一案。 3、英文 archivea:kaiv，n.文件、记录、档案，相当于中文“档案”一词。 复数 archivesa:kaivz, n.公文保管处、档案处、公文。 第二节档案的定义第二节档案的定义 列宁:“定义可能有许多，因为对象有许多方面。” 下定义最常用的方法是：“属”加“种差”。采用这种方法，能够给档案下一个 定义： 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考 的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。 除了这种表述外，仍能够表述为：国家机构、

5、社会组织和个人在社会活动中形成 的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。 另外再介绍档案法上的定义。 中华人民共和国档案法于 1987 年 9 月 5 日第六届全国人民代表大会常务委 员会第二十二次会议通过，1996 年 7 月 5 日第八届全国人民代表大会常务委员 会第二十次会议修正。 第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和当下的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的 对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 这几种定义，在基本思想上是相同的，只

6、不过表述方法不同而已。第一种定义是 把“文件”作档案所属，第二种定义是把“原始记录”(历史记录)作为档案的所 属，这个原始记录指的就是国内外常用的较为广义的文件。所谓广义的文件，它 不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿以及其它各种文件材料。 第三节档案定义的涵义 一、档案来源 从形成者见来源，有三类：机构 、组织、个人。 中 国大陆以前不承认个人拥有档案合法性，不重视个人档案，因此许多个人保 存的档案，没有集中到一个档案馆保管，相应地削弱了有些档案的利用价值。而 国外有些 国家则不同，一些档案管理机构承认个人拥有档案，且鼓励个人把档 案存入管理机构， 而管理机构只起一种代为保管的作用

7、。 可是 1996 年公布的 中 华人民共和国档案法规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所 有。 二、档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三： （一）办理完毕的文件才能成为档案 所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文 件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： 1、文件内容要求马上办理完毕，且且已经办理完毕。 2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如 国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究 讨论和贯彻执行也算办理完毕。 3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序

8、就算办理完毕 从这个角度来见，能够说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”。 （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。 从这个角度来见，能够说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”。 （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案 从这个角度来见，能够说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。” 三、档案的形式： 档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。 从档案的载体上来见，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 表达方式基本有三种：文字、图像、声音； 从记录方法来见，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。 从文件名称上见，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、

9、咨、 呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。 从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。 四、档案内容： 档案内容反映了人们各种社会活动，即档案内容上的特征是： 1、十分丰富，无所不包 一个国家的全部档案记载着国家的诞生和发展，政治、经济、军事、文化等各种 各样的内容；一个机关的档案记载着机关开展工作和生产活动的信息。从古到今 的档案，数量浩如烟海，上至天文、下至地理、中至人事，无所不包。 2、原始性 档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。 档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后 人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的

10、凭证作用。 原始性和真实性的区别： 从整体上见，档案是比较可*的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实 的，部分档案且非如此，主要有俩种情况： 一是形成上不真实，是假造、伪造的档案； 二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实； 因此，我们应该辩证地见待这个问题。 一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可*性，但 也不能怀疑一切。应当见到绝大部分的档案是真实的、可*的，有部分档案是假 造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。 第四节档案和相关事物的比较 一、档案和图书的比较 1、不同方面 A、档案且非是有意识地编写的、杜撰的，图书是作者为了某种目的

11、，有意识地 撰写的 B、数量不同。档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不 可复得，同一种图书往往印刷成千上万册。 C、作用不同。档案是历史的原始记录（且非全是真实记录），绝大多数档案具 有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用，图书一般没有法律信证 作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。 D、保密性不同。少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但且不排 斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。（但且不排斥有些 内部交流之类）。 E、形式不同。档案以单份和卷宗的形式为主，且且手写体较多，而图书主要是 一本本装订完好的，印刷体占绝大多数

12、。 2、 相似之处 A、俩者目前都以文字记录为主 B、都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范 畴。 C、在一定条件下，俩者能够互相转化，互相弥补。（如利用一些档案资料写成 图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。 二、档案和情报的比较 1、情报的本质属性是： A、情报的根本属性之一是知识。 B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。 C、情报是知识运动的过程之一，即情报是传递着的知识。 2、俩者的比较 情报比档案的内涵丰富，涉及的范围更广；另一方面，它始终处于传递过程，是 一种无形的东西，它的外在形式有图书、资料、档案等多种文献。 三、档案和文物

13、的比较 文物是留存下来的具有历史、艺术、科学价值的遗物。 大多数文物和档案属于俩种不同的事物，如古文化遗址、建筑、工艺品、 墓葬、图书资料等，都是文物。有部分文物是重要的历史档案，如历代手稿，部 分石刻、 简牍、甲骨文、契约、古代书信等，这些事物就具有双重性，部分文 物和档案具有交*性。这些东西，明清以前的一般都保存在文博部门 四、档案和文献的比较 文献的范围相当广，人类历史留下的图书、档案、资料等都称为文献，档案是文 献其中一部分或一种文献，因此说档案文献是能够的。 五、档案和资料的比较 资料一般具有参考性质，起着推广经验、传播知识，提供某些信息的作用。和档 案有关的资料在没有档案原件的情况

14、下，就更有参考作用。保存和馆藏有关的资 料， 能够辅助档案提供作用， 补充档案的不足， 仍能够为档案馆工作人员的政治、 文化、业务的学习和工作提供参考资料。 第五节档案的作用 一、档案的基本作用 秦末，刘邦军队入咸阳，萧何取秦之典籍，这些典籍对治理关中起到非常重要的 作用。 明内阁大学士邱濬说档案的作用:今世赖之以知古，后世赖之以知今者也。 郭沫若同志在 1960 年写下题赠档案馆一诗，盛赞档案作用之的重要。 前事不忘后事师，自来坟典萃先知。 犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。 国步何由探轨迹，民情从以识端倪。 上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。 总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。 档

15、案具有凭证作用， 中国人常说 ： “空口无凭， 立字为据” 、 “口为空， 字为宗”。 1981 年 3 月，最高人民法院审判林彪、江青反革命集团主犯时，先后出示和宣 读档案、信件、日记、笔记、讲话记录、录音等书证和物证共 651 次。江青等人 先是抵赖，但在证据面前，不得不供认犯罪事实。 档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。 波兰起义者缴获康斯坦丁大公在华沙的一批外交档案， 恩格斯认为它是揭露沙皇 政府力图分裂和统治西欧各国的那些阴谋的历史的主要资料之一，至少是最可* 的资料。 二、档案的主要作用 1 、机关工作的查考凭据 档案记录了各种机关、 单位过去活动的状况， 其中包括行使行

16、政职权的法律依据， 处理行政事务的过程和结果以及管理活动的经验，它是任何一人政府、任何一个 机关单位连续工作必须查考的凭据。自古以来，如周礼中即不乏执掌王命典 法令则， “以考政事” ， “以逆邦国都鄙官府之治” 之类的记载。 现代档案 原则和技术认为档案“是一个政府藉以完成其工作的基本行政工具”。 我们 党和国家历来强调办事要实事求是，各种机关单位为了有效地实行管理，必须切 实地掌握材料。档案能够为党、政、军等机关、企事业等单位的领导工作和业务 管理，提供证据和咨询资料，借以熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、 处理各种问题。否则，只*记忆处理工作则有时无以为凭，或往往有失准确，对 间隔 日久的事务难免被人遗忘。 例如，许多机关在建立和健全工作制度、进行改革、落实各项政策和制订规则等 各种活动中，大量地查考了档案，顺利地推动了工作。有的地方档案散失，“无 案可查”，则给工作造成许多困难。事实证明，大至制定党和国家的方针政策， 小至处理机关单位的具体事务，档案乃是行政管理的一种工具，充分发挥档案